در ابتدای امر اصناف مختلف باید حتما از یک نرم افزار مناسب بهره مند شوند که بطور مثال از نرم افزار دشت می توانند استفاده کنند. با کمک این نرم افزار بدون جذب حسابدار، افراد می توانند تکالیف مالیاتی خود را انجام دهند.

دریافت و پرداخت در سیستم اشخاص حقوقی، در سیستم خزانه داری است اما در مورد اشخاص حقیقی متفاوت است. چرا که ممکن است دریافت وجه از طریق واریز به حساب و یا نقدی نیز باشد. اصناف برای هر فروشی، ملزم هستند که یک صورت حساب داشته باشند که ویژگی های لازم را داشته باشد. هر دریافتی، باید بخاطر یک خروجی انجام گیرد. در اشخاص حقوقی سه شرط وجود دارد که نشان می دهد یک معامله انجام پذیرفته شده است: وجود صورت حساب، مدارکی دال بر واریز وجه و صدور اسناد حمل کالا. صورت حساب های ما باید مشخص باشد که در چه تاریخی، توسط چه کسی و چه مبلغی برای این موضوع به حساب ما واریز شده است. در اشخاص حقیقی باید یک حساب به عنوان حساب تجاری وجود داشته باشد و آن را مورد استفاده قرار دهیم.

در مورد فروش و پیش فاکتور باید گفت که برای پیش فاکتور باید یک مهلتی را قرار داد. همچنین باید دارای نام شرکت باشد اما مشخصات رسمی نیاز نیست. اگر برای تحویل کالای خود پیش دریافت، می گیرید این موضوع نباید به عنوان درآمد شناسایی شود و در قسمت جداگانه ثبت شود. با تحویل کالا و دریافت مبلغ کامل، پیش دریافت به درآمد تبدیل می شود. برعکس این موضوع هم به همین شکل است. (موضوع پیش پرداخت و هزینه)

در مورد بحث انبارگردانی، باید زمانی را انتخاب کنید که ورود و خروج، صفر باشد مثل روزهای 5شنبه یا جمعه. یک لیست از موجودی هاتون باید داشته باشد و خرید و فروش ها در آن ثبت شود. در روز انبارگردانی از اولین طبقه شروع به شمارش می کنید و تا آخرین طبقه ادامه می دهید. بعد از آن اختلافات بین این دو مشخص می شود که باید تعیین تکلیف شود. انبارگردانی سبب می شود جلوی اشتباهات و احیانا تخلفات گرفته شود. قیمت گذاری انبار هم در اشخاص حقیقی چندان پیچیده نیست و به شکل میانگین موزون است.

در مورد هزینه های جاری در بین گروه های اول و دوم، حتما باید اسناد خود را به شکل چاپی داشته باشند اما برای اشخاص حقیقی هم می توانند این موارد را چاپ کنند و داشته باشند یا اسکن آن را داشته باشید. برخی هزینه ها که امکان داشتن سند را ندارند می توانند از طریق قبض های دستی( هزینه کرد از محل نقدی) به عنوان اسناد هزینه ای ثبت کرد.

اشخاص حقیقی مشتری های گذری بسیاری دارند و ثبت کردن آن ها به شکل مشتری متفرقه اشکالی ندارد اما همه موارد نباید به این شکل ثبت شود. مثلا ممکن است ما بخواهیم به مشتری خاصی تخفیف بدهیم و یا خریدهای یکساله او را بررسی کنیم.

در مورد سود و زیان، باید موضوع بهای تمام شده کالا را بدانیم. مثلا من برای تولید یک خودکار چقدر باید هزینه کنم؟ هزینه حمل و نگهداری و ضایعات هم باید بررسی شود. این موضوع را برای یکسال درنظر می گیریم. پس مبلغ فروش باید از بهای تمام شده کالا کسر شود و سود ناخالص به دست بیاید. اما برای خالص کردن آن باید تمامی هزینه ها مثل اب و برق، حق بیمه، هزینه نرم افزار، هزینه های جاری مغازه و ….. از آن کم شود تا به سود خالص برسیم. بعد از آن به بحث مالیات می رسیم که باید بررسی کنیم به آن تعلق می گیرد یا خیر.