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#19 – El Value Stream Mapping: Una herramienta poderosa para optimizar procesos

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El podcast trata sobre el Value Stream Mapping (VSM) o Mapeo de la Cadena de Valor, una herramienta de Lean Manufacturing para optimizar procesos.

El podcast describe qué es el VSM, sus beneficios, cómo crearlo, sus símbolos, ejemplos de éxito en diferentes sectores (pizzería, hospital, empresa de software), herramientas digitales para su aplicación y su integración con otras plataformas.

Se explica que el VSM:

  • Permite visualizar cada paso de un proceso para identificar puntos débiles y desperdicios.
  • Es aplicable a cualquier sector que trabaje con procesos.
  • Ayuda a combatir los 7 desperdicios de Lean Manufacturing: sobreproducción, tiempo de espera, transporte innecesario, etc.
  • Distingue entre tiempo que aporta valor y tiempo que no lo hace.
  • Facilita el rediseño del flujo de trabajo para minimizar desplazamientos y optimizar el espacio.

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    Se detalla cómo crear un VSM:

    • Se define el proceso a analizar (con inicio y fin).
    • Se recopila información sobre cada paso del proceso.
    • Se dibuja el mapa del estado actual.
    • Se crea el mapa del estado futuro con las mejoras a implementar.
    • Se define el mapa del estado ideal a largo plazo.
    • Se usan indicadores clave (tiempo de ciclo, tiempo de entrega, etc.) para medir el éxito.
    • Se fomenta la comunicación y colaboración entre departamentos.

      • El podcast utiliza ejemplos de éxito para mostrar cómo el VSM ayudó a:

      • Una pizzería a optimizar las entregas a domicilio invirtiendo en un segundo horno y un software de gestión de pedidos.
      • Un hospital a reducir las esperas en urgencias mejorando la comunicación y coordinación entre departamentos.
      • Una empresa de software a combatir la deuda técnica implementando la revisión de código por pares.

        • Finalmente, se habla sobre:

        • El lenguaje de símbolos del VSM, que facilita la comprensión del proceso.
        • Las herramientas digitales para crear y gestionar VSMs, como Lucidchart, Microsoft Visio y Value Stream Mapping Tool.
        • La integración del VSM con otras plataformas de gestión de proyectos (Asana, Trello, Jira) para una visión global y optimizada.

          • El podcast concluye animando a los oyentes a aplicar el VSM para la mejora continua de sus procesos, sin importar el tamaño de la empresa o la complejidad de los mismos.

          El Value Stream Mapping: Una herramienta poderosa para optimizar procesos

          El Value Stream Mapping (VSM) o Mapeo de la Cadena de Valor es una herramienta fundamental dentro de la filosofía Lean Manufacturing, cuyo objetivo principal es identificar y eliminar los desperdicios en cualquier proceso, ya sea de producción, de servicios o incluso administrativo. A través de una representación gráfica detallada del flujo de trabajo, el VSM permite visualizar cada paso del proceso, desde el inicio hasta la entrega final al cliente, revelando así las áreas de mejora .

          Beneficios del VSM
          • Visión holística: El VSM proporciona una visión global del proceso, conectando todas las partes y mostrando cómo interactúan entre sí. Esto permite identificar tanto las funciones que aportan valor como las que no lo hacen, facilitando la toma de decisiones para optimizar el flujo de trabajo.
          • Identificación de desperdicios: El VSM ayuda a detectar los 7 desperdicios de Lean Manufacturing: sobreproducción, tiempo de espera, transporte innecesario, exceso de procesado, inventario, movimientos innecesarios y defectos. Al visualizar estos desperdicios, se pueden implementar acciones para eliminarlos o minimizarlos.
          • Generación de planes de mejora: El VSM no se limita a identificar los problemas, sino que también sirve como base para crear planes de mejora. Al analizar el mapa del estado actual, se puede diseñar un mapa del estado futuro que refleje las mejoras a implementar y, a largo plazo, un mapa del estado ideal donde el proceso funcione sin desperdicios ni cuellos de botella.
          • Comunicación y colaboración: La creación del VSM en equipo fomenta la comunicación y la colaboración entre los diferentes departamentos involucrados en el proceso. Al trabajar juntos en la elaboración del mapa, se crea un lenguaje común y se facilita la búsqueda de soluciones conjuntas.
            • Cómo crear un VSM

            El proceso de creación de un VSM se puede resumir en los siguientes pasos:

            1. Definir el proceso a analizar: Lo primero es delimitar claramente el proceso que se quiere analizar, estableciendo un inicio y un fin bien definidos.
            2. Recopilar información: Se debe recopilar información detallada sobre cada paso del proceso: cuánto tiempo tarda, qué recursos se utilizan, quiénes son las personas involucradas, etc..
            3. Dibujar el mapa del estado actual: Con la información recopilada, se dibuja el mapa del estado actual, que es una representación visual del proceso tal y como se realiza en ese momento.
            4. Identificar los desperdicios: Se analizan los diferentes pasos del proceso para identificar los desperdicios que existen, utilizando como guía los 7 desperdicios de Lean Manufacturing.
            5. Diseñar el mapa del estado futuro: Se crea un nuevo mapa donde se plasman las mejoras que se quieren implementar para optimizar el proceso, eliminando o minimizando los desperdicios identificados.
            6. Definir indicadores clave: Se establecen indicadores clave para medir el éxito de las mejoras implementadas, como el tiempo de ciclo, el tiempo de entrega, el índice de defectos, etc..
            7. Implementar y monitorear: Se ponen en marcha las mejoras diseñadas y se monitorean los indicadores clave para evaluar el impacto de las mismas, realizando ajustes si es necesario.
              8. El lenguaje de símbolos del VSM

              El VSM utiliza un lenguaje de símbolos estandarizados que facilita la comprensión del proceso por parte de todos los involucrados. Algunos de los símbolos más utilizados son:

              • Proveedor/cliente: Representado por el icono de una fábrica, se refiere a las fuentes externas que proveen materiales o reciben productos o servicios.
              • Proceso: Representado por un rectángulo, dentro del cual se anota información relevante del proceso, como su nombre, el tiempo que dura y el número de personas involucradas.
              • Inventario: Representado por un triángulo, indica la cantidad de inventario que hay en cada punto del proceso.
              • Flujo de información: Representado por flechas, indica la dirección del flujo de información entre los diferentes pasos del proceso.
                • Herramientas digitales para el VSM

                La creación de un VSM se puede hacer de forma manual, utilizando papel y lápiz. Sin embargo, existen herramientas digitales que facilitan la tarea y ofrecen funcionalidades adicionales. Algunos de los softwares más populares para VSM son:

                • Lucidchart
                • Microsoft Visio
                • Value Stream Mapping Tool

                  • Estas herramientas permiten crear mapas profesionales con diferentes colores, formas y símbolos, compartirlos fácilmente con el equipo, realizar simulaciones para probar diferentes escenarios, etc..

                  Integración con otras plataformas

                  La integración del VSM con otras plataformas de gestión de proyectos como Asana, Trello o Jira permite una visión global y optimizada del flujo de trabajo, centralizando la información en un solo lugar y facilitando la colaboración entre los miembros del equipo.

                  Ejemplos de éxito

                  El VSM ha demostrado su eficacia en la optimización de procesos en diferentes sectores:

                  • Pizzería: Una pizzería con problemas en las entregas a domicilio logró optimizar su proceso al identificar el cuello de botella en el horneado e invertir en un segundo horno. Además, implementaron un software de gestión de pedidos para centralizar y organizar las órdenes, mejorando la eficiencia y aumentando las ventas.
                  • Hospital: Un hospital con largas esperas en urgencias utilizó el VSM para analizar el recorrido del paciente y detectar los cuellos de botella en el proceso. Implementaron un sistema informático para mejorar la comunicación entre departamentos, optimizaron el sistema de triaje y redujeron las pruebas diagnósticas innecesarias, logrando una reducción significativa de los tiempos de espera.
                  • Empresa de software: Una empresa de software con problemas de deuda técnica implementó la revisión de código por pares, donde dos programadores revisaban el código mutuamente antes de integrarlo al proyecto principal. Esto les permitió detectar y corregir errores en etapas tempranas, mejorando la calidad del código y agilizando el proceso de desarrollo.
                    • Conclusión

                    El VSM es una herramienta poderosa para la mejora continua de los procesos en cualquier tipo de organización. A través de una representación visual clara y un análisis profundo del flujo de trabajo, el VSM permite identificar y eliminar los desperdicios, optimizar los recursos, reducir los tiempos de entrega y mejorar la satisfacción del cliente.

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