5分でわかる！コンビニ労務Q&A

Q：店長です。スタッフに本部主催の育成研修に行ってもらいました。店舗での勤務はしていないので給料を支払わなかったのですが、スタッフから「研修のときの給料が入っていないのでは」と言われました。給料は払わないといけないのでしょうか？

A： 仕事に関する外部研修の場合で、スタッフが自主的に受けているものでない限り、店舗内での勤務でなくても給料は発生します。

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＜解説＞

【研修の事例と労働時間の関係】

②店内資格を取得するために受けに行く本部主催の研修

③所属企業内で行われる研修

まとめますと、その研修が「自由参加になっている」ということ、また、「受けないことによって対象者が不利にならない」の二つの要件を満たしている場合には、給与支給の対象とはなりませんが、それ以外の場合は労働時間となり、給与支給の対象となります。

【給与支給のポイント】

【研修受講もモチベーションアップに】

Q：オーナーです。最近、本部からの話もあり、１分単位の労働時間計算に切り替えました。ですが、出退勤時のスタッフの一挙手一投足が気になります…。実際には、どのように運用すれば良いのでしょうか…。

A：できる限り誤差を縮めるために、店舗内で勤怠登録（出勤・退勤などのスキャン）や残業のルールを作りましょう。 ただし、作るだけでなく、運用ができるように、開始当初はスタッフをフォローすることも重要です。

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＜解説＞

【なぜ難しいと感じるのか】

【店舗内で勤怠登録に関するルールを作ろう！】

②勤怠登録のタイミング

③早出、残業、小休憩の判断方法

④周知と徹底を忘れずに！

以上、１分単位の労働時間管理の運用方法を見てきましたが、実際は、完璧に厳密に運用することはなかなか難しいのもまた現実です。そのため、今回のことを参考に一定のルールを設け、店舗とスタッフ両方に納得のいく方法で運用をするようにしましょう。

Q：店長です。最近、遅刻や欠勤、中には退職の連絡をLINEで送ってくるスタッフが多く、最初は注意していたのですが、あまりにも件数が多いので店舗スタッフ連絡用のLINEを作って運用しています。しかし、LINEでの退職連絡は有効なのでしょうか…。

A：LINE連絡はルールを作って運用しないと店長が大変になります。また、LINEでの退職連絡も、店長に意思が伝わった時点で有効となります。しかし、必ず一度店舗に来てもらって退職の手続きをとるなど、その後の流れが非常に重要となります。

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＜解説＞

【LINE連絡の問題点と対策とは？】

①遅刻、欠勤理由が書かれていない

まとめると、LINEは文字こそ届きますが、それだけではスタッフの本当の状況がわからないため、店長は電話や対面など、直接会話する以上にこまめなコミュニケーションを要求されることになります。

【うまく運用するにはルールを設けよう！】

①遅刻・欠勤の連絡は理由をつけて、緊急時は電話で

【LINEでの退職連絡は労務管理上有効か？】

Q：オーナーです。店長には店舗運営を任せているということで「店長手当」を基本給とは別に毎月つけています。モチベーションを上げて頑張ってもらいたいのと、残業代をあまり多くは払えないので、手当で調整をしているのですが、店長から「残業代をちゃんと払ってください！」と言われました。どこがダメなのでしょうか？

A：業務遂行の対価として払う手当の額は、基本給とあわせて残業代を計算するときの基礎となります。基本給とわけて「◯◯手当」を作っても、残業計算時に除くことはできないため、注意しましょう。

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＜解説＞

【業務関連の手当は基本給と同じ？！】

①手当を増やしすぎないよう注意

②残業代の計算に入れるものと入れないものがある

Q：　店長です。最近、労働基準監督署の調査があり、36協定が出ていないので出してください、と言われました。36協定とは何か、出さないと何がダメなのか、教えてください。

A：　36協定とは、残業や休日出勤を行うために必要な届け出の通称です。これを出さないで残業などをスタッフにさせていると違法となり、罰則が科せられることがあります。

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＜解説＞

法律で決まった労働時間は、1日8時間、1週40時間。および週1回の休日の原則を設けることが義務付けられています。それを超えて働くためにはこの36協定の作成と届出が必須です。たった１枚の紙ですが、その意味合いはとても重要なものとなっています。そのポイントは４つです。

① 店舗ごとに出す必要がある

② 残業時間の限度時間に注意

③ どうしてもその上限を超えてしまう場合は…

④ 一度届け出たら“永遠に有効”ではない

以上、36協定について見てきました。作成と届出を怠ると、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金刑が科せられてしまうこともあります。

Q：　店長です。インターネットを見ていたときに「無期転換」というキーワードが気になったので調べてみたら、アルバイトの契約がちょっと変わるかもしれない、ということですよね…これについて聞かれたら、どう答えればいいでしょうか？

A：　皆さんの店舗で最も長く働いているスタッフは何年でしょうか。そして、その方の雇用契約は、正社員でしょうか？アルバイトでしょうか？

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少しだけ、法律の話をします。平成25年4月1日に、労働契約法という法律が改正され、今回の無期転換ルールができました。この日以降に一定の条件を満たしたスタッフには「無期転換申込」の権利が得られ、その後「無期転換したい」と言って来た場合には、期間の定めのない雇用契約を結び直さなければなりません。

【無期雇用転換ルールの3要件】

① 有期雇用契約の通算期間が5年を超えている

② 契約の更新回数が1回以上

③ 現時点で同一の雇用主との間で契約している

以上、この3つが揃っているスタッフから「無期雇用契約に転換したい」と言われたら、5年を超えた次の契約更新の段階で無期雇用契約へ転換をしなければなりません。

【無期雇用契約に転換すると何が変わってくるのか？】

【参考サイト：厚生労働省　有期契約労働者の無期転換ポータルサイト】

Q：店長です。現在勤務している社員スタッフの残業管理の一環として、一定時間の残業代を加味した固定給を払いたいと思っています。この場合の注意点について教えてください。

A：いわゆる「固定残業代」制度は、何時間分でいくらの残業代を加味するのかをスタッフに明示すること、適切に勤務時間を管理し、設定した時間を超えた残業については残業代を別途支払う必要があります。

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＜解説＞

コンビニエンスストアの場合、ストコンの給与システムを使用していて時間給で勤務をしているスタッフについては、1日8時間、週40時間を超えた場合に残業代が自動計算される仕組みです。しかし、社員など固定給設定のスタッフについてはその仕組みがカバーしきれていない現状があります。そのため、予備知識がないと、本当は残業しているのに計算がされず、結果、残業代が支払われなかった…ということが起こってしまうのです。

そうした中で、一定時間までの残業を「固定残業代」という形でカバーし、その残業が発生する・しないにかかわらず一定額を支払う、という手法が増えてきています。私も社会保険労務士としてアドバイスをすることがありますが、これを正しく行うこと自体は違法ではないとされています。ただし、やり方を間違えると、違法になるだけでなくトラブルに発展する可能性もあります。今回は残業の概念と固定残業代の設定、運用方法のポイントを見ていきます。

【残業とは】

まず、残業という言葉がよく使われますが、正式には「時間外労働」と言われます。決められた勤務時間よりも早く働き始める、あるいは就業時刻を超えて働くこと、どちらも時間外労働です。コンビニエンスストアは24時間営業の店舗も多いので、どちらも発生する可能性があります。

では、時間外労働はすべて1.25倍以上の給料になるのか、というと、必ずしもそうとは言えません。通常であれば1日8時間、１週40時間を超えた場合に1.25倍で計算します。また、変形労働時間制という特殊な労働時間管理を行う場合はあらかじめ決められたシフトの勤務時間で働いて週で40時間を超えた場合に1.25倍となります。この時に固定給対象者の場合は時給単価に直して、その1.25倍を計算することになります。

【固定残業代の設定】

ただ、コンビニエンスストアは本部より1分単位の勤務時間計算を推奨されていることもあって、1分超えた場合の計算は非常に大変です。こと、固定給を支払う場合には、1時間の時給単価に換算し、かつ1分単位で計算を行うので、専門家を頼らないと対応できないケースもあります。そうしたときに固定残業代制度を導入することで、残業が一定の時間に達するまで細かい計算をする必要がなくなります。この手法は、一定時間の残業がほぼ毎月の単位で発生しているような働き方をしているスタッフがいるところではとても有効です。

ただ、気をつけたいことがあります。それは、一定の時間が何時間で、それに価する残業代がいくらなのかを事前に決めて、スタッフへ周知をはかり、かつ雇用契約書（労働条件通知書）などにも明記しておかなければ、それ自体が無効になってしまうことです。仮に、月の所定労働時間が174時間の場合、「基本給　190,000円　固定残業代（30時間）41,000円」というように、時間数と残業代を明記し、スタッフ本人に知らせる必要があります。当然ながら一定時間を超えて残業した場合には、通常の残業代計算が必要になりますので、毎回決めた時間を超えて働くスタッフが多い場合は、あまり意味を持ちません。

【固定で払えば何時間に設定してもいいの？】

これは、月であれば通常「45時間」が上限です。もちろん、36協定（時間外、休日出勤を行えるようにする協定）を出しておくことが大前提です。特別条項付きの36協定というものにすると、本当に残業せざるを得ない状況の場合は年6回まで45時間を超えて残業することができる、という協定を結ぶことも可能ですが、80時間や100時間に設定した場合、スタッフの健康面への影響はもちろん、労働基準監督署にも注目されやすくなります。社員の場合どうしても残業が長くなりがちですが、60時間を超えて設定をせざるを得ない場合は、まず社会保険労務士など専門家に相談した方がいいでしょう。

【安易に採用せず、専門家に相談を】

固定残業代は、一見簡単に導入できそうに見えるかもしれません。しかし、私がコンビニ社労士としてさまざまな店舗の給与実態を見て、正しく導入ができているところはわずかです。たまたまある月で一定時間を超えて残業した場合でも、残業代が別途払われていない、という状況もよく見かけます。導入前には一度専門家に相談して、適法に実施しましょう。

Q：店長です。タバコや体臭が強いスタッフがいます。このまま暑くなってしまうと、他のスタッフだけでなくお客様からもクレームになるのでは…と心配です。どうしたらいいでしょうか。

A： 店舗全体で指摘できる環境づくりをした上で、個別にアナウンスしましょう。

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＜解説＞

最近ではセクハラやパワハラに続いて「スメルハラスメント」という言葉が聞かれるようになってきました。柔軟剤の過度なニオイが気になる、という人も出てきているようです。寒い時期にはそれほど気にならなかったニオイも、夏に突入するにつれて目立ってきてしまうため、早めに対策を取っていかなければなりません。店舗のスタッフ管理の一環として取り組む場合、どのような対応をしていくとよいかを見ていきます。

【放置するとどういう影響があるか】

まず、こうしたニオイの問題を、店舗側が放置するとどのような影響があるでしょうか。まず職場環境の面では、スタッフ間の人間関係に少なからず影響が出るでしょう。「言いたいけど言えない」状態、つまりコミュニケーションをうまく取れないことから、チームとしての統制がはかれなくなっていきます。こうした状態が続くと、最終的には店舗環境の維持、売上や利益にも影響が及ぶ可能性があります。

また、労働契約上、こうした職場環境調整義務やスタッフの安全配慮義務などが店舗側には課せられることから、仮にニオイの問題を放置し、雇用しているスタッフに何らかの健康被害など損害が発生したとき、店舗側が責任をとらなければならないことも想定されます。ここまで大きな影響はなかなかないかもしれませんが、常にリスクと対策は考えて対処したほうが良いでしょう。

それでは、具体的にどうすればいいのでしょうか。

【共通ルールにあっても改めてアナウンスを】

身だしなみのルールが各チェーンであるかと思いますが、仕事に慣れてくると意識が薄れがちです。中でも、ニオイについては自分では気付かないことも多く、気がつけば周りが迷惑していた…ということもあります。店長は梅雨の時期に入るタイミングで、スタッフ全員に店舗独自の注意喚起を行っていきましょう。

事務所に張り紙を行う、連絡ノートに記載する、朝礼で伝えるといった方法を活用するのはもちろん、具体的なアクションに起こしていきます。例えば、梅雨入り前から夏場にかけてはセルフチェックだけでなく、クロスチェック（2人以上での確認）で身だしなみを強化する。休憩を取った場合は歯磨きを可能な限り推奨する（洗面台が店内トイレ以外にないケースも多いため、難しいこともありますが…）。あるいは就業規則の「服務規程」部分や店内ルールに明記して「気づいた点があれば店長に言ってね」とアナウンスを行うことも必要でしょう。香水をつけることについての影響、汗のケアやタバコを吸ったあとのケアなど、具体的に書いておくことが第一歩になります。

【体臭の強い人にどう説明するのか】

それでは、もしタバコのニオイや体臭が強く感じられるスタッフがいた場合はどうすればいいでしょうか。まず、タバコの場合は喫煙後のケアを促すことが重要です。私の知っている店舗では、店長であってもタバコのニオイが残っているときに「店長、タバコ臭いよ」とスタッフから指摘をする文化があります。店長も指摘を受けてムッとするのではなく、「あ、残ってた？ごめんごめん！」と素直に受け入れ、対応しています。あまりシリアスに伝えるよりは、比較的ストレートかつ軽快な伝え方が効果を発しやすいようです。

次に体臭ですが、タバコのニオイに比べて伝えづらいでしょう。しかし、冒頭にも述べた通り自分では気付いていないこともあるため、周囲が勇気をもつことも必要です。「言いづらいのだけど…」と前置きして、全体にアナウンスしている就業ルールの説明をします。ただ、指摘をするよりは「自身ではどのような対策を取っていますか？」と、警察の取り調べ状態にならないように注意しながら、気づきを促すことが大切です。

【その他店舗で行うべきこと】

ユニフォームは定期的に洗濯していますか？バックルームに置いてそのままの場合、ニオイも含め衛生面での不安が残ります。各自に貸与しそれぞれスタッフが洗濯をする場合と、店舗で一括して管理している場合などがあるかと思いますが、いずれにせよ、清潔感を保つことはとても重要です。

「ニオイ」の感覚や文化は人それぞれ。場合によっては地域や国の特徴が表れやすいところもあり、非常にナイーブな部分ですが、話がしやすい環境を作っていけると良いですね。

Q：店長です。面接を経て採用したアルバイトスタッフとの雇用契約で気をつけるべきポイントはどういったものがあるでしょうか。

A： 契約期間や労働条件の書面での明示、契約更新の基準を明確にすること、契約を更新する場合は再び書面を作り直すことを確実に実行しましょう。

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＜解説＞

先にお伝えすると、この雇用契約は口頭でも成立します。なので、「では◯◯さん、明日の9時から17時まで、週3回の勤務、よろしくね！時給は1,000円です」と勤務条件を口頭で具体的に伝え、そのスタッフから「わかりました」と反応があった場合にも、雇用契約が結ばれたことになるのです。しかし、人の記憶は時間とともに薄れていきます。伝えるべき内容は書面で交わしておかないと、あとで言った言わない、あるいはそんなの聞いていないといったトラブルになることがあります。では、どのように契約を交わしていくことがトラブル防止につながるのかを次に見ていきます。

【労働条件通知書と雇用契約書】

まず、国がモデルで提示しているフォーマットは「労働条件通知書」という名前です。それに、店舗側とスタッフの署名・捺印欄がある場合、「雇用契約書」という名前になっていることが多いです。労働条件の明示はどちらも有効ですが、可能な限り署名・捺印を行う雇用契約書を作り交わすほうが労使双方にとって良いでしょう。

【雇用契約書は「ここ」を定める！】

各チェーン本部が用意している雇用契約書やそれに該当する書類があるかと思います。それらを有効に活用していますか？名札作成やスタッフ登録を行うための便宜上の書類になっていないでしょうか。この書類には、原則雇用契約を交わすのに必要な事項が含まれていますので、漏らさないように記載をしましょう。ただし、この場合は最新版を使用することが大事です。

また、本部の書式を使わないで雇用契約書を別途作る際には、必ず入れなければならない項目があります。

給与や勤務時間などはわかりやすいですが、忘れがちなのは「更新の有無の明示」と「更新の判断基準（業務量や勤務成績、態度など）」。アルバイトや契約社員の雇用形態で勤務しているスタッフは、契約期間が終わりに近づいた場合に、次の更新がなされるのかどうかを気にしていることも多いものです。そうしたことから、これらを明確に定めておく必要がありますので注意しましょう。さらに、上記以外にも定めている項目がある場合についても、明示が必要です。それは、例えば次のような項目です。

万が一、これらの労働条件が、最初スタッフに伝えたものと実態とで違いがあった場合には、採用されたスタッフは店舗との労働契約を即時解除することができるのです。せっかく選考に時間をかけて採用したにもかかわらず、雇用契約が不十分な状態だったために、スタッフとトラブルになるようなことは避けたいですね。

【雇用契約は確実な更新を！】

また、最初に結んだ契約書の契約期間が満了になる場合、勤務条件などの見直しと結び直しをしていますか？先ほどお伝えした更新があって、その判断基準をクリアできるスタッフがいたら、結び直しの段階で面談の機会を設けて、条件を見直した上で新たな雇用契約を交わしましょう。これも、もちろん書面がオススメです。もし、契約期間が満了になったのに、結び直しをしていないといわゆる「自動更新状態」となり、期間を設ける意味がなくなってしまいます。こうなると、いわゆる無期雇用契約（期間の定めのない契約）とみなされてしまうこともあるのです。

採用後も労使ともに安心して経営、勤務できる環境作りのためにも書面による契約を確実に行いましょう。

Q：店長です。新しいスタッフの採用も決まり、雇用管理の重要性をより感じています。しかし、具体的にどういうところから取り組んでいけば良いのか、途方にくれています。まず、行っておいた方が良いことは何でしょうか…。

A：スタッフの雇用契約書の作成と締結、36協定の届出、就業規則の作成と届出は完了していますか？法律を単に難しいと敬遠せず、基本的なルールは押さえておきましょう。地道な対応が、トラブル防止につながります。

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