Electronicología

Cómo documentar las reparaciones del año anterior – El podcast de electronicología #9

Listen Later

Te cuento cómo lo hago, y cómo creo que se debe organizar la documentación sobre las reparaciones del año anterior, para cerrar el año de forma eficaz

 

En el programa de hoy
  • Qué información hay que gestionar en un taller
  • Por qué el histórico de reparaciones debe poder consultarse siempre con facilidad
  • Cómo organizar el historial del año anterior
    • Qué información debemos gestionar en el taller
    • Órdenes de trabajo (cerradas y abiertas)
    • Materiales y piezas de repuesto
    • Inventario de herramientas y útiles
      • No basta con archivar los papeles en un armario
      • La información sobre averías y tareas preventivas debe permanecer accesible
      • Podemos necesitar consultar detalles de intervenciones anteriores en cualquier momento
      • Los datos deben estar bien organizados para encontrarlos rápidamente
      • Entregar a los clientes un historial del año cerrado da muy buena impresión
      • Además es útil (por ejemplo para sus propias auditorías)
      • El cambio de año nos puede servir para aligerar los archivos, almacenando la información que menos se usa para despejar los archivos y carpetas (sean físicos o digitales)
        • Formas de organizar la información
        • En papel, en tablas de Excel o en una aplicación específica
        • Si lo haces en papel o Excel, debes usar índices
        • Indexa por cliente, por máquina y por fecha, o por otro parámetro de consulta
        • Así podrás encontrar el mismo documento a partir de distintas búsquedas
        • Las aplicaciones dedicadas ya tienen esto en cuenta, por lo que te permiten buscar y filtrar la información de distintas formas y muy rápido
        • Si no usas una aplicación, los documentos deben poder localizarse muy rápido
        • Si el sistema no es sencillo y rápido, al final no se usa, por lo que la información no sirve
          • Conclusiones
          • La información solo es útil si nos facilita el trabajo o nos ayuda a mejorar los resultados
          • Hay que analizar bien las formas en las que la vamos a necesitar para saber cómo organizarla
          • Si lo hacemos bien, resolveremos problemas complicados con mucha más facilidad
            • Espero haberte ayudado con esta reflexión

            En el próximo episodio te hablaré sobre otro tema, quizás el que tú propongas en los comentarios.

             

            Otras formas de escuchar el podcast

            Accede a todos los episodios publicados

            Ver, escuchar y suscribirte en YouTube

            Escuchar y suscribirte en iTunes

            Escuchar y suscribirte en Google Podcasts

            Escuchar y suscribirte en iVoox

            Escuchar y suscribirte en Spreaker

             

            ...more
            View all episodesView all episodes
            Download on the App Store
            ElectronicologíaBy Eugenio Nieto