Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio.
No hay nada más importante que la copia de seguridad
Si te soy sincero, este era el primer tema a tratar cuando puse en marcha este podcast pero como tenía ya tenía un artículo hablando del tema en el blog (Copias de seguridad: Consejos a tener en cuenta) pues fue perdiendo puestos hasta ahora, que te traigo estas herramientas gratuitas para tu copia de seguridad.
No hace falta que te diga que es lo primero que tienes que poner en marcha, revisar y supervisar para protegerte de cualquier desastre que pueda ocurrir en el despacho.
En episodios anteriores te he comentado que es la última defensa que tenemos ante desastres, como rotura de equipos o virus y en el programa de hoy te voy a comentar un par de herramientas gratuitas para tu copia de seguridad para automatizar las copias de seguridad.
Hago un inciso serio, no confíes nunca en tu memoria o hábitos para realizar la copia de seguridad. Yo sé que no vas la vas a realizar, tú sabes que tampoco. A lo sumo, y siempre después de un desastre, vas a estar una semana haciendo copias manuales. Después, el día a día te come y lo vas dejando para más tarde.
Yo siempre digo: “No dejes para mañana lo que ayer dejaste para hoy”
Herramientas gratuitas para tu Copia de Seguridad
Vamos a ver dos herramientas para realizar estas tareas, por un lado Cobian Backup que ahora se llama Cobian Reflector que es una aplicación gratuita muy conocida por los técnicos informáticos y por otro lado Drive de Google que vimos en parte en el episodio 5 (#005 Aplicaciones Google para asesorías).
Características de Cobian Reflector
Y ahora te voy a explicar las características de Cobian Reflector. Lo primero es que es una aplicación en la que poder programar varias tareas de copias de seguridad y que consume muy pocos recursos.
En cada tarea de copia de seguridad podremos definir si es completa, incremental o diferencial. Podemos activar una instantánea de volumen para mantener la estructura de los ficheros que puedan estar en uso.
Nos va a permitir, seleccionar todas las carpetas y ficheros que queramos incluir en la copia como origen y en la misma tarea nos permite seleccionar uno o varios destinos para esos archivos. Es decir, que con una tarea podremos hacer copia en un disco duro externo y a su vez en otra carpeta del disco duro. Parece que no tiene sentido hacer una copia en el mismo equipo y en parte es así pero luego te explico como qué utilidad puede tener.
Evidentemente, el objetivo es sacar la información al exterior para poder restaurarla en caso de necesidad.
¿Y cuándo hacemos la copia? Pues la aplicación nos permite seleccionar todas las posibilidades: diario, semanal, mensual, ciertos días a la semana, al encender el equipo, al apagar. Incluso permite realizar una copia cada cierto número de minutos y también permite que la copia sea manual. En este caso seríamos nosotros los que tendríamos que darle al botón de iniciar la tarea de respaldo. Esta opción, evidentemente no es la recomendable.
La opción más resultona, y de esto no hay nada escrito, es la diaria y por la noche. Así, cada día veremos un correo electrónico con el resultado de esa copia.
Y es que permite configurar nuestro correo en la configuración para que nos envíe el correo a una hora determinada o cuando finalice la tarea.
Podemos crear una copia normal o en un directorio distinto por cada copia. En este último caso, podremos decidir cuántas copias queremos conservar para que no se nos llene el disco de respaldo.
También podremos comprimir y cifrar los archivos en el destino con una contraseña que será necesaria en el caso de que se desee restaurar ese archivo.
Otra de sus características es que permite filtrar para que se copien o se excluyan en la copia los ficheros que cumplan una condición, que puede ser, por nombre, extensión, tamaño del archivo, fecha o carpeta donde está ubicado. Así podríamos copiar la carpeta principal de nuestra aplicación y luego excluir algún subdirectorio que sepamos que contiene sólo ficheros temporales.
Existe la posibilidad, y esto es genial, de poder ejecutar ciertos eventos antes y después de cada copia.
Te pongo algunos ejemplos:
Cuando ha terminado la copia, también nos permite ciertos eventos adicionales, como por ejemplo:
Cobian Reflector también mantiene un registro de las copias realizadas a efectos de auditoría y un registro detallado de cada copia.
Y como he dicho antes, todo esto, de forma gratuita, aunque es una buena idea de que si te es útil, hagas una pequeña donación a Luis Cobian, que es su autor.
Antes he mencionado que podríamos crear una copia de seguridad en el mismo disco duro aunque parezca no tener sentido porque si se rompe el disco duro perdemos también la copia pero ahora veremos para qué podemos usar esto.
Drive de Google
Con Google Drive podremos crear una unidad de disco que estará sincronizada con la nube. Es muy útil junto con el resto de aplicaciones que ya te comenté en el episodio 5.
Si nuestros documentos están dentro de ese espacio, automáticamente se copiaran en la nube. Es decir, presentamos una declaración y guardamos el pdf en la carpeta del cliente y en un segundo la tenemos copiada a la nube. Con esto tendríamos una copia instantánea de todos los documentos que usemos en la asesoría.
Instalar aplicaciones en el directorio de Google Drive
Pero ¿y si instalamos las aplicaciones en ese espacio? ¿También realizará la copia de todo lo que hagamos?
En realidad si, pero nos vamos a encontrar con un problema grave. Si incluimos las aplicaciones de trabajo principales, como la nómina o la contabilidad vamos a provocar que el sistema no pare de subir la base de datos completa a la nube. Esto se debe a que aunque hagamos un asiento, este se graba en una base de datos que contiene el resto de asientos por lo que se vería obligado a subirlo/copiarlo a la nube constantemente.
Esto provoca que todo se ralentice, tanto en el servidor porque estará por el proceso de copia como en el caudal de red y de internet por la subida de la información.
Para eso instalaremos las aplicaciones en un directorio fuera del alcance de la unidad virtual que crea Google Drive que es donde guardaremos los documentos y usaremos Cobian Reflector para realizar en una carpeta aparte que podemos crear nosotros y que vamos a incluir además en la copia de Google Drive.
Conclusiones
Resumiendo, si necesitas herramientas gratuitas para tu copia de seguridad, podrás hacer lo siguiente:
Utilizar Google Drive para crear la unidad virtual que se sincronizará con la nube donde guardaremos nuestros documentos.
Instalaremos nuestras aplicaciones en directorios distintos a los que ha utilizado Google Drive.
Crearemos un directorio que llamaremos COPIAS o BACKUP añadiremos ese directorio a la lista de carpetas que Drive sincronizará con la nube.
Utilizaremos Cobian Reflector para copiar cualquier información que queramos de nuestro equipo y como destino pondremos esa carpeta COPIAS y además con discos duros externos. Cuanto más dulce mejor. Y si cambias periódicamente los discos de copia, mejor.
De esa forma mientras trabajamos con las aplicaciones no forzará la sincronización pero cada vez que se ejecute la tarea de copia se provocará que se sincronice con la nube.
En cualquier caso, si tienes alguna duda, ponlo en los comentarios y te intento ayudar.
