Frag Lars - Eure Fragen zum papierlosen Büro, Rechnungsablage und mehr

Auch diesmal starten wir mit einem Feedback von Euch, bevor wir dann auf Eure Fragen zu den Themen Rechnungsablage, papierloses Büro, richtige iPad Größe, zum Klarheit-Kalender und zur Umsetzung einer Wochenplanung eingehen.

Falls auch Ihr uns ein Feedback geben möchtet, freuen wir uns auf Bewertungen auf iTunes oder per E-Mail an [email protected].

Zusammenfassung Eurer Fragen

1. Kritisches Feedback

Ein kritisches Feedback von FM_26 erreichte uns wieder über iTunes.

Erstmal vielen Dank für dieses Feedback. Dass FM_26 die Podcast-Beiträge als weniger liebevoll empfindet, tut Lars leid, denn die Folgen werden nach wie vor mit viel Herzblut von ihm erstellt. Zum Thema Werbung bittet Lars um Verständnis, es ist doch nachzuvollziehen, dass er seine Produkte natürlich bewerben will. Die Werbeblöcke sind aber nie länger als eine Minute und können von Euch gerne übersprungen werden.

Nun zum dem Hinweis, dass mehr Wert auf den Inhalt und die Richtigkeit gelegt werden soll. Hierbei bezieht das Feedback sich auf die Beantwortung einer Frage in einer der vergangenen Folgen zu Evernote. "Filterize" ist ein Frontend, es nennt sich auch Evernote-Assistent, das sozusagen auf Evernote draufgelegt werden kann und das dann verschiedene zusätzliche Funktionen bietet. Mit diesem Tool ist es möglich, Notizen zu schützen. Gehe ich aber ohne das Tool in den Evernote-Client, werde ich die Notizen aber wahrscheinlich trotzdem löschen können.

Wenn Du, lieber FM_26 etwas mit diesem Tool zu tun hast, es vielleicht sogar mit entwickelt hast, können wir auch gerne eine separate Podcast-Folge mit Dir zu dem Thema Filterize machen.

2. Speicherung von Rechnungen

Erwin erfasst die Eingangsrechnungen digital und legt sie auf einer Netzwerkfestplatte in verschiedenen Ordnern ab. Er öffnet dann die Dokumente und benennt sie nach einer speziellen Syntax um. Ein extremer Pflegeaufwand!

Erwin fragt, ob es sinnvoll ist, diese Ablage zusätzlich zum Sichern nach Evernote zu transferieren und wie Lars seine Belege verwaltet. Desweiteren fragt er, ob man das auch automatisieren kann.

Wir verwenden die Buchhaltungssoftware "Unternehmen online" von der Datev in der Cloud. Für kleinere Betriebe gibt es aber andere Tools (z.B.: Buchhaltungsbutler, SevDesk oder Lexoffice). So stehen die Daten direkt für die Buchhaltung zur Verfügung stehen.

3. Papierloses Büro, wie fange ich an?

Andreas möchte sein Büro papierlos machen. Er ist von Windows auf Apple umgestiegen und möchte sich noch ein iPad kaufen. Wie fängt er nun am besten an papierlos zu werden?

Generell ist es wichtig, dass man bei sich selbst mit einem kleinen Schritt anfängt. Das könnte z.B. der Kalender sein. Im zweiten Schritt dann seine Mitarbeiter miteinbeziehen. Und so geht es Stück für Stück weiter. Der nächste Schritt könnte dann die Buchhaltung sein.

4. Die richtige iPad Größe

Welche iPad Größe kann Lars Andreas noch empfehlen?

Das kommt natürlich darauf an, wie man es nutzen will. Wenn es unterwegs genutzt werden soll, ist das kleine iPad handlicher. Wer nur mit dem iPad arbeiten möchte, dem ist das größere iPad angeraten, weil das dann ein echter Laptop-Ersatz ist.

5. Kalender Klarheit

Antonio fragt, ob Lars schon mal etwas von dem Kalender Klarheit gehört hat, den man unter der www.halloklarheit.de findet.

Lars findet, dass es da mehr in die mentale Richtung geht, während Lars sich persönlich lieber taskorientiert organisiert.

6. Wochenplan auf Whiteboard und iPad

Uwe fragt nach einer App, die seine handschriftlichen Notizen für die Wochenplanung mit einem Whiteboard synchron halten kann.

Er hat mit dem iPad seine Wochenplanung unterwegs dabei und kann diese mit einer Notiz-App bearbeiten. Möglichkeiten das iPad mit einer Fernsehanzeige zu koppeln, gibt es genug. Die Hürde ist in diesem Fall die Synchronisation,

Wenn es Uwe um das parallele Arbeiten geht, also Visualisierung des Wochenplans und gleichzeitiges Arbeiten auf dem iPad, könnte er seine Wochenplanung in Papierform machen.