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Gestão de Tempo: Controle de Tarefas e Atividades Vinculadas aos Atendimentos

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Episódio 18 – Gestão de Tempo: Controle de Tarefas e Atividades Vinculadas aos AtendimentosNo 18º episódio da nossa série sobre ERP, vamos falar sobre um aspecto fundamental para empresas que prestam serviços: a gestão de tempo. Saber controlar tarefas e atividades vinculadas aos atendimentos e organizar a agenda dos atendentes com base no previsto e realizado pode transformar a eficiência da sua equipe. Vamos entender como um ERP pode ajudar nesse processo!
  1. Planejamento de Atividades com Agenda IntegradaCom um ERP, é possível organizar a agenda dos atendentes de forma centralizada e eficiente. Atribua tarefas específicas a cada colaborador, vinculando-as aos atendimentos e contratos existentes.
  • Planejamento do Previsto: Registre as atividades programadas com detalhes como data, horário, duração estimada e local de atendimento.
  • Acompanhamento do Realizado: Atualize em tempo real o status de cada tarefa para comparar o que foi planejado com o que realmente aconteceu, identificando desvios e gargalos.
2. Controle de Tarefas Vinculadas aos AtendimentosCada atendimento gera uma série de tarefas e atividades que precisam ser executadas de forma coordenada. Um ERP permite:
  • Criar tarefas vinculadas diretamente ao chamado ou contrato.
  • Estabelecer prioridades com base nos SLAs ou prazos estabelecidos.
  • Monitorar o progresso de cada atividade até sua conclusão.
Esse controle garante que nenhuma etapa seja esquecida e que os atendimentos sejam concluídos dentro do prazo e da qualidade esperados.3. Gestão de Tempo dos AtendentesO ERP oferece ferramentas para acompanhar o uso do tempo pela equipe de forma detalhada.
  • Registre o tempo gasto em cada tarefa ou atendimento.
  • Identifique atendentes com alta demanda para redistribuir atividades e equilibrar a carga de trabalho.
  • Analise o tempo médio de execução das tarefas e use esses dados para melhorar a produtividade.
4. Relatórios de ProdutividadeCom o ERP, você pode gerar relatórios que ajudam a avaliar o desempenho individual e coletivo da equipe. Algumas métricas importantes incluem:
  • Tarefas concluídas dentro do prazo.
  • Diferença entre o tempo previsto e o realizado.
  • Identificação de tarefas que frequentemente levam mais tempo que o planejado.
Esses relatórios ajudam na tomada de decisões estratégicas, como treinamentos ou ajustes no processo operacional.5. Alertas e Notificações AutomáticasO ERP permite configurar alertas para:
  • Lembrar atendentes sobre atividades programadas.
  • Avisar gestores sobre tarefas atrasadas ou prazos próximos do vencimento.
  • Notificar sobre mudanças de prioridade em atendimentos críticos.
Esses alertas reduzem esquecimentos e garantem que a equipe esteja sempre alinhada às demandas.6. Integração com Outros MódulosUm ERP conecta a gestão de tempo ao restante da operação, como:
  • Financeiro: O tempo gasto em atividades pode ser vinculado a custos ou cobranças adicionais nos contratos.
  • Gestão de Projetos: Relacione atividades a etapas maiores de um projeto para manter a visão geral de progresso.
7. Flexibilidade e MobilidadeA gestão de tarefas não precisa estar presa ao escritório. Com um ERP acessível por dispositivos móveis, os atendentes podem:
  • Consultar suas agendas em tempo real.
  • Registrar o andamento das atividades diretamente do local do atendimento.
  • Atualizar informações sobre o tempo gasto em cada tarefa.
8. Análise de Eficiência com Previsto x RealizadoO ERP fornece uma visão detalhada da diferença entre o planejado e o executado, permitindo identificar onde estão os gargalos. Isso ajuda a:
  • Estimar prazos mais realistas no futuro.
  • Reduzir atrasos recorrentes.
  • Ajustar processos para aumentar a eficiência.
Conclusão:
A gestão de tempo é essencial para empresas que querem otimizar a produtividade e melhorar a qualidade dos atendimentos. Com um ERP, sua empresa consegue planejar, controlar e ajustar tarefas e atividades de forma integrada e eficiente, vinculando tudo aos contratos e atendimentos já existentes.Quer saber mais sobre como um ERP pode revolucionar a gestão de tempo e tarefas da sua equipe? Fale com a Teraware! Estamos prontos para ajudar você a alcançar mais eficiência e resultados incríveis.
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