Vergabe Insights

Warum entwickelt auftrag.at eine erfolgreiche Ausschreibungssuche grundlegend weiter? Und wie hilft KI dabei, passende öffentliche Aufträge zu finden, ohne die Sprache der Auftraggeber:innen erraten zu müssen? In dieser Folge von „Vergabe Insights“ geht es um die Entstehung der neuen auftrag.at-Suche und die Erfahrungen aus den ersten Monaten nach dem Relaunch.

Alina Schwadtke spricht mit Johannes Wallner und Manuel Aghamanoukjan über die Grenzen der klassischen Stichwortsuche, die Qualität öffentlicher Bekanntmachungen und den Weg zu einer KI-unterstützten semantischen Suche. Die beiden erzählen, welche Annahmen sich beim Relaunch bewährt haben und wo das Feedback der Kund:innen weitere Anpassungen notwendig machte.

Unternehmen beschreiben ihr Leistungsangebot und ihre gewünschten Auftragsregionen. Die Suche unterstützt dabei, passende Ausschreibungen auch dann zu finden, wenn Auftraggeber:innen andere Begriffe verwenden. Im Gespräch wird deutlich, wie semantische Suche Zusammenhänge erfasst, wie KI die Relevanz von Treffern einschätzt und warum die Entscheidung über eine Teilnahme beim Unternehmen bleibt.

Ein konkretes Beispiel zeigt, wie wichtig eingespielte Abläufe sind: Die zunächst fehlende Nummerierung in den Trefferbenachrichtigungen wurde nach Kundenfeedback wieder ergänzt. Auch die Suche über Sprachgrenzen hinweg sorgte für Überraschungen, etwa als ein Unternehmen mit deutschen Suchbegriffen Ausschreibungen aus Italien erhielt, die inhaltlich sehr wohl passend waren, obwohl alle Informationen nur italienisch waren.

Johannes Wallner ist Product Engineer bei der auftrag.at-Suche und war maßgeblich an der Entwicklung der neuen Suche beteiligt. Manuel Aghamanoukjan leitet den Bereich auftrag.at und bringt Erfahrung aus mehr als 20 Jahren als Bid Manager in einem Wiener Software-KMU mit.

Einblicke & Erfahrungen statt Paragrafen & Theorie. Alina Schwadtke spricht mit Expert:innen, Auftraggeber:innen und Unternehmer:innen über Erfahrungen, Entwicklungen und Erfolgsfaktoren rund um öffentliche Ausschreibungen.

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Steht bei öffentlichen Ausschreibungen ohnehin schon vorher fest, wer gewinnt? Zählt am Ende immer nur der Preis? Und warum machen Auftraggeber:innen Ausschreibungen eigentlich so kompliziert?

In dieser Episode von „Vergabe Insights“ stellt Host Manuel Aghamanoukjan jene Fragen und Vorurteile in den Raum, die ihm früher als Bid Manager und heute im Austausch mit Unternehmen immer wieder begegnen.

Gemeinsam mit Vergaberechtsexperte Karl-Heinz Moick werfen wir einen Blick hinter die Kulissen öffentlicher Vergabeverfahren. Wir sprechen darüber, welche Rolle Preis und Qualität tatsächlich spielen, warum vermeintlich zugeschnittene Anforderungen nicht bedeuten müssen, dass Auftragnehmer:innen bereits feststehen, und weshalb Auftraggeber:innen häufig selbst unter den komplexen Regeln des Vergaberechts leiden.

Außerdem geht es darum, warum Bieter:innenfragen ausdrücklich erwünscht sein können, weshalb Ausschreibungsunterlagen für Bieter:innen besonders wichtig sind und welche Fehler dazu führen können, dass Angebote trotz großen Aufwands ausgeschieden werden.

Und wir drehen den Spieß um: Wie schaffen es Bieter:innen möglichst zuverlässig, aus einem Vergabeverfahren zu fliegen? Karl-Heinz Moick berichtet von verspäteten Angeboten, fehlenden elektronischen Signaturen, widersprüchlichen Angaben und anderen Beispielen aus seiner Vergabepraxis.

Dr. Karl-Heinz Moick ist Rechtsanwalt und Partner bei FSM Rechtsanwälte. Er berät öffentliche Auftraggeber:innen bei komplexen Beschaffungsvorhaben und war mehr als fünf Jahre stellvertretender Leiter der Rechtsabteilung eines öffentlichen Auftraggebers. Er hält regelmäßig Fachvorträge und ist Autor zahlreicher Publikationen zum Vergaberecht.

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Welche nachhaltigen Anforderungen können öffentliche Auftraggeber:innen schon heute festlegen? Und wie lässt sich prüfen, ob eine zugesagte Lösung auf der Baustelle tatsächlich umgesetzt wird? Manuel Aghamanoukjan spricht mit Katrin Panzenböck und Nina Anzeletti über die Möglichkeiten und Grenzen nachhaltiger öffentlicher Beschaffung.

Nina Anzeletti ordnet die rechtlichen Grundlagen ein: von den Zielen für nachhaltige Entwicklung über das Vergaberecht bis zum naBe-Aktionsplan. Sie erklärt, welche Rolle Gütezeichen und Zertifizierungen spielen und warum eine Markterkundung hilft, realistische Anforderungen zu formulieren.

Katrin Panzenböck berichtet aus der Vergabepraxis von viadonau. An der Sanierung von Treppelwegen zeigt sie, wie Kriterien für Baugeräte und Transportwege eingesetzt werden. Außerdem sprechen die drei über offene Verfahren, Verhandlungsverfahren und ein Arbeitsschiff, das zur Aufzuchtstation für Störe umgebaut wird. Zum Schluss geht es um die Kontrolle vereinbarter Leistungen, Förderungen und die Zusammenarbeit über Landesgrenzen hinweg.

Katrin Panzenböck war zum Zeitpunkt der Aufnahme stellvertretende Leiterin der Rechtsabteilung bei viadonau. Ihr Schwerpunkt liegt unter anderem im Vergaberecht und in der nachhaltigen Beschaffung. Nina Anzeletti beschäftigt sich mit Vergabe-, Umwelt- und Energierecht sowie Green Compliance. Beide haben am Kodex Green Compliance 2024 mitgearbeitet.

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Wie lassen sich KI-Systeme in Vergabeverfahren einsetzen, wenn die zugrunde liegenden Dokumente urheberrechtlich geschützt sind? Und was geschieht mit Geschäftsgeheimnissen, wenn Angebote zur Auswertung in ein externes System eingegeben werden? Manuel Aghamanoukjan spricht mit Philipp Homar über diese Fragen beim Vergabeforum 2024 in Wien.

Philipp Homar unterscheidet zwischen dem Training eines Modells und der späteren Anwendung. In beiden Phasen können geschützte Texte oder Bilder verarbeitet werden. Er erklärt, wann eine Zustimmung erforderlich sein kann, welche Rolle die gesetzliche Regelung zum Text- und Data-Mining spielt und wie ein Vorbehalt gegen eine kommerzielle Nutzung wirkt. Dabei benennt er auch offene Fragen, die zum Zeitpunkt der Aufnahme gerichtlich noch nicht geklärt waren.

Das Gespräch führt weiter zur Veröffentlichung von Informationen durch öffentliche Stellen: Wie stehen Informationsfreiheit und Urheberrecht zueinander? Bei Angeboten kommen außerdem Geschäftsgeheimnisse ins Spiel. Homar erläutert, weshalb die Art des verwendeten KI-Systems und der Umgang mit vertraulichen Eingaben entscheidend sein können.

Diese Episode wurde in Zusammenhang mit Business Circle, dem Veranstalter des Vergabeforums 2024, vor Ort im MAK in Wien aufgenommen. auftrag.at war Kooperationspartner der Veranstaltung.

Philipp Homar war zum Zeitpunkt der Aufnahme Universitätsprofessor für Intellectual Property an der Johannes Kepler Universität Linz und Universitätsprofessor für Immaterialgüterrecht an der Wirtschaftsuniversität Wien. Er forscht zu Rechtsfragen der digitalen Transformation und Künstlichen Intelligenz.

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Die Anwendung von Large Language Models wie ChatGPT und anderen Diensten, die auf sogenannte Künstliche Intelligenz setzen, ist einfacher als man glauben würde. Davon ist Magª Sophie Martinetz überzeugt. In dieser Episode erklärt sie, wie leicht die KI zu einer Unterstützung wird und worauf man bei der Nutzung von KI-Modellen achten muss.

Diese Episode wurde in Kooperation mit Business Circle im Rahmen des Vergabeforums 2024 aufgenommen.

Im Vergaberecht sieht die Digitalisierungsexpertin für die Legal-Branche besonders gute Anwendungsfälle für die neue Technologie. Wie diese genau aussehen, wird in dieser Folge ebenso thematisiert, wie die Fragen, wie man niederschwellig davon profitieren kann, was das für Geschäftsmodelle bedeuten kann und warum Jurist:innen trotzdem keine Angst haben müssen, ersetzt zu werden.

Sophie Martinetz berät nicht nur Anwaltskanzleien, sondern auch Rechtsabteilungen in Unternehmen. Ihrer Erfahrung nach sind nicht die Kosten, sondern Zeit und die Unternehmenskultur limitierende Faktoren bei der Implementierung von Künstlicher Intelligenz. Ihrer Einschätzung nach ist es noch nicht zu spät, die KI in die juristische Praxis aufzunehmen. Im Gespräch verrät sie, warum sich das Fenster dafür dennoch schließt.

Unser Gast: 

Magª. Sophie Martinetz ist Juristin, Gründerin von Future-Law und Direktorin des Legal Tech Centers an der WU Wien. Future-Law ist ein Dienstleistungsunternehmen, das bei der Digitalisierung von juristischen Prozessen unterstützt.

Über Vergabe Insights 

Einblicke & Erfahrungen statt Paragrafen & Theorie. Wie vielfältig und lebensnah die Vergabe von und das Bieten für öffentliche Aufträge ist, zeigt Manuel Aghamanoukjan im Gespräch mit seinen Gästen. Im Podcast Vergabe Insights Podcast von auftrag.at teilen öffentliche Auftraggeber:innen und Unternehmer:innen Ihr Wissen und Erfahrungen aus Ihrem Vergabealltag. Hören Sie rein und entdecken Sie wie spannend und chancenreich die Welt der öffentlichen Beschaffung ist. 

Welche Themen im Bereich der öffentlichen Vergabe sollen wir in unserem Podcast behandeln? Haben Sie Anregungen und Feedback für uns? Hinterlassen Sie einen Kommentar auf der Podcast-Plattform Ihrer Wahl oder schreiben Sie uns eine E-Mail an [email protected]. 

Sie können uns aber auch gerne auf unserer Website besuchen oder unserer LinkedIn-Seite folgen.

Wann kann eine öffentliche Stelle Leistungen zu festen Bedingungen von allen geeigneten Unternehmen beziehen? Und wie bleibt ein Kreis möglicher Anbieter:innen offen, wenn sich Produkte und Märkte verändern? Manuel Aghamanoukjan spricht mit Mag. Gregor Stickler über das Open-House-Modell und das dynamische Beschaffungssystem.

Gregor Stickler erklärt anhand von Rabattverträgen für Arzneimittel, weshalb beim Open-House-Modell keine Auswahl zwischen den zugelassenen Unternehmen stattfindet. Er beschreibt, wie die Bedingungen festgelegt und bekannt gemacht werden, wer über den tatsächlichen Bezug entscheidet und weshalb Auftraggeber:innen den Markt und ihren Bedarf gut kennen müssen. Weitere Beispiele reichen von Gutscheinen für Menschen, die von Armut betroffen sind, bis zu Kooperationen mit Universitäten außerhalb Europas.

Beim dynamischen Beschaffungssystem können geeignete Unternehmen auch später noch beitreten. Das Gespräch zeigt, wie sich dieses System von einer Rahmenvereinbarung unterscheidet, welche Leistungen sich dafür eignen und weshalb eine verständliche Markterkundung helfen kann. Zum Schluss entwirft Gregor Stickler seine Wünsche für ein künftiges Vergabeverfahren.

Diese Episode entstand in Zusammenarbeit mit Business Circle im Vorfeld des Vergabeforums 2024. Die Hinweise auf Veranstaltung und Gutscheincode im Gespräch beziehen sich auf Oktober 2024.

Mag. Gregor Stickler war zum Zeitpunkt der Aufnahme Partner der Vergaberechtskanzlei Schramm Öhler. Er berät öffentliche Auftraggeber:innen und Bieter:innen im Vergaberecht.

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Was hat sich im Vergaberecht seit 2019 bewährt und wo ist Anpassung nötig? Manuel Aghamanoukjan spricht mit Dr. Michael Fruhmann über die Beschaffung während der Covid-19-Pandemie, das EU-Sanktionsregime nach dem Angriff auf die Ukraine und die Folgen hoher Inflation für bestehende Verträge.

Auch abseits der Krisen wächst die Zahl der Regeln: Fruhmann erläutert, warum Vorgaben zur nachhaltigen Beschaffung aus unterschiedlichen EU-Rechtsakten für Auftraggeber:innen schwer zu überblicken sind und wie das Justizministerium mit Rundschreiben informiert.

Bei eForms sieht er eine Chance für bessere Vergabedaten, beschreibt aber auch Probleme bei der Einführung und Umsetzung. Im Gespräch geht es zudem um die Datenqualität österreichischer Bekanntgaben, die nächsten Änderungen im Bundesvergabegesetz und die Frage, ob eine Reform der EU-Vergaberichtlinien Vergabeverfahren tatsächlich vereinfachen kann.

Diese Episode wurde in Kooperation mit Business Circle aufgenommen. Im Gespräch wird auf das Vergabeforum 2024 am 10. und 11. Oktober 2024 in Wien hingewiesen. Die dort genannten Veranstaltungs- und Gutscheinangaben beziehen sich auf den Zeitpunkt der Aufnahme.

Dr. Michael Fruhmann leitete zum Zeitpunkt der Aufnahme die Stabsstelle für Vergaberecht im österreichischen Justizministerium. Er berichtete im Gespräch über die Arbeit seines Teams an österreichischen und europäischen Vergaberegeln.

Das Foto für das Episoden-Icon wurde vom BMJ zur Verfügung gestellt. Copyright: BMJ/Daniel Schalhas.

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Welche Verantwortung trägt die öffentliche Hand, wenn sie Leistungen einkauft? Und welche Rolle spielt das Vergaberecht dabei? Iris Vonderhaid spricht mit Dr. Thomas Ziniel beim Vergabeforum 2023 über den Unterschied zwischen der Entscheidung, was beschafft wird, und der Durchführung des Vergabeverfahrens.

Wie finden Auftraggeber:innen geeignete Kriterien, wenn Markt und Rechtslage komplex sind? Ziniel spricht über Marktkenntnis, Schulungen und den Nationalen Aktionsplan für nachhaltige öffentliche Beschaffung. Er erklärt auch, warum zusätzliche Anforderungen für die öffentliche Hand sorgfältig auf das verfügbare Angebot abgestimmt werden müssen.

Zum Schluss sprechen die beiden über Transparenz, Bekanntmachungen, Datenqualität und die Chancen einheitlicher Datenstandards. Ziniel sieht Möglichkeiten zur Automatisierung von Vergabeverfahren, betont aber, dass die Entscheidung über öffentliche Aufgaben politisch bleibt. Sein Bild für das Vergabewesen am Ende der Folge: ein Gruppenfoto.

Dr. Thomas Ziniel war zum Zeitpunkt der Aufnahme Lehrbeauftragter für Vergaberecht an der WU Wien. Im Gespräch berichtet er auch von seiner früheren Tätigkeit im Justizministerium.

Einblicke & Erfahrungen statt Paragrafen & Theorie. Bei „Vergabe Insights“ sprechen wechselnde Hosts mit Expert:innen, Auftraggeber:innen und Unternehmer:innen über Erfahrungen und Entwicklungen rund um öffentliche Ausschreibungen.

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Ein einheitliches Vergabegesetz oder viele Regelwerke? Und was bringt ein standardisiertes Formular den Unternehmen, die sich um öffentliche Aufträge bewerben? Manuel Aghamanoukjan spricht mit Frank Linneberg über Unterschiede zwischen der Vergabepraxis in Österreich und Deutschland.

Den Einstieg macht ein kleines Länderquiz mit Zahlen zu Auftragsvolumen, Zuschlagskriterien und der Zeit bis zur Zuschlagsentscheidung. Frank erklärt anschließend, weshalb er das österreichische Bundesvergabegesetz schätzt und welche Vor- und Nachteile er in den deutschen Formularsätzen und den zusätzlichen Regeln der Bundesländer sieht.

Eine praktische Frage betrifft die Sicht auf eingehende Angebote: In Österreich erfahren Vergabestellen erst bei der Öffnung, wer teilgenommen hat. Frank schildert, weshalb das bei Schulungen in Deutschland für Erstaunen sorgt. Zwei persönliche Anekdoten zeigen außerdem, wie er die elektronische Vergabe kennengelernt hat und was ihn an der österreichischen Praxis überrascht hat.

Bei eForms geht es um neue Datenstrukturen für EU-weite Bekanntmachungen. Das Gespräch erklärt, was sich für Vergabestellen und Plattformen ändert und weshalb Deutschland bei der Übermittlung einen eigenen Weg gewählt hat. Auch elektronische Signaturen und die Rolle von KI bei Leistungsbeschreibungen und Wertungsschemata kommen zur Sprache. Zum Schluss wartet eine Fußballfrage im Länderquiz.

Frank Linneberg war zum Zeitpunkt der Aufnahme Vorstandsmitglied der Administration Intelligence AG und Geschäftsführer ihrer österreichischen Gesellschaft, der AI GmbH. Er spricht im Gespräch aus seiner Erfahrung mit elektronischen Beschaffungslösungen in beiden Ländern.

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Wie lernt man Vergaberecht, wenn es im Jus-Studium kaum vorkommt? Und wie kann eine Ausbildung vermitteln, dass öffentliche Beschaffung mehr ist als die korrekte Anwendung von Vorschriften?

Mag. Lukas Fischer war zum Zeitpunkt der Aufnahme Rechtsanwalt bei Nagy & Fischer Rechtsanwälte und Lehrbeauftragter an der FH Wiener Neustadt.

„Vergabe Insights“ ist der Podcast von auftrag.at. In Gesprächen mit Expert:innen, Auftraggeber:innen und Unternehmer:innen geht es um Erfahrungen und Entwicklungen rund um öffentliche Ausschreibungen.

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