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Hoy estamos en el programa 198, y el tema que tratamos lo hemos titulado: Renovar tus aplicaciones informáticas. Porque aunque a veces parezca que el software que usamos cada día “funciona bien”, con el tiempo puede convertirse en un freno para el negocio.

Hace 15 años instalamos a un cliente un gestor de bases de datos para el control de su negocio. En aquel momento, la empresa se dedicaba a la reparación de aparatos electrónicos y contaba con varios servicios técnicos oficiales en exclusiva para Madrid. Tenían un gran volumen de trabajo y necesitaban un sistema para gestionar las reparaciones de forma más eficiente.

Hasta entonces, lo hacían todo en Word, Excel o incluso con papel y bolígrafo. Les propusimos usar FileMaker, un gestor de bases de datos muy intuitivo, ideal para quien no tenía experiencia previa con bases de datos.

En solo una semana la aplicación estaba funcionando, el personal había recibido su formación y ya podían gestionar clientes, entradas y salidas de aparatos, presupuestos y facturación desde un único sistema.

Lo sorprendente es que durante 15 años no revisaron su sistema. Y aunque al principio estaban encantados y hasta ampliaron su base de datos con nuevas funcionalidades, con el paso del tiempo el software se quedó obsoleto.

Hoy me llamaron para revisar el sistema. ¿Qué me encontré?

Múltiples bases de datos no relacionadas entre sí.

Trabajo duplicado en diferentes ficheros.

Falta de control de usuarios y accesos.

Datos dispersos y poco fiables.

Todo esto es consecuencia de no renovar tus aplicaciones informáticas con regularidad. Se empieza bien, se avanza un poco, pero luego se olvida que hay que parar, revisar y actualizar.

No revisar tus sistemas provoca:

Pérdida de tiempo en tareas repetitivas que podrían automatizarse.

Errores de gestión por duplicación o pérdida de información.

Falta de seguridad si todos los usuarios acceden a todo sin control.

Dificultades para crecer, ya que el sistema no acompaña la evolución del negocio.

Y todo eso se traduce en pérdida de eficiencia, frustración y falta de profesionalidad, aunque el esfuerzo y la intención sean buenos.

No hay una regla exacta, pero cada 4-5 años es recomendable revisar:

¿Tu software sigue siendo útil?

¿Está adaptado al momento actual de tu negocio?

¿Existen versiones nuevas o herramientas más modernas?

¿Podrías integrar nuevas funciones (automatización, CRM, ERP)?

La tecnología avanza muy rápido. Lo que era excelente hace una década hoy puede ser un lastre. Por eso es tan importante renovar tus aplicaciones informáticas de forma periódica, igual que haces con tus dispositivos o con tu coche de empresa.

Este cliente partió con una base sólida, trabajó bien el primer desarrollo, incluso aprendió y amplió su sistema. Pero no planificó su mantenimiento ni su renovación. El resultado: un sistema que hoy está desorganizado, ralentizado y fuera de control.

En próximos programas te contaré cómo resolvemos este caso. Pero la lección es clara: renovar tu software es tan importante como implementarlo bien desde el principio.

Escucha nuestro podcast para saber más.

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