🎧 Powerful Talks | Aflevering 26: No shows & laattijdige annuleringen: de oplossing voor L&D

De harde waarheid over ‘No Shows’ en LA’s

Ken je dat? Je organiseert met de beste intenties een training, maar op de dag zelf komt een deel van de deelnemers niet opdagen of melden ze zich last-minute af. De gevolgen zijn pijnlijk: gecancelde leerinitiatieven, onnodige kosten en enorme frustratie bij L&D-verantwoordelijken.

In deze aflevering van Powerful Talks tackelt gastvrouw Elke Van Parys (oprichtster van heydays) dit prangende probleem. Ze deelt de eye-openers die ze verzamelde tijdens een recente sessie met een groep L&D-professionals, die allemaal worstelen met deze ‘plaag’. Is het gebrek aan leerhonger, of serveert de organisatie de verkeerde ‘snacks’?

Elke geeft je 5 concrete, direct toepasbare tips om het aantal laattijdige annuleringen en no shows drastisch te verminderen.

Eerst de Oorzaak, Dan de Oplossing

Voordat je actie onderneemt, is het cruciaal om de wortel van het probleem te achterhalen. 

Elke Van Parys deelt wat binnen jouw invloedssfeer als L&D-professional ligt om een duurzame verandering te creëren:

1. Verhoog de annuleringsdrempel

Een simpele e-mail volstaat vaak om af te melden. Dit moet veranderen! Maak het moeilijker:

• Deelnemers moeten persoonlijk bellen of contact opnemen met de leidinggevende.
• Eis een duidelijk en gefundeerde reden voor de annulering.
• Communiceer glasheldere afspraken (denk aan Brené Brown: “Clear is kind, unclear is unkind”).

2. Werk met reservelijsten

Zorg dat je bij een late annulering direct kunt overschakelen naar een invaller. Leg voor elke opleiding een actieve reservelijst aan om te garanderen dat de training (en de investering) niet verloren gaat.

3. Maak van leidinggevenden ‘Leerleiders’

De oplossing ligt deels in versterkt leerleiderschap. Dit houdt in dat leidinggevenden:

• Duidelijk zicht hebben op geplande opleidingen van hun team.
• Deelnemers opvolgen, bijvoorbeeld met opvolggesprekken na afronding van een traject.
• Laattijdige annuleringen accuraat opvolgen en kort op de bal spelen in feedbackgesprekken.
  • Luister ook naar Afleveringen 22 & 23 met Marc Van Heck van NIKO over dit thema!

4. Organiseer een intervisieoefening met leidinggevenden

Confronteer leidinggevenden met de kosten en het probleem van no shows en laat hen via een gestructureerde intervisie (peercoaching) zélf de oplossingen formuleren. Dit creëert:

• Awareness: ze zien in dat het een serieus probleem is.
• Commitment & ownership: mensen zijn meer gemotiveerd om hun eigen geformuleerde oplossingen naar de praktijk te brengen.

5. Kap de Olifant in Stukken

Implementeer niet alles tegelijk. Begin met het ‘laaghangende fruit’ (zoals het verhogen van de annuleringsdrempel). Stel ook de formats in vraag als ze de oorzaak zijn. Als dagopleidingen te veel zijn, kan een webcamtraining met opnamemogelijkheid een uitkomst bieden. Stap voor stap, beredeneerd en grondig!

Vind je dit een waardevolle aflevering?

• Deel hem in jouw netwerk en help andere L&D-professionals.
• Laat een mooie score achter! Zo help je Powerful Talks hoog te scoren in de zoekmachines.
• Laat Elke weten wat je eruit meenam via [email protected] of connecteer via LinkedIn.