In der aktuellen Folge des Podcast behandeln Heinrich Scharp und ich ein häufiges, aber oft tabuisiertes Problem im Unternehmensalltag: 

Eine vollkommen unrealistische Kapazitätsplanung.

Warum planen so viele Unternehmen nicht mit realistischen Kapazitäten?

Wenn man mit Führungskräften, Projektleitungen, Beschäftigten und Geschäftsführungen spricht, hört man oft denselben Satz von allen Personen: 

"Wir schaffen das schon irgendwie." 

Doch dieses „irgendwie“ ist meist der Anfang vom Ende realistischer Kapazitätsplanung.

Warum also planen so viele Unternehmen nicht mit dem, was tatsächlich möglich ist – also mit realistischen Kapazitäten, echten Ressourcen und menschlichen Grenzen?  

⁉️Ein wichtiger Grund ist die Kultur in vielen Organisationen. Realismus wird dort oft mit Pessimismus verwechselt. Wer zu konservativ plant, gilt schnell als Bremser. Also werden Kapazitäten schön gerechnet, um Projekte durchzuwinken oder ambitionierte Ziele zu erreichen. Auf dem Papier sieht es gut aus – bis die Realität alle einholt.
⁉️Ein weiterer Faktor ist oftmals fehlende Transparenz über tatsächliche Auslastung. In vielen Unternehmen weiß niemand genau, wie viel Zeit Teams wirklich haben. Excel-Listen, Meetings, Abstimmungen – alles kostet Kapazität, wird aber selten eingerechnet. So entsteht die Illusion, dass noch „Luft“ im System ist.
⁉️Hinzu kommt zudem Druck von oben: Strategien, Wachstumsziele oder Meilensteine müssen eingehalten werden. Realistische Planung würde manchmal bedeuten, ein „Nein“ oder „später“ zu kommunizieren – und das traut sich kaum jemand. Also läuft man weiter am Limit, bis es irgendwann zu spät ist.

Dabei wäre realistische Kapazitätsplanung kein Zeichen von Schwäche, sondern von Reife. Sie schützt vor Überlastung, beugt Qualitätsproblemen vor und sorgt für nachhaltige Ergebnisse. Unternehmen, die ihre Ressourcen ehrlich einschätzen, treffen bessere Entscheidungen und schaffen langfristig Vertrauen, d.h. bei den Menschen in der Organisation und auch bei Kunden.

Vielleicht ist es an der Zeit, das Motto umzudrehen: Nicht „Wie schaffen wir das trotzdem?“, sondern „Was schaffen wir wirklich – gut und gesund?“ 

All diese Aspekte lohnen sich mit Herrn Heinrich Scharp zu hinterfragen und zu diskutieren. 

Ich wünsche viel Freude und Erkenntnisgewinn.

Ralf Neuhaus 

Links:

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