Que factores influenciam a escolha de um escritório? A resposta é simples: todos aqueles que contribuam para o nosso bem-estar e produtividade.

Sabemos que o factor "preço" é cada vez mais decisivo, mas os profissionais e as empresas mais competitivas encaram o escritório como um investimento: o trabalho que desenvolvem passa sempre pelo escritório (quer seja físico ou virtual) e sabemos que despendemos a maior parte do tempo das nossas vidas no local de trabalho.

Comecemos pela localização. A situação ideal será instalar o nosso escritório perto das nossa casa e ao mesmo tempo perto dos nossos clientes. Apesar do desenvolvimento das tecnologias, o contacto pessoal com os clientes e parceiros continua a ser fundamental em muitas actividades, pelo que o tempo gasto em deslocações é sempre importante. A opção pelo arrendamento parece a ser a mais acertada, face à conjuntura financeira actual e à flexibilidade que este modelo oferece.

Escritório Físico, Virtual ou Coworking? Depende dos objectivos concretos. Apesar do escritório convencional ser a escolha mais habitual, há uma tendência crescente pela opção do Escritório Virtual, não só pelo preço inerente (valores médios de 70€/80€ mês no nosso mercado), mas também porque é a opção mais racional para quem não necessita de um escritório permanente e pretende utilizar pontualmente salas de trabalho e reunião, bem como garantir um apoio de secretariado e atendimento telefónico personalizado 24h/7 dias por semana. Ao contrário do que se possa pensar, não são só os profissionais liberais que optam pelo escritório virtual; as multinacionais há muito que utilizam este modelo: conseguem instalar-se num país em menos de 24 horas garantindo uma morada de prestígio para sediar a empresa (reforço da imagem e credibilidade), secretariado profissional e salas de reunião com tecnologia de última geração.

Respondendo às novas tendências de mercado, os Centros de Negócios têm apostado também no coworking, que poderá também ser a escolha acertada para muitos profissionais que trabalham em casa ou no cliente. Este modelo consiste em alugar um posto de trabalho num open-space, numa base diária ou mensal, com um serviço chave-na-mão que pode incluir ligação à internet e acesso a salas de trabalho. Principal vantagem? O ambiente colaborativo que propicia o networking entre utilizadores e a possibilidade de usufruir de serviços de secretariado prestado pelos Business Centers.

Um artigo recente de Emily Sokolow publicado no blog wixmobile.com salientava o facto de o escritório virtual ter sido declarado como o espaço de trabalho do Dr. Owen Hunt, da famosa série americana "Anatomia de Grey".

"The way I see it, my office is where I am!" Foi com esta afirmação que o Dr. Owen Hunt, recém-promovido chefe de Cirurgia, destacou que o modelo de organização do seu trabalho não se baseia num local fixo: o que realmente interessa é o trabalho que desenvolve e não o local onde o desenvolve. Não se trata apenas de utilizar as novas tecnologias para facilitar o nosso trabalho, como os "tablets" ou o acesso remoto ao escritório; o principal objectivo é o aumento da eficiência e da produtividade das nossas organizações.

Analisando este episódio, concluímos que se trata apenas de um exemplo de como as empresas e os profissionais devem lidar com os desafios da economia moderna e com o actual contexto de recessão. Os novos espaços de trabalho - quer sejam o modelo de escritório virtual, coworking ou teletrabalho - devem responder a duas necessidades fundamentais das organizações do séc. XXI: flexibilidade e racionalidade.

No caso dos Escritórios Virtuais, eles permitem que os profissionais desenvolvam em pleno o seu trabalho com custos mais reduzidos e de forma mais produtiva, onde quer que se encontrem, caso não necessitem de um escritório permanente para trabalhar.

Um estudo realizado este ano pela consultora Unwired Ventures concluiu que 71% dos profissionais das gerações mais novas está preparado para adoptar o escritório virtual, em contrapartida do escritório tradicional. Para além dos hábitos que se vão adquirindo no que respeita ao acesso remoto à informação, as principais razões prendem-se com o tempo de duração das viagens, a redução de custos, o equilíbrio entre a vida profissional e o conforto de se poder trabalhar em qualquer lugar. Foram, muito provavelmente, também estas as razões que levaram o cirurgião Dr. Owen Hunt a optar pela solução de Escritório Virtual.

Há coisas mais fáceis de prever do que outras. Poderemos facilmente prever o escritório do futuro? Algumas das tendências mais futuristas relativas ao espaço de trabalho e aos novos modelos de escritório foram apresentadas recentemente em Lisboa, numa conferência promovida em pela Cushman & Wakefield e pelo jornal OJE. Wim Van Hove, da Procos Group, realçou que o escritório do futuro terá mais espaços de interacção humana e que, cada vez mais, o trabalho individual será feito fora da empresa, seja em casa, em viagem ou simplesmente em espaços públicos. Segundo Van Hove, um posto de trabalho só servirá para tarefas que impliquem interacção humana, como as reuniões e apresentações; cada colaborador estará contactável em qualquer parte do mundo, utilizando comunicação remota que será cada vez mais intuitiva e os escritórios serão muito diferentes dos modelos que conhecemos actualmente: vão conjugar áreas de retiro, áreas privadas, áreas de pequenos encontros e salas de reunião para grupos maiores. Na realidade, haverá um novo conceito de escritório porque haverá também um novo mundo de trabalho – mais dinâmico, mais eficiente e baseado numa relação mais aberta entre a chefia e os colaboradores, promovendo a responsabilidade social e um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

Afinal, trata-se apenas de adquirir novos hábitos e gerir o trabalho de forma mais racional, aproveitando o que as novas tecnologias têm para oferecer. Actualmente, algumas empresas já adoptam este modelo (os exemplos mais conhecidos são a Microsoft e a Google), mas também no mundo das PME e das microempresas tem-se registado uma grande mudança face ao funcionamento do escritório convencional. Em Portugal já é habitual uma pequena empresa com notoriedade no mercado ocupar postos de trabalho temporariamente num Centro de Negócios. As equipas poderão trabalhar em qualquer parte do mundo e os postos de trabalho são arrendados apenas quando há necessidade de reuniões de trabalho ou encontros com clientes. Se a este serviço acrescentarmos o Escritório Virtual, ou seja, a adopção de uma morada de prestígio, o apoio de secretariado à distância com atendimento telefónico personalizado e o acesso online a plataformas colaborativas, quer via PC quer via smartphone, então estamos a falar de um novo paradigma que é sinónimo de maior flexibilidade, contenção de custos, eficiência e produtividade. O conceito “Office Anywhere” veio para ficar e é um dos principais aliados das empresas.

A edição deste ano da Expo Franchise, realizada em Lisboa, revelou-se mais uma vez uma excelente iniciativa de apoio ao empreendedorismo, numa altura em que há uma tendência crescente de profissionais a apostar no arranque do seu próprio negócio. “O empreendedorismo não depende da crise nem de ciclos económicos, depende de boas ideias”: esta declaração de João Carvalho, director-geral da MELOM, marca start-up premiada este ano pelo Instituto de Informação em Franchising, representa o estado de espírito das empresas que não receiam investir, nomeadamente em modelos de negócio já testados, como é o caso das marcas franchisadas.

A precariedade laboral é uma realidade nos tempos que correm e, segundo o Instituto de Informação em Franchising, grande parte dos visitantes deste ano apresentava um perfil orientado para a criação do seu próprio emprego e com um nível de qualificação mais elevado, relativamente a anos anteriores. De acordo com o último Censo realizado por este Instituto, o sector de actividade que mais cresceu foi o dos Serviços, representando 52% das marcas (em 1999, este sector representava apenas 28%).

É precisamente no sector dos Serviços que as marcas têm apostado em formatos inovadores que resultam em ganhos de eficiência e redução de custos fixos para os Franchisados. Diversos case studies internacionais demonstram que o Escritório Virtual tem sido uma opção bastante válida para empresas franchisadas iniciarem a sua actividade.

Em Espanha, um caso de sucesso tem sido o da marca “myCenter”, na área da consultoria financeira: os franchisados não necessitam de um escritório permanente, desenvolvem o seu trabalho a partir de casa e têm o apoio de um Business Center que lhes garante um secretariado à distância, atendimento telefónico personalizado e utilização pontual de salas de reunião. Estas são as grandes vantagens do Escritório Virtual: flexibilidade, redução de custos e concentração no core business.

Em Portugal, marcas como a HomeInstead, na área do apoio domiciliário, e da Publipan, na área dos suportes publicitários, são excelentes exemplos de marcas que estão a expandir a sua rede de Franchising recorrendo, nomeadamente, ao Escritório Virtual: deste modo, conseguem oferecer aos franchisados uma solução de baixo custo, em que grande parte do investimento se resume ao direito de entrada e aos royalties, usufruindo de um serviço Premium que lhes permite separar a vida pessoal da profissional, utilizar uma morada para sede social, salas de reunião e de trabalho, bem como um atendimento telefónico personalizado 24 horas/dia. Uma ideia inteligente que poderá ser aplicada independentemente dos tempos de crise e dos ciclos económicos.

Estudos recentes levados a cabo pelas multinacionais RingCentral e Regus permitiram tirar conclusões interessantes sobre as novas tendências no que respeita à utilização de espaços de trabalho e adopção de modelos de teletrabalho.

Um dos estudos, realizado em Dezembro de 2009 junto de PME nos Estados Unidos, mostrou que apenas 15% dos colaboradores trabalham num único local; por outro lado, quando estão a trabalhar fora do escritório, e ao telefone com o cliente, 80% dos trabalhadores quer transmitir a ideia de que se encontra no escritório.

Este mesmo estudo revela que, durante o ano de 2010, praticamente dois terços (67%) das PME irão contratar mais colaboradores e destes, cerca de 57% passariam a trabalhar remotamente, a partir de casa ou das instalações dos clientes, considerando as poupanças obtidas com o arrendamento de escritórios e a possibilidade de adesão ao serviço de Escritório Virtual. Esta alternativa tem tido uma procura crescente tanto por parte de PME como de grandes empresas, face à possibilidade de usufruto de salas de reuniões e serviços de secretariado prestados por Centros de Negócios que se têm especializado neste tipo de soluções, tanto nos Estados Unidos como na Europa.

Um case-study muito divulgado nos últimos tempos tem sido o da Revista “Inc Magazine”, sediada em Manhattan, que permitiu uma poupança anual de 500.000 USD e um aumento de produtividade de 20% através da adopção do teletrabalho para a equipa editorial, mantendo na sede os departamentos de apoio e salas de reuniões para utilização pontual, em caso de necessidade. Factores como o tempo ganho com deslocações e o equilíbrio familiar foram destacados entre os colaboradores, para além dos meios tecnológicos que tornam cada vez mais eficiente o trabalho remoto.

A implementação destas medidas passa, não só, pela confiança que se tem nas equipas de trabalho, mas também pela consciencialização das vantagens do modelo de escritório virtual, tanto para as pequenas empresas como para as multinacionais, nomeadamente numa fase de prospecção de negócio.

O actual clima de recessão veio despertar o interesse de muitas empresas neste tipo de soluções, sendo uma oportunidade para muitas delas desenvolverem a sua actividade de forma sustentada e racional.

Numa altura em que a racionalização de custos é a palavra de ordem, as empresas procuram cada vez mais soluções flexíveis ao nível da utilização dos espaços de trabalho e do apoio administrativo.

As siglas VO, CW e VA significam, respectivamente, Virtual Office, Coworking e Virtual Assistant. Estes novos modelos, ainda a serem assimilados no nosso mercado, foram potenciados pelo boom tecnológico e pela possibilidade de trabalharmos em qualquer parte do mundo: Podemos recorrer a um Virtual Office, onde utilizamos temporariamente um espaço de trabalho e usufruímos de serviços de secretariado à distância; podemos adoptar o coworking, partilhando o espaço de trabalho com outros profissionais e empresas a um custo reduzido, fomentando as sinergias e o networking; ou poderemos contratar um(a) Virtual Assistant, caso desejemos ter um serviço de secretariado personalizado, sempre disponível online.

Imagine uma start-up, com capacidade financeira inicial limitada, que por um valor justo pode dispor de uma morada de prestígio, salas de reuniões equipadas com as tecnologias mais recentes, um atendimento telefónico personalizado, bem como um serviço profissional de secretariado virtual. As opções de Virtual Office, Coworking e Virtual Assistant vieram permitir que estas empresas se concentrem no seu “core”, aliviando os custos fixos e adoptando uma estrutura flexível.

Estes conceitos podem, de igual forma, aplicar-se a uma multinacional que decide abrir escritório noutro país. Com um investimento mínimo, estas companhias correm menos riscos numa fase de prospecção de negócio, aderindo a um escritório que, sendo designado “virtual”, dispõe, na realidade, de escritórios de trabalho partilhados (coworking) e de uma equipa de secretariado profissional, reforçando a sua imagem e credibilidade no mercado.

Independentemente da altura ou o local onde se encontrem, estes serviços reduzem a distância física, mantêm a operacionalidade da empresa e evitam a deslocação de meios e recursos.

É também na fase de reestruturação organizacional que estes conceitos se apresentam como factores decisivos na prestação de um serviço de qualidade, a preços competitivos, sendo previsível que num futuro próximo estas novas siglas estejam disseminadas no vocabulário quotidiano das organizações.

No entanto, é hoje, mais do que nunca, que elas se apresentam como recursos inovadores face a um cenário de desafios contínuos que impõe soluções inteligentes e de máxima eficácia.

O artigo “Work Smarter with a Virtual Office” publicado recentemente no site officetoday.com por Karen Condi, CEO da consultora americana Alliance Office Strategies, veio realçar a importância que as grandes companhias têm dado nos últimos anos aos novos modelos de gestão do espaço de trabalho.

Estatísticas recentes publicadas nos Estados Unidos indicam que grandes empresas como a IBM e a Accenture têm cerca de 50% dos seus colaboradores a laborar fora das instalações, sendo que dos 115.000 quadros da IBM americana, 46.000 adoptam com regularidade locais de trabalho alternativos.

O conceito de Escritório Virtual nasceu nos anos oitenta do século passado, tendo atingido maior notoriedade nos anos noventa, numa altura em que as novas tecnologias e a internet, em particular, contribuíram para uma maior mobilidade dos profissionais trazendo grandes vantagens para as companhias que apostavam na internacionalização. Na prática, estas empresas não precisavam de um espaço físico para se instalaram num país: bastava contratarem um serviço de escritório virtual a um Business Center que lhes disponibilizasse uma morada de prestígio numa zona central, atendimento telefónico profissional e salas de reuniões para sessões de trabalho. Para além dos montantes financeiros envolvidos nestas operações, muito mais baixos do que a opção pelo tradicional arrendamento ou aquisição do escritório, os factores “flexibilidade” e “eficiência” foram decisivos para a massificação do conceito de Escritório Virtual.

Actualmente, dezenas de empresas multinacionais instalam-se em Portugal por via deste serviço, aproveitando as vantagens competitivas que aqui encontram ao nível tecnológico, com soluções multicanal inovadoras que permitem um contacto online e em tempo real com os clientes “anytime-anywhere”.

Ao contrário do que se possa pensar, o Escritório Virtual não pertence unicamente ao universo das PME e dos profissionais liberais com orçamentos limitados no início de actividade. A título de exemplo, a Google abriu um escritório virtual no Brasil e a Starbucks adoptou a mesma estratégia em Portugal, conseguindo cumprir o objectivo de crescimento sustentado que caracteriza estas empresas, seguindo o princípio defendido por Karen Condi: “Work Smart”.

"Os novos modelos de negócio são aqueles que trazem a inovação para o mercado e as empresas do futuro serão aquelas que venderão inovação". Esta declaração de Eurico Neves, CEO da consultora Inovamais, no âmbito da Conferência Tech Media Europe realizada no Porto em Fevereiro de 2011, resume bem o novo paradigma do mercado empresarial e os desafios a que este está sujeito. O Evento, organizado pela Europe Unlimited e pela APDC – Associação Portuguesa para o Desenvolvimento das Comunicações - permitiu divulgar dezenas de projectos europeus de empresas start-up, onde se destacaram algumas empresas portuguesas.

Na área do imobiliário, foi apresentado o myOffice app, a primeira aplicação mundial de escritório virtual para smartphone da autoria do Avila Business Centers. Este Centro de Negócios contou com a parceria das tecnológicas portuguesas Swipe Twice e WATERDOG mobile, que desenvolveram as versões para iPhone/iPad e para Android, respectivamente, esta última a lançar em Março de 2011.

Na área Mobile, os últimos estudos referem que iremos assistir a um tremendo crescimento do número de utilizadores. Em 2020 prevêem-se 50 mil milhões e o lançamento de 100 novas aplicações inovadoras todos os dias, de acordo com dados apresentados pela Ericsson e que o World Mobile Congress de Barcelona veio confirmar.

Esta realidade não deixa grande margem de manobra para os Centros de Negócios que queiram acompanhar as novas tendências de consumo na área dos espaços de trabalho – os negócios fazem-se cada vez mais à escala global e a rapidez de resposta é decisiva para o seu sucesso, bem como a mobilidade dos profissionais – neste ponto, os smartphones e, mais recentemente, os Tablets, vieram revolucionar os hábitos instalados, contribuindo para um aumento da eficiência das organizações e para uma mudança da sua filosofia organizacional: o princípio é o seguinte: não interessa onde as empresas fazem, mas sim o que fazem.

Conceitos como o Escritório Virtual, o coworking e o secretariado à distância começam a ter cada vez mais adeptos, não só nas microempresas mas também nas médias e grandes empresas que procuram racionalizar custos e modelos de trabalho no actual contexto económico. O escritório do futuro será cada vez mais uma ferramenta de apoio aos profissionais que procuram gerir melhor o seu tempo, equilibrando a sua vida familiar e profissional, optimizando o seu trabalho através de soluções que ofereçam, não só a utilização temporária de espaços de trabalho e atendimento telefónico, mas também aplicações mobile que representam o “Escritório 3.0”: onde quer que estejam, os profissionais estão em contacto com o escritório e com o mundo.

Há uns dias alguém dizia que, actualmente, é mais seguro trabalhar por conta própria do que por conta de outrem. Efectivamente, a recessão económica que o país atravessa tem levado muitas empresas a reduzir a sua estrutura, adequando-a às novas realidades dos mercados. Por outro lado, muitas empresas de menor dimensão que apostaram num crescimento sustentado têm conseguido fazer face às actuais dificuldades: adoptam um modelo de gestão flexível com uma liderança forte e capacidade de decisão. Se, por um lado, esta crise tem emagrecido algumas empresas, por outro lado, tem contribuído para a afirmação de muitos profissionais que decidiram assumir o papel de empreendedores, aproveitando a oportunidade para desenvolver projectos inovadores e de grande potencial. Nesta fase, coloca-se a questão se vale a pena criar uma grande estrutura empresarial ou se é preferível gerir uma pequena empresa, controlando a qualidade do serviço e apostando na especialização e na diferenciação do produto ou serviço. Observando o mercado das PME no nosso país é muito fácil encontrar oportunidades de negócio, porque a margem de progressão em vários sectores é imensa (como o Turismo) e a concorrência muitas vezes é limitada. A aposta do médio e longo prazo é cada vez mais uma estratégia dos empresários e tal só se consegue com estruturas pequenas e ágeis. Actualmente há várias ferramentas que permitem a divulgação da nossa marca ou empresa de forma simples, eficaz e barata, como sejam as redes sociais e as acções de networking organizadas por câmaras de comércio e associações empresariais. O envolvimento nestas iniciativas constitui um factor de motivação extra para o empresário, tanto do ponto de vista profissional, como pessoal, pelas experiências partilhadas e a aprendizagem que proporcionam.

Neste domínio, os Centros de Negócios têm oferecido às empresas em fase start-up soluções que passam pelo escritório virtual, pelo secretariado à distância, pelo aluguer de escritório com serviços partilhados e pelo co-working. O contributo destes Centros tem sido decisivo para o desenvolvimento destas empresas, mantendo uma estrutura leve numa lógica defendida pelo economista britânico E. F. Schumacher em 1973, aquando da publicação do seu livro “Small is Beautiful”. Esta frase nunca esteve tão actual.