Bits & Business - der Digitalisierungspodcast für KMU

Welche rechtlichen Hürden gibt es für mobile Arbeit? Was sind nach 2 Jahren Remote Work neue, wichtige Tipps für Arbeitnehmer und Remote Unternehmen? Welche (steuer)rechtlichen Aspekte sollten für mobiles Arbeiten im Ausland berücksichtigt werden? Und was bedeutet remote arbeiten eigentlich genau? Wer eine Stellenbeschreibung liest oder formuliert sollte die Antworten auf folgende Fragen wissen: Homeoffice und mobiles arbeiten - Was ist der Unterschied? Gibt es eine Betriebsvereinbarung für mobiles Arbeiten?

Unsere Interviewpartnerin Teresa Hertwig (Inhaberin und Gründerin von GetRemote) ist Beraterin und Trainerin für die Einführung und Festigung einer Remote Work Kultur & Struktur in Unternehmen und weiß, wie Unternehmen möglichst effizient mobil arbeiten.

Hierzu gibt Sie Tipps zur effizienten internen Unternehmenskommunikation und z. B. beschreibt detailliert, wie Unternehmen die Chat Nutzung optimieren optimieren können. Warum versanden Infos im Unternehmen oft? Neben allen Rahmenbedingungen rund um das mobile Arbeiten gibt Sie Tipps und Tricks für Ihr mobiles Home Office und zu mehr Effizienz in der Nutzung von Remote Work Software.

Darüber hinaus sprechen wir auch über New Work Beispiele. New Work Maßnahmen gehen mit der voranschreitenden Entwicklung hin zu remote first einher und helfen vielen Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern. Das geschieht dadurch, dass für Mitarbeiter mehr Entscheidungsfreiräume geschaffen werden. Auf die New Work Definition gehen wir zusammen mit Teresa Hertwig ein beschreiben differenziert, wie New Work erfolgreich implementiert werden kann. Dazu stellen wir die Frage: Passt New Work auf alle mittelständische Unternehmen oder eignen sich bestimmte Unternehmensformen besser?

Wir beantworten außerdem die Fragestellung: Wie lässt sich die Akzeptanz von New Work im Unternehmen messen?

Zur in der Episode besprochenen Ausgabe des Harvard Business Managers und dem entsprechenden Fragebogen zur Messung der Akzeptanz von New Work im Unternehmen geht es hier. https://www.manager-magazin.de/harvard/print/hm/index-2020-12.html

In der Ausgabe finden Sie neben spannenden Artikeln auch einen Fragebogen zur Messung des psychologischen Empowerments von Mitarbeitern bezüglich New Work Akzeptanz.

Wie mehr Mandanten und Unterlagen schneller bearbeiten mit den richtigen Prozessen und Tools? Das sind die Vorteile für eine digitale Steuerberatung, die mit passenden Tools und Arbeitsabläufen erzielt werden können.

Ob Bearbeitung der Einkommenssteuererklärung, Lohnsteuererklärung oder Verwaltung von anderen steuerrelevanten Unterlagen: Mit Software für Steuerberater lässt sich digital effizienter arbeiten. Doch Steuerberatungssoftware wie DATEV und Co. sind nur der Anfang. Durch Schnittstellen zu anderen Tools und digitales Dokumentenmanagement lassen sich Informationen deutlich schneller übermitteln und an die entsprechenden Personen weiterleiten.

In dieser Episode, einer Aufzeichnung unserer Digitalisierungskonferenz, der bitsandbusiness.de, sprechen wir über Best Practices zur Digitalisierung für Steuerberater.
Unsere Gäste Savas Kozluklu CEO & Founder von SOMAX, einem Unternehmen für Kanzleimarketing, Digitalexperte André Nünninghoff von NAFDO, sowie der selbstständige Buchhalter Florian Reichardt sind allesamt Experten, wenn es darum geht, mit Steuerunterlagen effizient zu arbeiten. 

Sie diskutieren darüber, wie sich Softwarelösungen als Steuerberater nutzen lassen, um sicher Prozesse zu automatisieren und Arbeitserleichterungen zu schaffen. Wir besprechen außerdem, welche Software Steuerberater weiterbringt und wie Steuerberater auch ihre Arbeitsabläufe optimieren können.

Thematisiert wird in unserer Episode darüber hinaus, welche Effizienzvorteile digitales, cloudbasiertes Arbeiten im Vergleich zu papierbasiertem Arbeiten bei Steuerberatern mit Aktenordnern, Pendelordnern und Co. bringt und worauf im Umgang mit Daten, aber auch bei der Softwareauswahl zu achten ist.

Neben ökologischen Aspekten ist Nachhaltigkeit und vor allem Nachhaltigkeitsmarketing ein Verkaufsargument. Im Interview mit Moritz Blees (DTC Gründer & Berater) sprechen wir über die Umsetzung von Nachhaltigkeit im Mittelstand.

Er ist Marketer, betreibt ScaleUp-Beratung, hat das Nachhaltigkeitsunternehmen Kerbholz und die nachhaltige Modemarke ehrlich Textil mitgegründet und betreibt auch seinen eigenen Podcast “How to sell stuff online, fast. Wir thematisieren, wie man sich als Unternehmen und nachhaltige Marke besser aufstellen kann und wie sich in Unternehmen Nachhaltigkeit vermarkten lässt. Worauf kommt es bei ESG Kriterien (Environmental (Umwelt), Social (Soziales) und Governance (Unternehmensführung)) für nachhaltige Marken an? Außerdem besprechen wir, wieso D2C brands, also direct to consumer Marken, sich für die Entwicklung von nachhaltigen Produkten sehr gut eignen und welche EU-Richtlinien bzw. CSR Nachhaltigkeitsrichtlinien für mittelständische Unternehmen in Zukunft erwartet werden können. Über diese Fragen hinaus besprechen wir, wie sich papierbasierte Prozesse im Unternehmen reduzieren und digitalisieren lassen - neben Umweltfaktoren auch ein Effizienzfaktor in Unternehmen. 

Zur in der Episode genannten Case Study mit McMakler:
https://magazin.getcaya.com/deep-dive-interview-wie-die-finanzbuchhaltung-von-mcmakler-durch-automatisierung-und-verknupfung-digitalisierter-prozesse-mitarbeiter-entlastet/

Zum Direct-To-Consumer Podcast (how to sell stuff online fast) von unserem Gast Moritz Blees und zu den Interviewpartnern, die wissen wie man Dinge schnell im Internet verkauft. https://podcasts.apple.com/de/podcast/how-to-sell-stuff-online-fast/id1562702322. 


Übrigens: CAYA ist klimaneutral.
CAYA-Kunden sind ab sofort Kunden eines klimaneutralen Unternehmens. Zusammen mit ClimatePartner, einem Lösungsanbieter im Klimaschutz, hat CAYA seine CO2-Emissionen berechnet, reduziert und restliche Emissionen durch Unterstützung eines international anerkannten Klimaschutzprojektes ausgeglichen.

Worauf achten? Datenschutz, Rollenverteilung, Zugänge, Datensicherung der Cloud Anbieter und mehr. SaaS Anbieter sind aus Gründen der Effizienz, Nutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit auf dem Vormarsch. Der eigene On-Premise Server wird immer weniger relevant. Cloud-Nutzung und vernetzte Ökosysteme aus verschiedenenen SaaS Anbietern setzen sich mehr und mehr durch. In dieser Episode sprechen Frank Türling von Basaas, Andre Nünninghoff von NAFDO und Sven Lackinger von Sastrify darüber, wie und warum in die Cloud ausgelagerte Prozesse Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit schaffen und warum sie weniger unternehmenseigene Ressourcen in Beschlag nehmen. Alle 3 sind Experten, wenn es darum geht ein Ökosystem aus verschiedenen SaaS-Anbietern zusammenzustellen und auf Unternehmen abzustimmen. Diese Episode wurde im Rahmen der Digitalisierungskonferenz von CAYA, der bitsandbusiness.de aufgezeichnet.

Speziell sprechen wir darüber, welche Arbeitserleichterung und Automatisierungen durch die richtige Verzahnung von Anbietern möglich sind, warum eigene On-Premise Server immer weniger zu empfehlen sind und wie und warum SaaS Lösungen dem schnellen Unternehmenswachstum hier deutlich besser helfen können.

Welche Compliance Anforderungen sind für Unternehmen relevant? Worauf kommt es bei einem Compliance Management System auch im Mittelstand an?

Im Interview verrät Benjamin Reif,  Co-Founder & CEO von Sawayo, einer Compliance Management Software für KMU, Compliance Tipps und Compliance Best Practices für Unternehmen, die an der Einführung oder Optimierung Ihrer Compliance Management Systeme interessiert sind. In knapp 30 Minuten wird das Thema Compliance einfach erklärt und es wird aufgezeigt, welche Compliance Regeln Unternehmen im Mittelstand auf dem Schirm haben sollten. Benjamin Reif zeigt auf, wie Sie sich als verantwortliche Person gegen Haftungsrisiken absichern.

Auch die wachsende Compliance Bedeutung für Unternehmen im Mittelstand beleuchten wir im Detail und zeigen auf, warum die Verhinderung von einem Compliance Verstoß nicht nur Unternehmen absichert, sondern warum sie auch ein Wettbewerbsvorteil sein kann.

Anhand praktischer Beispiele zeigt Benjamin Reif auf, warum Compliance Anforderungen an Unternehmen in Zukunft auch im Mittelstand stark wachsen werden - Stichwort Lieferkettengesetz / Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Auch verweist er bei der Einführung von Compliance im Unternehmen auf die Relevanz eines Hinweisgeber Systems und die Relevanz der Befähigung Compliance beauftragter Mitarbeiter. Die Umsetzung von Compliance Richtlinien ist für ihn kein Nebenbei-Thema, das ohne Compliance Schulung bei der Personalabteilung abgeladen werden sollte.

Darüber hinaus nennt Benjamin Reif  für Compliance Verstöße Beispiele und zeigt auf, wie Unternehmen diese verhindern können.

Wir zeigen, was bei einer Compliance Richtlinie zu beachten ist und wie eine Compliance Regelung auch im Mittelstand erfolgreich eingeführt werden kann - ein Aufwand, der oft überschätzt wird.

Interessiert an zusätzlichen Compliance Ratschlägen? Zum Artikel mit weiterführenden Compliance Infos und Tipps von Benjamin Reif.

Dazu sprechen wir mit Benjamin Storm, Geschäftsführer bei der SIMPEX GmbH. SIMPEX produziert Möbel für den medizinischen Bedarf. Benjamin Storm hat das Unternehmen vor einiger Zeit übernommen und auf den digitalen Erfolgspfad geführt. Im Interview verrät er, wie wenig digitalisierte Mittelständische Unternehmen Tools auswählen können, welche Tools er empfiehlt und welchen Schulungsansatz er verfolgt. Dazu präsentiert er im Detail ein eigens entwickeltes Digitalisierungsframework für die digitale Transformation im Mittelstand.

Wir besprechen u.a. im Detail, warum Microsoft 365 viele Toolbereiche abdeckt und wie sich diese Bereiche intelligent verknüpfen lassen. Benjamin Storm und Simpex gehen hier weit über Microsoft Word und Excel hinaus. Benjamin zeigt, wie in einer wenig digitalen Organisation z. B. auch agile Arbeit und spezielle Projektmanagementtools von Microsoft genutzt werden können. Erfahren Sie, warum die Stammdatenpflege essenziell für anschließende digitale Prozesse ist und welche Grundlagen es gibt, auf die der Mittelstand für eine erfolgreiche Digitalisierung achten sollte.

Wir besprechen außerdem, wie die Auswahl von Bürosoftware für den Mittelstand gestaltet werden kann und wir stellen die Frage, welches Level an Softwaresupport für KMU sinnvoll ist und wie durch Wikis und Gamification Mitarbeiter sich selbst effizient Wissen aneignen können.

Links, die im Podcast erwähnt werden:

Unbekanntere Funktionen in Slack für mehr Effizienz 

Projektmanagementsoftware Vergleich

Wie Ordnerstrukturen und Dateinamenstrukturen optimal aufsetzen

Diskussions-Panel, das kürzlich während unserer Digitalisierungskonferenz, der Bits & Business stattfand. Themenüberschrift: Deepdive insurance marketing: Wie erklärungsbedürftige Produkte vermarkten? Unsere 4 Diskussionsteilnehmer aus der Versicherungsbranche Bastian Kunkel, VMK Versicherungsmakler; Robert Thiele, Releox; Dr. Robin Kiera, Digitalscouting.de; Hannes Heilenkötter von Blaudirekt wissen, dass im Versicherungsvertrieb bis zum Vertragsabschluss oft viele Schritte inkl. Beratung nötig sind. Sie bringen spannende Ansätze zur digitalen Vermarktung mit und geben quasi ein komprimiertes Vertriebscoaching, wie Sie eine Versicherung verkaufen - innerhalb von 30 Minuten.

Thesen u.a.: Versicherungszielgruppen werden oft erst erreicht, wenn es schon zu spät ist. Wenn der Versicherungsfall eingetreten ist und sich kein Versicherungsabschluss mehr realisieren lässt. Außerdem fehlt stärker noch als das Verständnis von Versicherungsdienstleistungen bei der Zielgruppe das Vertrauen in diese. Findet die Auszahlung einer Versicherung auch tatsächlich statt? Was ist genau versichert? Hier zeigen unsere Experten auf, wie Versicherungsunternehmen mehr Transparenz kommunizieren können, als mit einem Image-Werbespot mit Usain Bolt. Sie zeigen, wie Vertrauen bereits in der Verkaufsphase deutlich gestärkt werden kann und wie Versicherungen Neukundengewinnung letztlich optimieren können.

Übrigens: Interessiert an einem Vergleich zu Versicherungsmaklersoftware? Schauen Sie sich unseren unabhängigen Ratgeber zu Maklerverwaltungsprogrammen (MVP) mit Toolvergleich und Best Practices zur Nutzung an. Eventuell ist auch die Vermarktungsstrategie im Nischensegment des Spezialversichereres Exali aus unserer Podcastepisode oder unsere Case Study mit Getsafe zur Nutzung von CAYA zur Postdigitalisierung interessant für Sie.

Social Media Kommunikation stellt mittelständische Unternehmen häufig vor die Herausforderung, dass die Ansprache nicht immer zur Zielgruppe des Unternehmens passt. Oft werden die Interessen der Zielgruppe laut unserem Interviewpartner nicht richtig bedient. KMU sollten sich daher die Frage stellen, was sie mit einem Post erreichen wollen.

Darüber hinaus stellen wir die Frage: Gelten für KMU andere Spielregeln beim Erstellen einer Social Media Strategie? Spricht man zu Privatkunden anders als zu Geschäftskunden? Vielleicht. Entscheidend ist vor allem, sich die richtigen Fragen zu stellen. Nur so erreicht man eine klare Vorstellung davon, welche Ziele man verfolgen sollte. In dieser Episode besprechen wir, wie eine Abgrenzung von einer B2B-Zielgruppe zu einer B2C-Zielgruppe in der Social Media Kommunikation gelingt.

Außerdem erfahren Sie in dieser Episode, was klassische Fehler in der Social Media Kommunikation sind und wie Sie diese gekonnt umschiffen, um die eigenen Zielgruppe smarter und passgenauer anzusprechen. Zu diesen Fragestellungen sprechen wir mit Christian Allner. Er ist unter anderem Hosts des Podcasts #Onlinegeister, welcher sich auf Social Media Trends und Entwicklungen im Bereich und Online Marketing fokussiert und wird uns auch etwas über seine Ideen und Best Practices für ein digitales, automatisiertes Büro, das Büro 4.0 erzählen und wie sich dieses von dem Konzept New Work abhebt.

Link zum Büro 4.0 Artikel im CAYA Magazin: https://magazin.getcaya.com/buero-4-0-effizientere-prozesse-durch-digitalisierung/

Arbeit lässt sich nach bekannten Erfolgsschemata erledigen, aber auch mit smarten Workflows und Prozessstrukturen optimieren. Damit sind sowohl Prozesse in digitalen Tools, die man effizienter gestalten kann, als auch Automatisierungen gemeint. 
In dieser Sonderfolge präsentieren wir eine weitere Diskussionsrunde, die zuletzt im Rahmen unserer Digitalisierungskonferenz bitsandbusiness.de stattfand zum Thema Workflow Management.

Die Themenüberschrift ist hier: Mit smarten Workflows und Prozessautomatisierungen zu mehr Effizienz. Digitale Workflows ermöglichen mehr Effizienz im Mittelstand als papierbasierte Prozesse, lassen sich aber auch auf vielen Ebenen optimieren. Wir fragen daher, welche Prozessstrukturen im Mittelstand gut funktionieren und Potenzial haben.

Unsere 5 Diskussionsteilnehmer, Sebastian Janus von Scaleuplab, der auch moderiert hat, Eva Spannagl von Moss, Sebastian Wengryn von ContractHero, Nikolai Skatchkov von Circula und Amadeo Tasca von Candis sprechen über Workflow Best Practices und intelligente Prozessoptimierung zur Arbeitserleichterung und zum Workflow Management, über beliebte Tools zur Prozessautomatisierung, aber auch darüber, was vielleicht nicht automatisiert werden sollte, da dort wiederkehrende Fehlerquellen lauern.

Budgetplan vs. Liquiditätsplan. Kennen Sie den Unterschied? Schon mal von einem Liquiditätsplan gehört? Im Interview mit Timo Hoffmann, Head Of Partnerships DACH von Agicap, einem Anbieter für Liquiditätsplanungssoftware, besprechen wir, was genau einen Liquiditätsplan auszeichnet und welche Vorteile er für die Finanzplanung im Mittelstand hat.

Wir definieren, wie die Liquiditätsplanung optimal aufgesetzt wird, welche Metriken ein Liquiditätsplan beinhaltet und in welcher Phase des Lebenszyklus und bei welcher Größe eines Unternehmens er am meisten Sinn macht. 

Durch gezieltes Liquiditätsmanagement lassen sich Planungssschritte für Finanzierungen, Warenbestellung oder die Projektplanung oft deutlich besser, genauer und zeitnaher planen, als mit einem Budgetplan.

Timo zeigt auf, wie sich durch Nutzung von Software zum Liquiditätsmanagement das Risiko von Liquiditätsfallen wie einer Insolvenz und Co stark reduzieren lässt. Es erwarten Sie spannende Finance Learnings.

PS: Wer sich im Bereich Finance auch für eine neue Buchhaltungssoftware interessiert, dem empfehlen wir unseren Artikel zum Buchhaltungssoftware-Vergleich.