Business Reloaded

Viele Menschen schreiben am liebsten von Hand. Das hilft beim Denken und beim Merken. Und dann liegt da ein Notizbuch voller Seiten, aus dem Post-Its ragen, und alles, was darin steht, muss noch einmal in den Rechner.

In dieser Folge zeige ich euch an einem Beispiel aus meinem eigenen Unternehmen, wie ein Notizbuch mit digitalem Stift, das Moleskine Smart Writing Set, Handschrift in Echtzeit aufs Smartphone bringt. Auf dem Papier sieht alles aus wie immer, geschrieben wird wie gewohnt.

So entsteht Handschrift, die gleichzeitig digital vorliegt: als PDF exportierbar, mit farblichen Kennungen und auf Wunsch auch in Normalschrift. Das Ziel: weniger Doppelarbeit, weil Informationen für Digitalisierung, Automatisierung und KI-Tools gar nicht erst abgetippt werden müssen.

Alt plus Neu, Mensch plus neue Technik: Man muss nicht alles Altbewährte über den Haufen werfen. Oft sind es kleine Erfolgsrezepte, die den Unterschied machen.

Wer damit Notizen mit Kunden- oder Personenbezug digitalisiert, sollte vorher klären, wo die digitalen Seiten liegen, wie lange sie aufbewahrt werden und wer Zugriff hat.

Moleskine Smart Writing Set (Notizbuch · Smart Pen) · App auf dem Smartphone
Aufwand: Der Stift muss geladen sein, das geht auch beim Schreiben. Unbezahlt, ohne Werbeauftrag, es ist meine persönliche Erfahrung.

Business Reloaded. Denn Erfolg darf wieder leicht sein.

PS: Bei allem, was ich hier zeige, achte ich auf Datenschutz, Vertraulichkeit und die gesetzlichen Vorgaben.

Es sind nie die großen Projekte, die den Tag zerlegen. Es sind die Aufgaben, die nur ein paar Minuten dauern - zu klein, um sie jemandem zu geben, und zu viele, um sie nicht zu merken. Eine Mail, in der endlich alle Termine für eine Workshopreihe stehen, zum Beispiel: Freude - und im selben Moment der Gedanke, sie jetzt alle von Hand einzutragen.

In dieser Folge zeige ich euch an einem Beispiel aus meinem eigenen Unternehmen, wie ich drei dieser Kleinigkeiten loswerde: Termine aus einem Mail-Screenshot direkt in den Outlook-Kalender, behördliche Formulare, bei denen ich mir den Zusammenhang der Fragen erarbeite statt herumzutelefonieren, und Aufgaben, die ich einspreche statt sie zu tippen - sie landen als fertige Karte auf dem Trello-Board, mit Zuständigkeit und Frist.

Heraus kommt kein neues System, sondern ein ruhigerer Kopf. Die Folgetermine stehen vollständig im Kalender, ohne Korrekturschleife. Das Formular liegt nicht mehr wochenlang herum, und die Rückfragen der Behörde sind weniger geworden. Und Aufgaben, die früher nirgends landeten, weil das Eintragen länger gedauert hätte als die Aufgabe selbst, stehen jetzt auf dem Board.

Mein Learning: Kleinvieh macht auch Mist. Diese Aufgaben fallen nie auf, weil jede einzelne so klein ist - und genau deshalb hält sie niemand auf.

Ein Hinweis aus der Praxis: Beim Formular lasse ich mir den Zusammenhang erklären, nicht die Antwort. Unterschrieben wird von mir, also verantworte ich auch den Inhalt. Und in einen Screenshot gehört nichts Personenbezogenes - das leere Formular reicht, um eine Frage zu verstehen.

Die Zutaten dieser Folge: Outlook-Kalender | Trello | Claude Cowork mit Verbindung zu Microsoft 365 und Trello | ChatGPT, um bei neuen Formularen den Zusammenhang zu erarbeiten | die Sprachfunktion statt der Tastatur. Aufwand: keiner, der der Rede wert wäre. Das sind Handgriffe, keine Projekte. Neue Lizenzen braucht es dafür nicht.

Business Reloaded. Denn Erfolg darf wieder leicht sein.

PS: Was ich hier zeige, sind Wege aus meinem eigenen Arbeitsalltag und keine Rechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung. Datenschutz, Vertraulichkeit und die gesetzlichen Vorgaben gehören für mich selbstverständlich dazu. Wie das in eurem Unternehmen konkret aussieht, prüft ihr am besten selbst oder lasst es prüfen.

Anfragen kommen bei uns über viele Wege herein: über das Sammelpostfach, über einzelne Adressen, manchmal per Telefon. Jeder im Team weiß, was zu tun ist. Nur wusste niemand, wann er dran ist. Und dann liegt dieselbe Anfrage mehrfach ausgedruckt auf dem Tisch, während eine andere in derselben Woche liegen bleibt.

In dieser Folge zeige ich euch an einem Beispiel aus meinem eigenen Unternehmen, wie wir unseren Anfrageprozess neu gebaut haben – mit ChatGPT zum Analysieren, Claude Cowork zum Bauen und einem Trello-Board als gemeinsamem Ort, an dem sich Technik, kaufmännischer Blick und Administration die Bälle zuspielen.

So entsteht aus einem Prozess, der nur auf dem Papier stand, ein Ablauf, der von allein weiterläuft: ein Eingang statt vieler, jede Anfrage mit Zuständigkeit und Frist, und das Ziel, innerhalb von 48 Stunden eine belastbare Antwort zu geben – ein Angebot oder eine begründete Absage.

Mein wichtigstes Learning: Digitalisieren, automatisieren und KI-gestützt arbeiten sind drei verschiedene Dinge. Bei uns war längst alles digital – und trotzdem wurde ausgedruckt. Digital heißt eben noch nicht organisiert.

Die Zutaten dieser Folge:

Ein Sammelpostfach als einziger Eingang. Das gab es bei uns schon lange, es wird jetzt nur konsequent als einziger Weg genutzt – und ist danach leer, weil alles weiterwandert.

Ein Trello-Board, crossfunktional aufgebaut, mit einer eigenen Mailadresse. Die Anfrage wird dorthin geschickt, alle Anhänge kommen mit, und eine Automatikregel legt sie auf „neu".

ChatGPT, um den Ist-Zustand zu beschreiben und durchleuchten zu lassen. Mein Satz dabei: „Stell mir bitte noch mal zwanzig weitere Fragen."

Claude Cowork, um daraus das Board zu bauen. Den Prototyp hat es komplett angelegt, das Feintuning kam von mir.

Aufwand: ein halber Tag, einmalig. Neue Lizenzen brauchte es dafür keine.

Business Reloaded. Denn Erfolg darf wieder leicht sein.

PS: Was ich hier zeige, sind Wege aus meinem eigenen Arbeitsalltag – keine Rechts- oder Datenschutzberatung. Vertraulichkeit, Datenschutz und die gesetzlichen Vorgaben gehören für mich selbstverständlich dazu. Wie das in eurem Unternehmen konkret aussieht, prüft ihr am besten selbst oder lasst es prüfen.

Meetings, Telefonate und spontane Absprachen gehören zum Unternehmensalltag. Dabei entsteht ständig wertvolles Wissen. Die Herausforderung ist nur: Vieles bleibt im Gespräch, landet in einzelnen Notizen oder geht später schlicht verloren.

In dieser Folge zeige ich euch an einem Beispiel aus meinem eigenen Unternehmen, wie ich mit Plaud, Notion und KI Gespräche strukturiere, Inhalte aufbereite und Informationen direkt in einen digitalen Workflow überführe.

So entstehen aus Gesprächen Zusammenfassungen, Aufgaben und Wissen, das später wieder auffindbar und wirklich nutzbar ist.

Natürlich werden Gespräche nicht einfach ungefragt aufgezeichnet. Die Zustimmung des Gegenübers und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gehören für mich selbstverständlich dazu.

Business Reloaded. Denn Erfolg darf wieder leicht sein.