Chi phí trả trước là khoản chi phí đã phát sinh trước đó của doanh nghiệp, được sử dụng để mua sắm công cụ, dụng cụ hay một số tài sản khác cho doanh nghiệp nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, những khoản chi phí phát sinh này vẫn chưa được tính hết vào khoản chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Dựa theo thời gian sử dụng, khoản chi phí trả trước tại doanh nghiệp đều được chia thành 2 loại chính là chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn.

Chi phí trả trước ngắn hạn là các khoản chi phí đã phát sinh trong thực tế nhưng có liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của những kỳ hạch toán trong vòng một chu kỳ kinh doanh hay một năm tài chính. Do đó, chi phí này chưa thể tính hết vào chi phí sản xuất và kinh doanh trong kỳ phát sinh, mà sẽ được tính dồn vào hai hay nhiều kỳ kế toán sau đó.

Một số nghiệp vụ kế toán liên quan đến chi phí trả trước ngắn hạn như:

– Chi phí trả trước cho việc thuê nhà xưởng, nhà kho, cửa hàng, văn phòng cho một chu kỳ kinh doanh hay một năm tài chính

– Chi phí trả trước cho việc thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh doanh trong một chu kỳ kinh doanh hoặc một năm tài chính.

– Chi phí mua sắm các loại bảo hiểm như: bảo hiểm thân xe, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm cháy – nổ,… và những loại lệ phí mua – trả 1 lần trong năm.

– Chi phí cho các công cụ, dụng cụ thuộc loại tài sản lưu động sử dụng một lần có giá trị lớn và các loại công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn – dưới 1 năm.

– Chi phí cho đồ dùng thuê, giá trị bao bì vận chuyển có kỳ hạn tối đa là 1 chu kỳ kinh doanh hay một năm tài chính.

– Chi phí chi trả cho việc mua sắm tài liệu kỹ thuật cùng các khoản chi phí trả trước ngắn hạn khác. Các chi phí này được sắp xếp phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong một chu kỳ kinh doanh hay một năm tài chính.

– Chi phí trong thời gian ngừng làm việc (chi phí không thể lường trước).

– Chi phí sửa chữa các loại TSCĐ phát sinh quá lớn cần được phân bổ thành nhiều kỳ kế toán trong một năm tài chính hay một chu kỳ kinh doanh.

– Một số chi phí trả trước ngắn hạn khác như lãi mua hàng trả chậm, trả góp, lãi vay tiền trả trước,…

Lưu ý: Có một số nghiệp vụ sẽ liên quan đến chi phí trả trước trong quá trình hạch toán nhưng vì giá trị nhỏ, thuộc loại phân bổ 1 lần hay phân bổ 2 lần thì cần được xác định rõ ràng trước khi hạch toán.