In dieser Folge sprechen Dennis Jäger und Martin Sommer darüber, warum klar definierte W-Fragen (Wer, Was, Wann, Wie, Warum) die Grundlage für funktionierende Prozesse sind – und weshalb gerade unangenehme Abläufe wie der Mahnprozess sonst immer beim Chef hängen bleiben.
Du erfährst unter anderem:
Warum fehlende Klarheit bei Aufgaben dazu führt, dass Prozesse „verschlimmbessert“ werden oder ganz liegen bleiben.Weshalb der Mahnprozess Chefsache ist – auch wenn einzelne Schritte delegiert werden können.Warum „Prinzip Hoffnung“ (Das Geld kommt schon noch) keine Strategie ist, sondern Liquidität gefährdet.Wie feste Zeiten (z. B. täglich um 8:15 Uhr) Mahnungen planbar und kontrollierbar machen.Warum Standardvorlagen (E-Mails, Texte, Abläufe) der größte Hebel für Geschwindigkeit und Sicherheit sind.Wie du unangenehme Aufgaben durch Gamification & Wertschätzung besser im Team verankerst.Weshalb du Prozesse erst sauber definieren solltest, bevor du sie digitalisierst oder automatisierst.**Praxisbeispiel aus der Folge: Der Mahnprozess
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Als konkretes Beispiel nehmen die beiden einen Prozess, den fast niemand gerne macht, der aber überlebenswichtig ist: Zahlungserinnerungen & Mahnungen.
Beispiel-Struktur: Prozess: „Mahnprozess“
Schritt 1: Rechnung verschickenSchritt 2: Zahlungserinnerung per E-Mail (standardisiert)Schritt 3: Telefonische Nachfrage (nicht hinter E-Mails verstecken)Schritt 4: Letzte Mahnung (per Einschreiben)Schritt 5: Übergabe an Anwalt oder InkassoW-Fragen als Standard für jeden Prozess:
Wer ist verantwortlich?Was genau ist zu tun?Wann passiert es (fester Zeitpunkt, kein „irgendwann“)?Wie wird es gemacht (Vorlagen, Standards, Eskalationsstufen)?Warum ist dieser Schritt wichtig?Hausaufgabe (aus der Folge)
Im WhatsApp-Channel gibt’s wieder konkrete Vorlagen, damit ihr nicht bei Null anfangen müsst:
Kompletter Mahnprozess mit klaren Schritten und EskalationsstufenE-Mail- & Textvorlagen für Zahlungserinnerungen und MahnungenGesprächsleitfäden für Telefonate mit säumigen Kundenhttps://whatsapp.com/channel/0029Vb6bPkLG8l5FwomcC61Q
SBZ – Schulungs- und Prozesszentrum: www.spz-online.de
eLearningPlus/digi professionals GmbH: www.e-learning-plus.de