In Folge 13 haben wir geklärt, was moderne Zeitwirtschaftssysteme schon können. Jetzt wird's konkret: wie setzt man einen Systemwechsel erfolgreich um?

Die größten Fehler passieren nämlich nicht während der Implementierung – sondern schon vorher, bei fehlerhaften Planung. Und: Ein neues System allein bringt keine Verbesserung, wenn alte, ineffiziente Prozesse einfach übernommen werden.

Matthias Gebhard (ProTime/SD Worx) teilt seine Erfahrungen aus 25 Jahren Projektarbeit – ehrlich, praxisnah und mit konkreten Tipps.

Themen dieser Folge:

Hausaufgaben vor der Anbieterauswahl

• Warum "bei uns ist alles ganz einfach" ein Warnsignal ist
• Prozessanalyse: Was läuft heute wirklich im Unternehmen?
• Alte Zöpfe abschneiden – schlechte Prozesse nicht mitnehmen

Projektdauer & Ressourcen

• Wie lange dauert ein Zeitwirtschafts-Projekt wirklich?
• Welche internen Ressourcen werden gebraucht?
• Warum die IT allein das Projekt nicht stemmen kann

Betriebsrat-Einbindung

• Erhöhtes Mitbestimmungsrecht bei Zeiterfassungssystemen
• Wann muss der Betriebsrat eingebunden werden?
• Was passiert, wenn man ihn zu spät informiert?

Warum Projekte scheitern

• Die häufigsten Fehler in Zeitwirtschafts-Projekten
• Warum es kein IT-Projekt ist, sondern ein Change-Projekt
• Der Faktor Mensch: Akzeptanz bei Mitarbeitern schaffen

Schnittstellen & Integration

• Anbindung an Payroll-Systeme
• Was muss übertragen werden, was nicht?
• CSV-Export vs. API-Schnittstellen

Über den Gast: Matthias Gebhard ist seit 25 Jahren Experte für Zeitwirtschaftssysteme und aktuell bei ProTime tätig, einer Tochter der SD Worx Gruppe. Er begleitet Unternehmen bei der Einführung und Optimierung von Workforce-Management-Systemen.

Weitere Folgen:

• Folge 13: Zeitwirtschaft 2025 – Vom Stundenzettel zur KI (Teil 1)
• Alle Folgen: www.sabinekatzmair.com/der-payroll-podcast

Sabine Katzmair unterstützt Unternehmen als Beraterin, Projektleiterin oder Sparringspartnerin bei Payroll- und HR-Projekten.

Kontakt: [email protected]

Webseite:

Excel-Tabellen für die Zeiterfassung? Handschriftliche Stundenzettel?
Das ist in vielen deutschen Unternehmen immer noch Realität – mit fatalen Folgen für die Lohnabrechnung.

Dabei ist die rechtliche Lage eindeutig: Seit dem EuGH-Urteil 2019 sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen.
Doch die Umsetzung? Digitalisierung, Workflows? Fehlanzeige!

In dieser Folge spreche ich mit Matthias Gebhard, seit 25 Jahren Experte für Zeitwirtschaftssysteme bei ProTime (SD Worx Gruppe), über:

✅ Warum die Zeitwirtschaft oft unterschätzt wird – obwohl sie für die Payroll zentral ist
✅ Warum Excel und Papier rechtlich nicht mehr ausreichen werden
✅ Was ein modernes Workforce-Management-System können muss
✅ Self-Service, mobile Apps und automatisierte Workflows
✅ Schnittstellen zur Payroll – Single Source of Truth
✅ KI-gestützte Personaleinsatzplanung – mit Einblicken in die Praxis

💡 Das Highlight:
Matthias erklärt, wie KI heute Schichtpläne erstellt – regelbasiert, transparent und effizient.
Die KI berücksichtigt Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Ruhezeiten und optimiert bei Krankmeldungen in Echtzeit.

📅 Teil 2 erscheint am 13. November:
Systemwechsel in der Zeitwirtschaft – Hausaufgaben, Projekttipps & Erfolgsfaktoren

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SD Worx Buddy & KI-Assistent – Live-Demo und Updatenach 1 Jahr Ein Jahr nach seiner Ankündigung ist es soweit:

Das Echtzeit-Lohnabrechnungssystem Buddy von SD Worx ist live – und bringt jetzt sogar einen smarten KI-Assistenten mit.

Im Gespräch mit UweKlappich, Cluster Lead New Payroll Technology bei SD Worx, erfährst du:

• Wo Buddy aktuell steht und wie der Rollout bei Pilotkunden läuft
• Was der neue KI-Assistent schon kann – inklusive Live-Demo
• Wie Buddy sensible Payroll-Daten DSGVO-konform verarbeitet
• Warum Buddy besonders für kleine und mittlere Unternehmen spannend ist

🎥 Diese Folge gibt’serstmals auch als Video auf Spotify – sieh dir den KI-Assistenten in Aktion an oder höre wie gewohnt die Audio-Version.

In dieser Folge von „Der Payroll Podcast“ begleite ich Jana auf ihrer beeindruckenden Lernreise – von der Auszubildenden zur Payroll-Verantwortlichen in einem internationalen Unternehmen. Jetzt 1 Jahr nach Ihrem Start in die Payroll-Welt sprechen wir darüber wie es ihr geht. Ausserdem sprechen wir darüber, wie sie durch gezielte Lernbegleitung, Projektverantwortung und persönliche Motivation Schritt für Schritt in die komplexe Welt der Lohnabrechnung hineingewachsen ist.

💬 Themen dieser Folge:

- Wie Payroll-Kompetenz durch echte Praxis entsteht - Was nachhaltiges Lernen wirklich ausmacht

- Welche Rolle Coaching und Feedback spielen

- Wie junge Talente gewonnen – und gehalten – werden können

- Janas persönliche Sicht auf Verantwortung, Karriere und Generation Z

🎧 Diese Folge ist besonders spannend für alle, die: Nachwuchskräfte in der Payroll entwickeln möchten

Payroll als Berufsfeld greifbar und attraktiv machen wollen

Coaching-Ansätze mit fachlichem Lernen verbinden möchten

👉 Mehr zu meinen Ausbildungsformaten und zur Payroll Academy finden Sie auf https://www.payroll-academy.com

📬 Oder vernetzen Sie sich direkt mit mir auf LinkedIn.Wenn Ihnen die Folge gefallen hat: Abonnieren Sie den Podcast und empfehlen Sie ihn weiter – für alle, die Payroll neu denken möchten.

Was passiert, wenn zwei Techies Payroll neu erfinden? Eine Folge über Unternehmergeist,  neue Payrollsoftware, Schnittstellen – und echte Innovation made in Germany!

In dieser besonderen Episode spreche ich mit zwei außergewöhnlichen und super symphatischen Gästen, die Payroll effizienter und moderner denken:
🔹Marius Kreis – Gründer von LohnicaIngenieur, echter Querdenker mit Stationen bei IBM, Mercedes und im Payroll-Start-up-Kosmos. Mit Lohnica entwickelt er eine moderne, cloudbasierte Lohnabrechnungsplattform– intuitiv, API-basiert, und mit Fokus auf smarte, automatisierte Prozesse. Besonders stark bei Probeabrechnungen und einfacher Systemintegration.
🔹Günther Holzapfel – Gründer von aipama
Eigentlich Bauingenieur – Innovator im BereichPayroll-Prozesse. Mit aipama bringt er Struktur in die oft noch analoge Welt der Lohnbüros: Er hat sich der Schnittstelle zwischen HR und Payroll angenommen und sorgt für effiziente Datenflüsse.
🧠Gemeinsam sprechen sie mit mir über:• Warum Lohnabrechnung in Zukunft mehr Tech als Tabellen ist• Die Herausforderungen beim Gründen in einem konservativen Markt• Wie man als kleines Team gegen große Anbieter bestehen kann• Und warum gerade jetzt der richtige Zeitpunkt ist, Payrollsysteme effizienter zu machen
Ein inspirierender Deep Dive für alle, die Payroll, Digitalisierung und Unternehmertum zusammenbringen wollen.
👉 Mehr zu Sabine Katzmair und ihrem Beratungsangebot finden Sie unter:
www.sabinekatzmair.com
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In Folge 9 des DER PAYROLL PODCAST beschäftigen wir uns mit dem Thema Künstliche Intelligenz (KI) und Datenschutz welche rechtlichen Anforderungen der Einsatz von KI im Unternehmen mit sich bringt. Mein Gast ist diesmal Barbara Schmitz, Rechtsanwältin für IT, Compliance und Datenschutz, Bay GmbH in München.

In dieser Folge erfahren Sie:

- Welche Maßnahmen Unternehmen bereits heute

Freuen Sie sich auf wertvolle Einblicke und praktische

Achtung: Diese Episode ist in englischer Sprache!

Ist HR bereit für die Zukunft mit KI?

In meiner aktuellen Podcast-Episode blicken wir über die Grenze, genauer gesagt nach Belgien, und schauen uns diesmal internationale Entwicklungen mit KI für den HR-Bereich an. Ich spreche mit Jurgen De Jonghe aus der Zentrale von SD Worx in Antwerpen über den Einsatz von künstlicher Intelligenz im Personalwesen.

Erfahren Sie, wie KI helfen kann, strategische Entscheidungen zu verbessern, Routineaufgaben zu automatisieren und die Personalbeschaffung zu unterstützen.

Außerdem sprechen wir über Datensicherheit, den EU AI Act, der am 1. August 2024 in Kraft getreten ist sowie die ethischen Voraussetzungen für die Entscheidungsfindung mit KI.

Hören Sie rein! Perfekt für Geschäftsführer und Personalfachleute, die verstehen wollen, wie sie ihre Prozesse zukunftssicher gestalten können. Tauchen Sie ein und bleiben Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus!

In der siebten Folge des DER Payroll Podcasts begrüße ich Uwe Klappich, Cluster Lead New Payroll Technology bei SD Worx. SD Worx ist ein großer internationaler Payroll-Dienstleister mit Headquarter in Belgien und Frankfurt. Er gibt tiefe Einblicke in die aktuelle Entwicklung einer 'smarten' Inhouse-Lohnabrechnungssoftware bei SD Worx, die 2025 bei KMU's an den Start gehen wird. In dieser Episode erkunden wir, ob und wie KI, die Lohnabrechnungslandschaft bereits beeinflusst und diskutieren die technischen, rechtlichen und praktischen Aspekte von smarter Lohnabrechnung.

Uwe Klappich erklärt, wie neue Technologien die Effizienz steigern, die Genauigkeit verbessern und wie die Zukunft von Lohnabrechnungssystemen aussehen kann. Ein spannendes Gespräch über die aktuellen technischen Möglichkeiten sowie die Zukunft der Lohnabrechnung, das Sie nicht verpassen sollten!

Den sog. Fachkräftemangel gibt es schon seit Jahren in Deutschland, das ist nichts Neues. Betroffen waren jahrelang nur bestimmte Branchen oder Regionen. Die Pandemie hat vieles verändert. Seit 2021 spüren es nun nahezu alle Branchen, Unternehmen und Regionen. Sogar EU und international gibt es mehr Stellen als passende Bewerber.

Insbesondere erfahrene Payroller sind auf dem Markt umworben und gesucht. Diese können sich mittlerweile Stellen und Unternehmen aussuchen. Der Arbeitgebermarkt ist schon lange zum Arbeitnehmermarkt geworden. Folge: Stellen bleiben für Monate oder sogar für immer unbesetzt.

Wie kann man nun als Unternehmen dem Fachkräftemangel allgemein und in der Payroll effektiv begegnen? Was können Unternehmen tun, um Fachkräfte zu gewinnen und zu halten? Wie kann hier Employer Branding unterstützen? Was ist eine Arbeitgebermarke? Warum verlassen Payroller Ihre Unternehmen und wie schafft man es diese weiterhin im Unternehmen zu halten?

Hierzu unterhalte ich mich mit Dr. Michael Egger, HR Consultant im Bereich Employer Branding aus Graz.

Seit 1974 gibt es die Betriebliche Altersversorgung in Deutschland. Sie ist mit eines der komplexesten Themen, die Lohnabrechner in der Payroll umsetzen müssen. In Episode 5 spreche ich mit Martin Stolzenburg, the so called Mister BAV über das Thema BAV. Martin ist seit über 20 Jahren begeisterter BAV-Berater und Geschäftsführer bei Pro Found. Auch nach so langer Zeit findet er das Thema immer noch spannend und kann sich keinen besseren Job vorstellen. Er wohnt und arbeitet in München.

In Episode 5 bekommt Ihr Antworten zu folgenden Fragen:

Hört rein!