Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. In den meisten Fällen reicht dafür die Einrichtung eines E-Mail-Postfachs aus. Wichtig: Eine PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung.

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt ab dem 1. Januar 2027. Unternehmen, die im Jahr 2026 weniger als 800.000 Euro Umsatz hatten, haben ein Jahr länger Zeit und müssen erst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen. Für die Erstellung von E-Rechnungen ist in der Regel eine Softwareanpassung erforderlich.

Bei bestimmten Umsätzen, z. B. steuerfreien Vermietungen, müssen keine E-Rechnungen ausgestellt werden. Für Rechnungen an Privatpersonen ist weiterhin eine PDF-Rechnung (z. B. als Zugferd-Rechnung) ausreichend, da diese keine Vorsteuer geltend machen. Kleinbetragsrechnungen (z. B. an der Tankstelle oder im Restaurant) bleiben weiterhin in Papierform zulässig.

Bei grenzüberschreitenden Lieferungen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen ist eine E-Rechnung erforderlich, auch wenn der Lieferort im Ausland liegt.

Unternehmen sollten ihre Rechnungsprozesse im Hinblick auf die Digitalisierung überprüfen und optimieren. Es ist empfehlenswert, für jede Gesellschaft innerhalb einer Unternehmensgruppe ein separates E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen einzurichten. Die Einführung der E-Rechnung bietet die Chance, Prozesse zu automatisieren und Effizienzgewinne zu erzielen.

Diskussionen aus dem Alltag der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Dipl.-Kfm. Prof. Dr. Oliver Middendorf, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Partner

Dipl.-Kff. Karin Korte, Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin, Partnerin

Deniz Kiziltas, B.A., Steuerberater

Sven Leppelt, IT Consultant