El Libro del Edificio es un documento que, lejos de ser un mero trámite, constituye el "historial técnico, jurídico y de mantenimiento de un edificio". Así lo define Antonio Cabrera, del Colegio Oficial de Arquitectos de Jaén. Cabrera lo asemeja al libro de mantenimiento de un coche, pero con una trascendencia mucho mayor al abarcar aspectos como la estructura, instalaciones, seguridad, habitabilidad y eficiencia energética.

La principal utilidad de este documento es que los propietarios conozcan en profundidad el inmueble que adquieren: "cómo se ha construido, qué materiales, qué sistemas se han empleado y qué garantías existen", y, sobre todo, cómo debe conservarse. También es una herramienta clave para la comunidad de propietarios, ya que facilita la gestión del mantenimiento y ofrece una documentación fiable para futuras intervenciones como reparaciones, reformas o proyectos de rehabilitación energética.

Toda su regulación, contenido y agentes implicados se enmarcan en la Ley de Ordenación de la Edificación (LOE) y en el Código Técnico de la Edificación, que especifican la documentación que debe incluir sobre materiales, equipos y sistemas incorporados en la obra.

Este documento ha cobrado especial relevancia porque es solicitado por notarías y el registro de la propiedad. La Ley Hipotecaria establece en su artículo 202 que la porción de suelo ocupada por el edificio debe identificarse con coordenadas de referenciación geográfica. Este trámite se realiza a través de un archivo digital GML que define la huella del edificio en la parcela, un documento que forma parte del Libro del Edificio.

La elaboración del Libro del Edificio no recae en una sola persona, sino que es un proceso colaborativo. El director de obra aporta la documentación final de la obra ejecutada, mientras que el director de ejecución de la obra añade los resultados de los controles de calidad. Por su parte, constructores y suministradores facilitan la documentación de productos y garantías. Finalmente, el promotor es el responsable de reunir, formalizar, custodiar y entregar toda la documentación a los compradores o al registro.

Es importante no confundir el Libro del Edificio, vinculado a la obra nueva, con el Libro del Edificio Existente. Este último, según explica Cabrera, surge en el contexto de la rehabilitación y está orientado a la solicitud de ayudas públicas y fondos europeos, recopilando documentación diferente para diagnosticar y analizar edificios ya construidos de cara a una posible subvención.