Heute bekommst Du unsere Empfehlungen für die Strukturierung, ein paar Begriffsklärungen und unsere “Killer-Tipps”

Mit dabei sind wieder die Anke Hofmeyer, der Achim Maisenbacher und Thorsten Moortz.

„Unzufriedene Kunden, gestresste Kollegen, versäumte Termine und erhöhte Kosten sind nur einige der Probleme, die durch nicht funktionierende Prozesse entstehen können“, so Anke Hofmeyer von Hofmeyer Consulting. Deshalb ist es so wichtig, Prozesse zu verbessern, wenn sie nicht gut funktionieren.

Unternehmen, die ihre Prozesse im Griff haben sind krisenfester. Gerade in diesem Jahr hat sich gezeigt, wie wertvoll eine gute Organisation für die Bewältigung von neuen Herausforderungen ist.

“Wenn es Dein Ziel ist dich stärker unternehmerisch in Deinem Unternehmen zu engagieren helfen Dir Prozesse dabei die täglichen Routinen, operative Abläufe und wiederkehrende Aufgaben delegierbar zu machen.” So Achim Maisenbacher. Das Ergebnis: Mehr Zeit für die Schaffung von Mehrwerten und zukunftsrelevante Strategien. Kurzum: Raus aus Anarchie und Chaos.

“Um im heutigen Handwerksunternehmen erfolgreich zu sein, muss ständig nach Wegen gesucht werden, um die Dinge besser zu machen. Mehr noch: Wir sind dazu gezwungen immer höhere Erträge zu erzielen - schon aufgrund der permanent steigenden Kosten.” Eine Möglichkeit für bessere Erträge sind bessere Prozesse.

Aus unser Praxiserfahrung heraus empfehlen wir Dir die nachfolgenden Punkte. Sie bringen Dir möglicherweise den größtmöglichen Nutzen - wenn Du sie kontinuierlich weiter entwickelst:

Jede Art von Geschäftsprozess kann verbessert werden, von den strategisch wichtigsten bis zu den banalsten. Zur Abgrenzung und zur Systematisierung hier ein kleiner Gedanke zur Aufteilung der Prozesse: Zunächst einmal teilen wir häufig Prozesse in formelle oder informelle Prozesse.

Die als formal geltenden Prozesse, die auch als Verfahren bezeichnet werden, sind dokumentiert und haben gut etablierte Schritte. Beispielsweise kann ein Unternehmen über Verfahren zum Empfangen und Senden von Rechnungen oder zum Aufbau von Beziehungen zu neuen Kunden verfügen.

Formale Prozesse sind besonders wichtig, wenn sie etwas mit der Sicherheit von Mitarbeitern oder Kunden, rechtlichen Fragen, finanziellen Erwägungen und anderen kritischen oder sensiblen Funktionen zu tun haben. In diesen Fällen ist es wichtig, bestimmte Schritte zu befolgen. Verfahrensbeschreibungen und visuelle Darstellungen (z.B. Ablaufpläne) werden hier erfolgreich eingesetzt.

Informelle Prozesse hingegen sind solche, die eher von Einzelpersonen oder Gruppen innerhalb des Handwerksunternehmens erstellt werden. Es geht um die Erfüllung bestimmter Aufgaben. Sie werden nicht immer in Form von schriftlichen Anweisungen erteilt, sind jedoch wichtig für die Erreichung der Ziele. Hier kommen sehr häufig Checklisten und Formulare zum Einsatz.

Die verschiedenen Arten von Prozessen haben eines gemeinsam: Sie alle sollen die Arbeitsweise von Einzelpersonen und Teams optimieren. Wenn jeder eine gut getestete Reihe von Schritten befolgt, gibt es weniger Fehler und Verzögerungen, es gibt weniger Doppelarbeit und Mitarbeiter und Kunden fühlen sich zufriedener.

Wenn man in Google die Suche eingibt, erhält man:

“Organisieren heißt: strukturieren und Prozesse definieren. Ein wichtiger Teil dabei ist es, die Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen (AVKs) ausgewogen und überschneidungsfrei zu definieren. Hilfreich für ein flexibles, reaktionsschnelles Reagieren in Organisationen sind im Allgemeinen flache Hierarchien. Der Fokus sollte dabei immer auf der Erschließung eines Mehrwertes liegen und sich an den Bedürfnissen des Kunden orientieren. Das Ergebnis zählt!”