Veamos en detalle en qué consiste cada una de estas etapas:

Etapa 1, seleccionar: Se retira del puesto de trabajo todas las cosas que no son necesarias.

Etapa 2, organizar: Se sitúan todas las cosas o implementos de trabajo en su lugar correcto, estableciendo un lugar para cada una de ellas.

Etapa 3, Limpiar: Se elimina toda suciedad que se pueda encontrar en el puesto de trabajo.

Etapa 4, Estandarizar: Se garantiza que las primeras 3 etapas se ejecuten de manera frecuente y regular.

Etapa 5, Seguimiento: Convertir la práctica de las 5S en un hábito o costumbre por medio del compromiso de todos.

Primera etapa. Seleccionar

Una vez que hemos dejado todo listo en la etapa de planeación, iniciamos la implementación con la primer S, Seleccionar.

En esta etapa debemos:

Crear un grupo que lidere, guíe y realice la evaluación inicial del proyecto.

Eliminar todos los elementos que no se necesitan o que no se esté seguro de si se usan o no. Acá se busca liberar espacio.

Establecer los criterios de selección de esos elementos sobrantes, para esto nos podemos basar en la frecuencia con la que usan, cada cuanto y la cantidad.

Por ejemplo:

Se necesita si: se utiliza más de una vez al mes

No se necesita si: Se usa menos de una vez al mes

Identificar y llevar todos los elementos retirados a un sitio temporal mientras se valida que efectivamente no son necesarios. Después de un tiempo venderlos, donarlos o reubicarlos, pero nunca dejarlos almacenados indefinidamente.

Segunda etapa. Ordenar

Paso seguido vamos con la segunda etapa, es decir, vamos a poner en orden el puesto de trabajo, estableciendo un lugar fijo para cada uno de los elementos que se dejaron, aquí debemos:

Dividir el área de trabajo e identificarlas claramente.

Hacer una guía base de ubicación de cada cosa.

Indicar el sitio de cada elemento.

Delimitar de ser necesario con cintas de colores o señales la posición de los objetos.

Tercera etapa. Limpiar

Listo… ya sacamos lo que no necesitamos y ordenamos lo que sí, ahora en la tercera etapa vamos a limpiar.

En esta etapa:

Se limpian todos los elementos y se inspecciona que estén en buen estado.

Se diseña un plan periódico de limpieza.

Se establece la periodicidad para que se convierta en una disciplina.

Se asigna el responsable.

Se lista todo lo que se necesita para esa limpieza.

Y finalmente,

Se documenta el procedimiento.

Cuarta etapa. Estandarizar

Ahora vamos a asegurarnos que este procedimiento se ejecute de manera regular.

Se recomienda en esta etapa:

Elaborar un manual con el procedimiento y que este fijo y visible en el puesto de trabajo, dejando claro lo que significa cada delimitación, los colores de las cintas, los símbolos, etc. y que se establecieron en las 3 primeras etapas.

Evaluar los resultados, comparando las evidencias iniciales y los resultados obtenidos.

Quinta etapa. Seguimiento

Ya casi acabamos, solo nos queda hacer que todo se vuelva una costumbre en la organización por medio de la etapa final de seguimiento.

Acá se debe:

Seguir capacitando el personal.

Hacer la promoción de lo que se logró.

Hacer visitas periódicas post implementación en sitio.

Y… Realizar reuniones de seguimiento.