In der Folge 06 haben wir uns mit den sozialen Aspekten beschäftigt, die auf einen Projektleiter zukommen, der neu in ein laufendes Projekt einsteigt.

Doch selbstverständlich zählen neben den sozialen Aspekten natürlich vor allem auch die harten Fakten.

Leider ist kein Projekt wie das andere und stets sind andere Rahmenbedingungen zu beachten. Aber es empfiehlt sich einige Grundsätzlichkeit zu beachten. Es ist wichtig bestimmte Fragen zu klären, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen.

Verschaffen Sie sich Zugang zu den relevanten Projektdokumenten und Rahmeninformationen und lesen Sie diese. In der Regel hat man Ihnen jemand zur Seite gestellt, oder man hat Ihnen einen Ansprechpartner genannt, um aufkommende Fragen zu beantworten. Nutzen sie dies und klären Sie ihre Fragen.

Je nachdem, ob es sich um ein unternehmensinternes Projekt, oder ein Projekt mit externem Auftrag handelt, müssen Sie die Informationen anders bewerten.

Bei einer Auftragsentwicklung, wird es spätestens am Ende des Projektes eine zahlungsverpflichtende Endabnahme des Projektergebnisses geben.

Ein solches Projekt, benötigt eine ganz andere Organisationsstruktur als eine vergleichbare Entwicklung für den InHouse Bedarf. Um diese und ähnliche Entscheidungen treffen zu können, benötigen Sie Informationen. Daher sollten Sie die folgenden Fragen klären:

• Folgt das Projekt bisher einem methodischen Vorgehensmodell, wie z.B. die Wasserfall-, V-Modell XT-oder einer Agilen Methode?

• Wenn ja, tut es das wirklich, oder nur auf dem Papier?

• Wie kam es zu dieser Entscheidung und warum?

• Gibt es eine solide Vertrags- bzw. Beauftragungsgrundlage?

• Gibt es so etwas wie ein Lastenheft?

• Wie wurde vorgegangen, als das Lastenheft vorlag?

• Wie wurden die Pflichten daraus abgeleitet?

• Gibt es ein Pflichtenheft?

• Gibt es Testpläne und eine Testinfrastruktur?

• Werden Testsuiten in automatischen Tests abgefahren und wenn ja, wie war die Qualitätsentwicklung bislang?

• Gibt es einen Projektstrukturplan?

• Gibt es ein Projekthandbuch?

• Wie funktioniert der Changemanagement Prozess und welche Änderungen gab es bisher und zu welchem Zeitpunkt?

• Was ist mit Risiko- und Chancenanalyse und wie wird diese gepflegt? Gibt es dringenden Handlungsbedarf?

• Gibt es eine aktuelle Projektumfeldanalyse (PUMA)

• Sind die Nahtstellen des Projektes bekannt, also die Projektgrenzen zum Projektumfeld?

• Gibt es eine Stakeholderanalyse und wie wird diese gepflegt? Wie stellt eine Kraftfeldanalyse die momentane Situation dar?

• Wer unterstützt das Projekt, wer ist neutral und wo gibt es Gegner?

• Werden Chancen und Risiken aktiv bearbeitet und gesteuert?

• Hat das Projekt Puffer, die an die einzelnen Teilprojekte und Teams weiter gegeben werden? Wie werden diese Puffer vergeben und überwacht?

• Gibt es eine Definition of Done?

• Wie und unter welchen Bedingungen werden projektinterne Ergebnisse abgenommen und übergeben?

• Welche Qualitätstoleranzen sind vereinbart und wie sind die Erfahrungswerte damit?

• Wie werden Arbeitspakete an Teilprojekte oder Teams vergeben und überwacht?

• Wie erfolgt die Fortschrittsmessung der Arbeitspakete und wo sind diese dokumentiert?

• Welche Zwischenergebnisse sind abzustimmen, wer ist dazu notwendig?

• Wo sind die Usecases dokumentiert?

• Wo in der Unternehmenshierarchie ist das Projekt organisatorisch aufgehängt und ist das den Projektzielen angemessen?

• Wird im Unternehmen Projektmarketing betrieben, um auch innerhalb der Organisation sichtbar zu bleiben? Insbesondere, wenn es sich um ein Veränderungsprojekt handelt?

• Wie bekannt im Unternehmen sind die Ziele und der Nutzen des Projektes?

• Gibt es auf Projekt-, Programm- oder Unternehmensebene ein Projektcontrolling und wo stehen wir da?

• Was hält das Projektteam und was halten die zukünftigen Anwender von den Zielen und dem angestrebten Nutzen?

• Wie realistisch empfindet das Projektteam den gegebenen Zeithorizont?

• Gibt es eine Kommunikationsmatrix in der auch Eskalationswege festgelegt sind?

• Wer berichtet wann an die Projektleitung und wohin hat die Projektleitung bislang was berichtet?

• Welche Fortschritte hat das Projekt, über welchen Zeitraum hinweg gemacht und wie ist die weitere Prognose?

• Wie werden die zukünftigen Nutzer in das Projekt eingebunden?

• Welche Werkzeuge werden bislang zur Projektsteuerung eingesetzt?

Auf Basis der aus den Dokumenten und geführten Gesprächen gewonnenen Erkenntnisse, versuchen Sie nun die gefundenen Antworten in eine Struktur zu bringen. Dazu gehe ich mit Ihnen eine Checkliste zur Projektdiagnose durch. Notieren Sie sich, ob Sie die gefunden Information für „OK“ erachten, „ob besondere Beobachtung“ erforderlich ist, oder „ob dringender Handlungsbedarf“ besteht.

1. Projektziele

o Sind die Projektziele klar definiert?

o Hält das Projektteam die Ziele für erreichbar?

o Sind die Projektziele nach wie vor für das Unternehmen relevant?

o Würden die Erreichung der Ziele im Unternehmen wahrgenommen werden?

o Wie wurde in der Vergangenheit mit Zielkonflikten zwischen Stakeholder umgegangen?

2. Business Case

o Wurde der Nutzen des Projektes finanziell bewertet oder auf andere Weise messbar gemacht?

o Sind die Kostenschätzungen vollständig und wird regelmäßig ein Ist/Soll Abgleich durchgeführt?

o Erscheint die Kostenabschätzung realistisch?

o Erscheint der angestrebte Nutzen realistisch?

3. Stakeholder

o Sind die relevanten Stakeholder und deren Einfluss auf das Projekt bekannt?

o Sind die Projektsponsoren in der Unternehmenshierarchie richtig gewählt?

o Wird aktiv mit den Stakeholdern gearbeitet (Reporting, Workshops, Infos usw.) und sind sie ausreichend in das Projekt eingebunden?

o Sind die unterschiedlichen Prioritäten und Interessen der Stakeholder klar?

4. Minimaler Projektumfang

o Ist der Fokus der angestrebten Lösung so klein wie möglich, aber so groß wie nötig, um das angestrebte Projektziel zu erreichen?

o Gibt es Prozesse, um den Projektumfang auch im laufenden Projekt stabil zu halten (Änderungsprozess, …). Wie wurde in der Vergangenheit mit Änderungen umgegangen?

5. Existiert eine robuste Vertragsgrundlage?

o Sind Rechte und Pflichten der Vertragspartner hinreichend geklärt?

o Sind Zwischenprodukte, oder Zwischenlieferungen und deren Abnahmekriterien hinreichend geklärt?

o Sind Eskalationswege klar festgelegt?

o Wie ist der Umgang mit ChangeRequests geregelt?

6. Erachten Sie das Projektteam für geeignet?

o Steht Personal entsprechend der zeitlichen Projektanforderungen zu Verfügung?

o Steht Personal entsprechend der geforderten Qualifikationen zur Verfügung?

o Sind die Rollen innerhalb des Projektes klar besetzt?

o Bestehen Ressourcenkonflikte mit anderen Projekten, oder Abteilungen?

o Ist ein angemessen Reporting aufgesetzt?

o Ist ein Kommunikationsplan erstellt und wird dieser gelebt?

o Wie weit ist die Teamentwicklung schon fortgeschritten:

 Wie schnell findet man Lösungen im Team?

 Wie konstruktiv ist der Umgang miteinander?

 Unterstützen sich die Projektmitarbeiter im Bedarfsfall?

 Ist die Organisation innerhalb des Projektes klar definiert?

7. Unterstützung durch den Chef und die Unternehmensleitung

o Genießt das Projekt in der Unternehmensleitung Beachtung?

o Wurde die Unternehmensleitung regelmäßig in den Projektfortgang eingebunden und trägt sie Entscheidungen mit?

o Wurde der direkte Auftraggeber / Chef regelmäßig in den Projektfortgang eingebunden und trägt er Entscheidungen mit?

o Ist zu erwarten, dass sich der Chef im Krisenfall vor den Projektleiter stellen wird?

8. Wurden die zukünftigen Nutzer bereits frühzeitig in das Projekt mit eingebunden?

o Fliesen die detaillierten Erfahrungen und Anforderungen der Nutzer in die Konzeption der Lösung?

o Werden Nutzer rechtzeitig auf die anstehenden Veränderungen vorbereitet?

9. Wie verlässlich waren die Projektplanungen in der Vergangenheit?

o Besteht hinreichend Transparenz über verbrauchte Resourcen?

o Ist das Restbudget realistisch ermittelt?

o Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Projekten, Unterauftragnehmer, Zulieferer usw.?

o Sind Meilensteine abgestimmt und aktuell? Wie hat sich diese Planung im bisherigen Verlauf des Projektes verändert?

o Ist der Projektplan realistisch und sehen das auch das Projektteam und die Stakeholder so?

o Wie wird inhaltlich der Projektfortschritt kontrolliert?

o Sind die wesentlichen Einflussfaktoren des Projektbudgets bekannt?

o Ist das Gesamtbudget für das Projekt vollumfänglich geplant und genehmigt?

o Existieren ausreichend Risikopuffer für das Projekt?

10. Welche Werkzeuge, Methoden und Verfahren werden bislang für das Projektmanagement angewendet und gibt es Verbesserungsbedarf?

o Wurde ein Vorgehensmodell gewählt und was waren die konkreten Gründe für die Entscheidung?

o Ist ein ausreichendes Qualitätsmanagement etabliert?

o Ist ein ausreichendes Risikomanagement etabliert?

o Sind Tools, Werkzeuge und Hilfsmittel dem Projekt angemessen?

Mit Hilfe dieser Projektdiagnose Checkliste sollten Sie in der Lage sein, sich ein recht umfangreiches Bild zum Status Quo des Projektes zu machen.

Damit sollten Sie sich dann auch ein erstes Urteil zur derzeitigen Projektdiagnose erlauben.

Sind die Rahmenbedingungen des Projektes der Situation angemessen, oder müssen und können diese Verändert werden?

Ist die Organisation des Projektes den Anforderungen und Rahmenbedingungen angemessen?

Auf Basis dieser und weiterer Antworten können Sie nun beginnen Ihre Leitungsfunktion konsequent in Angriff zu nehmen.

So Ihr lieben, das war‘s wieder mal für heute. Ich will noch nicht zu viel verraten, aber wenn alles nach Plan klappt, habe ich in der nächsten Woche einen echten Projektmanagement Hochkaräter für Sie im Interview.

Das wird definitiv Spannend und jede Menge Mehrwert für Sie alle bieten.

Verpassen Sie deshalb die nächste Folge nicht und denken Sie daran, unseren Podcast in den sozialen Netzen zu teilen, uns tolle Bewertungen zu geben und unseren Newsletter zu abonnieren.

Ich wünsche Ihnen und Ihrem Projekt lauter grüne Meilensteine Ihr Andreas Haberer

Weitere Informationen finden Sie unter www.Bundesvereinigung-ITPM.de