Obblighi di tracciabilità per le spese di trasferta di lavoratori autonomi e imprenditori individuali.
Entrando ormai nel vivo della stagione delle dichiarazioni dei redditi, è interessante riepilogare il trattamento fiscale delle spese di trasferta sostenute sia da parte di lavoratori autonomi che di imprenditori individuali.
I rimborsi di spese nell’ambito del reddito di lavoro autonomo.
Per le spese sostenute da parte di un lavoratore autonomo per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al cliente, l’art. 54 del TUIR, in vigore dal 1° gennaio 2025, prevede che:
− il rimborso delle spese sostenute da parte del lavoratore autonomo per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al cliente non concorre a formare il reddito; pertanto, le somme indicate in fattura per il riaddebito non devono essere assoggettate a ritenuta d’acconto;
− le spese addebitate analiticamente al cliente non sono deducibili dal reddito di lavoro autonomo.
Nel caso in cui si tratti di spese per l’esecuzione di un incarico e sostenute direttamente da parte del cliente (con fattura intestata al cliente), tali spese non costituiscono compenso per il professionista.
Spese per trasferte dei lavoratori autonomi.
Nel particolare caso in cui si tratti del rimborso di spese per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al cliente per:
− vitto;
− alloggio;
− viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (essenzialmente, servizio di taxi e servizio di noleggio con conducente),
sostenute nel territorio dello Stato, tali spese sono escluse dalla formazione del reddito a condizione che siano pagate con metodi tracciabili.
In altre parole, nel caso in cui le spese sostenute da un lavoratore autonomo nel territorio dello Stato per vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi e NCC non siano state pagate attraverso strumenti di pagamento tracciabile, i relativi rimborsi concorrono a formare il reddito di lavoro autonomo, anche se effettuati in via analitica. Anche questa disposizione è in vigore dal 1° gennaio 2025.
Sono considerati “pagamenti tracciabili” quelli eseguiti con versamento bancario o postale o con altri sistemi di pagamento quali carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari.
Restano escluse dall’obbligo di tracciabilità, le spese relative ai trasporti con autoservizi pubblici di linea (ad esempio, tram, metropolitana, aereo, treno), per le quali il rimborso può continuare ad essere effettuato anche in contanti, senza che ciò pregiudichi l’esclusione da tassazione ai fini della determinazione del reddito di lavoro autonomo.
In caso di opzione per il regime forfetario, non rileva se le spese di trasferta sono state o meno pagate con metodi tracciabili, in quanto il loro rimborso concorre comunque alla formazione del reddito.
Deducibilità dal reddito d’impresa delle spese di trasferta rimborsate al lavoratore autonomo.
Nell’ambito del reddito d’impresa, a decorrere dal 1° gennaio 2025 le spese di vitto, alloggio e viaggio e trasporto mediante taxi e NCC sostenute nel territorio dello Stato per:
− prestazioni di servizi commissionate a lavoratori autonomi
− o i loro rimborsi analitici a lavoratori autonomi
sono deducibili a condizione che siano state sostenute con metodi di pagamento tracciabili.
Deducibilità dal reddito d’impresa delle spese di trasferta sostenute dall’imprenditore individuale.
Le nuove condizioni di deducibilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC vigono anche nell’ambito del reddito d’impresa.
Pertanto, a decorrere dal 18 giugno 2025, anche nel caso di spese di trasferta sostenute nel territorio dello Stato da parte di un imprenditore individuale, le spese per:
− vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC;
− rimborsi analitici relativi a queste stesse spese
sono deducibili a condizione che i pagamenti siano eseguiti con strumenti tracciati.
Lo staff dei professionisti di Scalabrini Cadoppi & Associati.
