Episode 003: Führen bei Personalmangel
Darum geht's in dieser EpisodeChronische Unterbesetzung ist im Sozial- und Gesundheitswesen zur Normalität geworden. In dieser Episode zeige ich dir, wie du als mittlere Führungskraft erfolgreich mit Personalmangel umgehst, ohne dein Team zu überlasten oder selbst auszubrennen. Du lernst das 3-Säulen-System des Knappheitsmanagements kennen und erfährst, warum du am System arbeiten musst, nicht im System.
Die wichtigsten Erkenntnisse

• Personalmangel ist die neue Normalität: Als mittlere Führungskraft ist es nicht deine Aufgabe, den Mangel zu beheben, sondern mit ihm zu führen
• Realitätscheck ist essentiell: Du brauchst konkrete Zahlen zu Soll-Besetzung, Ist-Besetzung und tatsächlicher Verfügbarkeit
• Das 3-Säulen-System: Fokussieren, Optimieren und Schützen sind die drei Grundpfeiler erfolgreichen Knappheitsmanagements
• Die Knappheitsmatrix hilft beim Priorisieren: Vier Quadranten nach Dringlichkeit und Kritikalität sortieren deine Aufgaben
• Größter Führungsfehler: Als Führungskraft alle Mehrarbeit selbst übernehmen macht dich zum Engpass
• Am System arbeiten, nicht im System: Du bist Systemoptimiererin, nicht Mehrarbeiterin

 
Konkrete Praxis-Tipps

• Erstelle deine Personalübersicht: Notiere Soll-Stellen, besetzte Stellen und tatsächlich verfügbare Mitarbeitende (minus Langzeiterkrankte)
• Wende die Knappheitsmatrix an: Sammle alle Aufgaben auf Moderationskarten und ordne sie in vier Quadranten: kritisch/nicht dringend (planen), kritisch/dringend (sofort), nicht kritisch/dringend (delegieren), nicht kritisch/nicht dringend (verwerfen)
• Eliminiere Doppelarbeiten: Suche systematisch nach doppelter Dokumentation und redundanten Prozessen
• Nutze Technologie clever: Erstelle Textbausteine, nutze Sprachnachrichten statt Protokolle, automatisiere Excel-Listen
• Strukturiere Meetings: Prüfe jedes Meeting auf Notwendigkeit, setze klare Ziele und Zeitlimits
• Implementiere die 5 Schutzstrategien: Transparenz schaffen, Überstunden begrenzen, Wertschätzung zeigen, Entlastung schaffen, Perspektive bieten

 
Reflexionsfrage der EpisodeWelche Aufgabe machst du, die niemand braucht?
Übung für diese Woche

• Schritt 1: Erstelle deine persönliche Knappheitsmatrix mit allen Aufgaben deines Bereichs
• Schritt 2: Identifiziere mindestens drei Aufgaben für den Quadranten "nicht kritisch, nicht dringend"
• Schritt 3: Plane ein Gespräch mit deinem Team über die größten Belastungsfaktoren
 

Ausblick auf kommende EpisodenIn der nächsten Episode sprechen wir über deine Führungsbiografie. Was hat dich auf deinem Weg zur Führungskraft geprägt und wie beeinflusst das deinen Führungsstil heute? Ein oft übersehener, aber entscheidender Faktor für erfolgreiche Führung.
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Zusätzliche Ressourcen

• Download Knappheitsmatrix: Kostenloses Arbeitsblatt zur Knappheitsmatrix
• 3-Säulen-System Checkliste: Übersicht aller Optimierungsfelder

 
Kernbotschaft der EpisodeAls Führungskraft musst du am System arbeiten, nicht im System. Personalmangel erfordert strategisches Denken, klare Prioritäten und den Mut, unwichtige Aufgaben zu streichen. Dein Team braucht dich als verfügbare Führungskraft, nicht als überarbeitete Mehrarbeiterin.
Bleib sozial und gesund und führe mit Herz und Verstand!Dr. Raphael Krämer


TagsPersonalmangel, Fachkräftemangel, mittlere Führung, Knappheitsmanagement, Sozialwesen, Gesundheitswesen, Teamführung, Burnout-Prophylaxe, Arbeitsorganisation, Führungskräfteentwicklung

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