Gestionar un municipio es una tarea compleja e implica una serie de movimientos día a día, los cuales deben ser documentados para mantener una organización, resguardo y control de estos para, a su vez, conservar en orden nuestra gestión.

Administrar y clasificar los documentos de un municipio generará una diferencia realmente positiva, los datos que se tienen pueden significar un gran potencial, ya que conllevan a mejorar la toma de decisiones y facilitar el acceso a la información. La gestión de documentos nos da la oportunidad de ahorrar tiempo, recursos y gastos.

Cada municipio puede clasificar sus documentos como le sea más conveniente, pueden dividirse en contratos, presupuestos, nóminas, informes, expedientes, proyectos, órdenes de compra, obras, etcétera. Así, este optará por aquel que le resulte más benéfico y factible.

Además de organizar la información de una gestión, actualmente es de suma importancia llevar toda ésta a digitalización, ya que traerá consigo aún más beneficios, como acceder a la información desde cualquier punto, tenerla toda en un mismo lugar, optimizar el trabajo, controlar la información y la reducción de riesgo de pérdida o traspapeleo de la misma.