何はなくとも意思疎通。共通認識を持つことから始めるのが一番だと思います。
誰かひとりが情報を握りこんでしまわないよう、できるだけオープンにして「いまどんな状況なのか」分かる仕組みを作っておくと、関係者全員が同じ熱量で、誰かから指示されるのを待たずに動けるのではないでしょうか。

Dropbox Paperは便利です！
見出しや箇条書きを設定できるので、見やすいドキュメントを作ることができます。
URLを貼れば、SNSでシェアしたときのような見た目に変換されます。画像をそのまま貼ることも可能。無料で使えます。
https://www.dropbox.com/ja

携帯用のアプリがあるので、思い立ったらこまめに書き留めるようにしておけば、打ち合わせのときに「何か話すことがあったような気がする」といったうっかり忘れを防げます。

ちなみに、わたしの仕事部屋の「やりたいことリスト」はこんな感じでした。