Carsten Rüscher und Ina Galinsky blicken in der 50. Folge des Kanban Coaching Podcasts auf die gemeinsame Reise zurück und sprechen über die Bedeutung eines gut geführten Backlogs.

Wir erklären, warum ein Backlog mehr als nur eine Liste ist: Es ist ein strategisches Werkzeug für die Priorisierung und Planung von Arbeit im Kanban-System und darüber hinaus. Dabei gehen wir auf Service-Klassen, Impact of Delay, Metriken und Best Practices ein, um den Flow zu optimieren und die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Dabei geben wir praktische Tipps, die schnell umgesetzt werden könnten und gleichzeitig Anregungen für die tägliche Arbeit.

Ganz im Sinne von Kanban untersuchen wir auch die Nützlichkeit von Metriken, welche beim Backlog-Management helfen können und wie diese Hinweise geben können, z.B. auf die Kapazitätsplanung, die Identifikation von Blockern oder als Priorisierungshilfe.

Und natürlich dürfen auch Best Practices für ein effektives Backlog-Management nicht fehlen.

Wir freuen uns über Feedback oder neue Ideen für unser Podcast-Backlog.

Es gibt sehr viele Community Treffen rund um die Themen Kanban und Agilität und in dieser Folge besprechen Ina Galinsky und Carsten Rüscher über deren Teilnahmen an verschiedenen Veranstaltungen.

Erstmals begrüßen die Hosts mit Gerhard Wagler und Rudolf Gysi zwei Gäste im Podcast, welche durch ihre Teilnahmen und Rolle als Organisatoren zusätzliche Einblicke mitbringen.

So sprechen wir gemeinsam über unsere Erfahrungen bei folgenden Veranstaltungen:

• Kanban Leadership Retreat (KLR) der Kanban University
• MOIN!Agile in Lübeck
• Kanban Edge in London
• Agile Lean Europe 2025 in München
• Kanban Camp in Hamburg
• LALA Days in Langenthal (Schweiz)
• ... und noch ein paar andere.

Wer für 2026 auf der Suche nach Community Treffen ist, dem dürfte diese Folge als gute Inspiration und Hinweisgeber dienen.

Wir freuen uns auf eure Meinungen zu den jeweiligen Veranstaltungen in den Kommentaren oder auf LinkedIn.

Diese Folge geht einer spannenden Community-Frage nach:

„Gibt es eigentlich so etwas wie eine Service Vision – analog zur Produktvision in Scrum?“

Carsten und Ina beleuchten das Thema aus unterschiedlichen Blickwinkeln – zwischen Produktentwicklung, Serviceorientierung und Organisationsreife. Dabei diskutieren sie, warum der Begriff Vision im Kontext von Kanban vielleicht nicht ganz passend ist – und warum es oft hilfreicher ist, von Strategie zu sprechen.

Inhalt & Key Takeaways

• Unterschied zwischen Produktvision und Service Vision

• Warum Kanban kein Framework, sondern ein evolutionäres Managementsystem ist

• Wie Strategie und Zielausrichtung in Service-Umgebungen gedacht werden können

• Der Zusammenhang zwischen Kanban Maturity Model, Fit-for-Purpose und Serviceentwicklung

• Wann eine Vision sinnvoll ist – und wann sie eher verwirrt

• Beispiele: User Help Desk, Unternehmenssteuerung mit Kanban, Flight Levels & OKRs

• Warum Transparenz über Strategie und Zielrichtung wichtiger ist als das Etikett „Vision“

Frage an euch

Wie seht ihr das?

Habt ihr in eurer Organisation schon einmal eine Service Vision definiert – oder arbeitet ihr mit einer klaren Service Strategie?

Teilt eure Erfahrungen und Gedanken gern mit uns auf LinkedIn!

In the second live special edition of Agile Lean Europe (ALE) 2025 in Munich, Ina Galinski and Carsten Rüscher, together with guests from the audience, delve deeper into key Kanban topics. In English, they discuss value streams in large organizations, unusual visualizations, practical tips and tricks, major "fuck-ups," and personal moments of success with Kanban.

Topics & Highlights

🌊 Value streams in corporations:

• Opportunities & pitfalls in visualization – why different perspectives are worth their weight in gold.

👀 Impressive visualizations:

• From lipstick development to South Park cards – creative examples from practice.

🛠️ Tips & tricks for boards:

• Why Definition of Ready/Done does not belong in separate columns, "Martins Gate," and gamification with stamps & sounds.

💥 Biggest fuck-ups:

• When Kanban boards suddenly look like Waterfall – and what coaches learn from it.

🌟 Success stories:

• The "spark moments": Teams realize that focus, flow, and transparency really work.

Key takeaways

• Value stream mapping creates transparency – but often also political discussions.

• Unusual visualizations (AI images, physical boards with webcams, gamification) can inspire teams in new ways.

• Tips & tricks: Keep boards short, avoid "spaghetti processes," work consciously with policies.

• Failure is part of the process – every supposed "fuck-up" provides valuable learning opportunities.

• Successes are often the simple things: when teams find focus, break down barriers, and experience real flow.

➡️ Listen to the second live episode from ALE 2025 in Munich!

Share with us: Which visualization or "fuck-up" was your biggest learning experience with Kanban?

Thanks to all participants who joined our session and gave us their questions. We are very thankful, have had you in the session and gave this episode its own flavour.

In this first special edition of Agile Lean Europe (ALE) 2025 in Munich, Ina Galinski and Carsten Rüscher will take questions directly from the audience – live, spontaneously and in English. The focus will be on practical questions relating to the use of Kanban in teams, services and large organisations.

Topics & highlights

🎯 STATIK (Systems Thinking Approach to Introducing Kanban):

• When is a one-off workshop sufficient, and when is it worthwhile to reflect regularly?

🔄 Iterations in Kanban – yes or no?

• Iterations as Scrum rhythm vs. Kanban focus via WIP limits.

⏱️ Lead time vs. cycle time:

• Why customers only feel the total wait time – and which metric really counts.

📏 Ticket sizes:

• Fibonacci? T-shirt sizing? Or time boxes – and why it helps with forecasting.

🛑 Blockers & "Stop starting, start finishing":

• Why WIP limits come to nothing when blockers are ignored.

🏢 Business agility:

• How Kanban principles, flight levels and enterprise service management enable transparency and strategic decisions.

👥 Kanban & team dynamics (Tuckman model):

• Evolutionary change instead of big bang – how Kanban works in every team phase.

➡️ Listen to this first English-language live episode from ALE 2025 in Munich!

Subscribe to the podcast, share the episode with your team and tell us: What question should we answer live next time?

Thanks to all participants who joined our session and gave us their questions. We are very thankful, have had you in the session and gave this episode its own flavour.

Wir sind in einer neuen Staffel angekommen. Nach 45 Folgen in Staffel 1 starten wir in eine Neubetrachtung und bringen weiter viel Wissenswertes über das Kanban Universum in diesen Podcast.

Mit Folge 2 "Kanban und die Praxis" vom 08.06.2021 waren wir sehr erfolgreich. Die Folge wird noch immer stark frequentiert, was uns natürlich sehr freut. Gleichzeitig war es für uns wichtig, die gewonnenen Erfahrungen und auch neue Ansätze in eine neue Folge reinzupacken. Daher gibt es mit "Kanban in der Praxis - 2025" nun die Edition für dieses Jahr.

Wie sollte es auch anders sein, beschäftigen wir uns mit dem Kanban Board und klären, wann man wirklich von "Wir machen Kanban" sprechen kann. Gleichzeitig gibt es wie immer Tipps und Tricks über die Nutzung und worauf man achten sollte, wenn man sich dazu entschließt, den evolutionären Weg von Kanban zu starten. Es gibt wirklich sehr viele gute Gründe, dieses zu tun.

Wir freuen uns über Feedback zum Podcast und dieser Folge und noch. mehr über Themenwünsche für künftige Folgen.

🎙 Worum geht’s in dieser Folge?

In dieser gehaltvollen Episode diskutieren Carsten Rüscher und Ina Galinsky, wie Akzeptanzkriterien sinnvoll in einem Projekt- oder Produktentwicklungskontext angewendet werden können. Die beiden beleuchten:

Warum Akzeptanzkriterien kein Muss, aber ein hilfreiches Mittel sind

• Der Unterschied zwischen Akzeptanzkriterien und Definition of Done

• An welchen Stellen im Prozess sie Sinn machen – vom Work Item bis zur Projektebene

• Warum Kontext, Stakeholder-Kommunikation und Policies den Unterschied machen

• Und: Wie man aus Akzeptanzkriterien echte Testbarkeit gewinnt

💡 Takeaways

Nutze Akzeptanzkriterien nicht dogmatisch, sondern kontextsensibel

• Klare Akzeptanz hilft Teams, Stakeholdern und Testern

• Eine gute Diskussion ersetzt oft seitenlange Kriterienkataloge

• Policies > individuelle Kriterien, wenn Standards etabliert sind

📩 Mitdiskutieren?

Schreib uns: Wie nutzt ihr Akzeptanzkriterien in euren Kanban-Systemen? Und wie früh im Prozess entstehen sie bei euch?

⏱️ Kapitelmarken

00:00 – Intro & spontane Aufnahme

Begrüßung durch Carsten und Ina – spontane Folge zum Thema Akzeptanzkriterien.

00:38 – Ursprung & Definition von Akzeptanzkriterien

Ina erklärt, wie die Diskussion aus ihrem Team entstand, und führt die KI-Definition ein.

01:25 – Akzeptanzkriterien auf verschiedenen Ebenen

Carsten bringt die Idee ein, Akzeptanzkriterien auch auf Work-Item-Ebene zu denken.

03:05 – Herkunft aus Scrum & Kontext im Kanban

Akzeptanzkriterien sind nicht „per Default“ in Kanban, sondern abhängig vom Kontext.

04:00 – Definition of Done vs. Akzeptanzkriterien

Klare Unterscheidung zwischen DoD (prozessbezogen) und Akzeptanzkriterien (inhaltlich).

06:45 – Wann definiert man Akzeptanzkriterien?

Diskussion über den besten Zeitpunkt und Zweck der Definition – vor allem Klarheit!

09:00 – Die User Story als Gesprächseinladung

Akzeptanzkriterien helfen, Anforderungen festzuhalten, die sonst verloren gehen könnten.

13:00 – Fachlichkeit, Klarheit und Offshore-Kontexte

Warum Fachleute Akzeptanzkriterien explizit machen sollten – besonders bei verteilter Entwicklung.

14:50 – User Stories im Kanban-Kontext

User Stories sind hilfreich, aber nicht verpflichtend – Kontext entscheidet.

16:30 – Das Agile Manifest und Konversation > Dokumentation

Verknüpfung zur agilen Wertebasis.

17:15 – Akzeptanzkriterien auf Epics-, Feature- und Projektebene

Diskussion über Granularität: Wo hört ein Work Item auf, wo beginnt das Projekt?

18:45 – Erwartungen & Realität im Projektauftrag

Carsten zitiert den Satz: „Ich gehe davon aus…“ – das Unheil beginnt damit.

20:00 – Akzeptanz & Testbarkeit

Warum Akzeptanzkriterien auch für Testmanagement ein Segen sind.

22:30 – Mit & ohne Tester: Unterschiede im Umgang mit Akzeptanzkriterien

Wie sich Teams mit und ohne dedizierte Tester unterscheiden.

23:05 – Aufruf zur Diskussion & Veranstaltungen 2025

Carsten und Ina laden zur Diskussion ein und sprechen über ihre Präsenz auf Events.

Diese Folge des Podcasts richtet sich an alle, die sich mit dem Thema Leadership auseinandersetzen möchten oder die bisher der Meinung waren, dass Leadership eine Managementaufgabe ist und auch genau aus diesen Rollen heraus wahrgenommen werden muss.

Ina Galinsky und Carsten Rüscher analysieren die verschiedenen Formen von Leadership und geben konkrete und praxisorientierte Einblicke in unterschiedliche Situationen. Sie vermitteln nützliche Tipps und Handlungsempfehlungen, die unmittelbar und ohne großen Aufwand den persönlichen Leadership-Stil beeinflussen können.

Leadership ist für alle zugänglich und nicht nur auf bestimmte Personenkreise beschränkt.

Die entscheidende Frage ist also: Wie kann man Leadership effektiv einsetzen? Antworten auf diese Fragen und viele andere gibt es in dieser Folge des Kanban Coaching Podcasts.