Daniel Schaaf über strategische Empathie, das Missverständnis Kundenbetreuung und den Anruf, den keiner mehr machen will
ℹ️ Daniel Schaaf ist Diplom-Kaufmann, Leiter Vertrieb und Marketing sowie Prokurist bei der Helot GmbH. In den Vertrieb kam er über einen „schönen Unfall": Nach dem BWL-Studium in Köln arbeitete er in einer Unternehmensberatung, wollte eigentlich ins Personalwesen und griff 2008 zum Telefon, weil die Auftragslage dünn war. Die Telefonakquise lief so gut, dass er dabei blieb. Seit Ende 2025 arbeitet er zusätzlich als freiberuflicher Vertriebsberater und Vertriebstrainer und begleitet Unternehmen dabei, ihre Vertriebsstrategie zu überdenken. Seine Kernüberzeugung: Vertrieb ist Handwerk und Handwerk kann man lernen.
🏭 Daniel Schaaf verantwortet dort Vertrieb und Marketing in einer Doppelrolle
🏭 Prokurist des Unternehmens
🏭 Zwei Disziplinen unter einem Dach, die sich gegenseitig befähigen statt behindern
🏭 Zusätzlich: freiberufliche Vertriebsberatung und Vertriebstraining für Mittelständler
➡️ Talent oder Handwerk: Warum die Frage falsch gestellt ist und was ein Tennisprofi mit einem guten Verkäufer gemeinsam hat
➡️ Das Missverständnis Kundenbetreuung: Warum Mittelständler von Kundenbetreuern Marktaufbau erwarten und damit systematisch Menschen verbrennen
➡️ Aggressives Abwarten: Wie aus einer Vertriebsabteilung eine Auftragsverwaltung wird
➡️ „Ich hab schon einen Partner": Was viele als Nein verstehen und warum genau da der Vertrieb eigentlich anfängt
➡️ Strategische Empathie: Warum Gespür überschätzt wird und gute Fragen der eigentliche Hebel sind
➡️ „Es ist immer der Preis": Was hinter dieser Standardantwort meistens wirklich steckt
➡️ Vertrieb und Marketing: Wie schlechtes Marketing dem besten Außendienst ein Bein stellt
➡️ Wie digital darf Vertrieb sein: Wo KI und LinkedIn Sales Navigator echten Nutzen bringen und wo sie zur Ausrede werden
✓ Vertrieb ist Handwerk, nicht Magie.
Wer sagt „Vertrieb kann man nicht lernen", müsste konsequent auch behaupten, man könne Autofahren oder einen Handwerksberuf nicht lernen. Talent ist die Grundvoraussetzung. Aber ohne Werkzeugkasten – Informationsgewinnung, Bedarfsanalyse, Fragetechnik – kommt niemand über einen bestimmten Punkt hinaus.
✓ Ein großartiges Produkt ohne großartigen Verkäufer bleibt liegen.
Viele Mittelständler haben hervorragende Produkte und reißen trotzdem drei, vier, fünf Jahre lang ihre Ziele. Nicht weil das Produkt schlecht ist, sondern weil niemand es in den Markt trägt. Und weil man den Menschen, die es sollen, nie erklärt hat, was ihr Job eigentlich ist.
✓ Das Missverständnis kostet Unternehmen Jahre.
Kleine und mittlere Unternehmen erwarten von Kundenbetreuern, dass sie Märkte akquirieren. Das funktioniert nie. Der klassische Kundenbetreuer ist wertvoll aber er hört dort auf, wo aktiver Vertrieb anfängt. Beides sind fundamental unterschiedliche Anforderungsprofile.
✓ „Ich hab schon einen Partner" ist der Anfang, nicht das Ende.
Für viele Außendienstler ist dieser Satz das Gesprächsende. Für einen guten Verkäufer ist er eine grüne Ampel: Der Kunde nutzt also genau das, was ich anbiete. Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit – nachfragen, in welchen Bereichen, seit wann, mit welchen Erfahrungen.
✓ Vertrieb ist ein Führungsthema, kein Mindset-Thema.
Wer erwartet, dass ein neuer Außendienstler „einfach seinen Job macht", macht einen fatalen Fehler. Die Grundausrichtung entsteht im Management: Wer sind wir, wo wollen wir hin, welche Menschen brauchen wir dafür. Ohne diese Definition laufen Unternehmen definitionsfrei durch den Markt.
✓ Der Preis ist selten der echte Grund.
„Warum kaufen Kunden nicht bei euch?" – „Der Preis." Diese Antwort ist meistens eine Annahme, keine Erkenntnis. Wer Angebote nicht nachtelefoniert, erfährt nie, was der Wettbewerber tatsächlich angeboten hat. Und bietet weiter Pakete an, nach denen niemand gefragt hat.
✓ KI und LinkedIn helfen - bis zu einem gewissen Punkt.
Wettbewerbsanalysen, Pitch-Vorbereitung, Argumentationsketten: Dafür sind die neuen Werkzeuge stark. Aber sie verführen dazu, endlos zu recherchieren statt anzurufen. Am Ende macht der Mensch am Hörer den Unterschied. Große Accounts knackt niemand über LinkedIn.
Daniels drei Tipps für einen besseren Vertrieb:
1️⃣ Seid ehrlich zu euch. Wenn ihr keine Ahnung habt, holt jemanden dazu, der sie hat.
2️⃣ Prüft, ob die richtigen Leute auf den richtigen Positionen sitzen und ob eure Ziele realistisch sind.
3️⃣ Seid mutig und probiert es aus. Mehr als ein Nein kann nicht passieren. Und das Nein habt ihr schon.
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Über Kraftraum Mittelstand:
"Kraftraum Mittelstand" ist der energiegeladene Podcast für Unternehmer, Macher und Entscheider im deutschen Mittelstand, präsentiert von der digitalen Marken- und Werbeagentur °F.
Die °F-Geschäftsführung und Hosts Irene Knaub und Markus Lievenbrück teilen ihr 20-jähriges Expertenwissen zur Markenführung und sprechen mit Fachleuten über die Herausforderungen mittelständischer Unternehmen. Der Podcast liefert keine komplizierten Theorien, sondern praktische Strategien für eine kraftvolle Markenpositionierung.
Das Kölner Unternehmen °F ist der Spezialist für kraftvolle Markenführung im deutschen Mittelstand. Seit 2005 entwickelt °F Markenidentitäten, die nach innen Orientierung geben und nach außen überzeugen.
Mit systematischer Strategie schärft °F Marken und setzt sie mit packender Kreativität um – vom Corporate Design über digitales Marketing bis zur Mitarbeitergewinnung. Familienunternehmer und Entscheider im Mittelstand vertrauen auf die Expertise der Agentur für nachhaltiges Wachstum.
°F macht Marken zukunftsfähig – mit klaren Botschaften, die treffen, und Design, das im Kopf bleibt.
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