XY Magazine

Le concept de la journée de travail infinie

Listen Later

Nous allons découvrir ensemble le concept de la journée de travail infinie, un phénomène où les frontières entre le travail et la vie personnelle s’estompent en raison d’une surcharge de communication numérique et d’un manque de temps de concentration.

Ce concept est développé par Microsoft sur la base des données télémétriques de Microsoft 365 et une enquête Work Trend Index.

Il révèle comment les employés sont constamment interrompus par les e-mails, les messages et les réunions, même en dehors des heures de travail traditionnelles et le week-end.

Microsoft propose des solutions par une refonte des méthodes de travail. Regardons cela en détail.

Le concept de la journée de travail infinie

Microsoft a mené une étude en analysant les usages de Office 365. Le travail infinie est un épuisement des salariés qui sont connectés en permanence et prennent des habitudes de travail nocives pour eux et les autres.

Début de journée précoce et surcharge d’informations:

La journée de travail commence souvent avant même que les gens ne soient levés. Les notifications commencent sur le smartphone. Comme il sert de réveil, il est a coté du lit.

Dès 6h du matin, 40% des utilisateurs de Microsoft 365 consultent déjà leurs courriels. C’est la première activité de la journée. Le phénomène de stress commence. Stress des sujets à traiter dès la matin et quantité d’informations à prendre en compte au réveil.

Un employé reçoit en moyenne 117 courriels par jour, la plupart étant survolés en moins de 60 secondes. Mais surtout les plupart de ces mails ne sont pas clair sur leurs intentions. Les mails de masse (avec plus de 20 destinataires) ont augmenté de 7% en un an (2024), tandis que les échanges individuels ont diminué de 5%.

Quand on part à la cantonade, personne n’intervient. tout le monde pense qu’un autre va le faire.

A partir de 8h du matin, Microsoft Teams devient le canal de communication dominant. soit par chat soit par call. Un employé moyen reçoit 153 messages Teams par jour.

Le volume de messages par personne a augmenté de 6% à l’échelle mondiale. Entre Outlook et Teams on est à 270 messages par jour juste pour le travail.

Ces notifications créent un rythme frénétique pour la journée. entre les bip de la messagerie, de Teams et du Whatsapp de l’école. La perturbations sont constantes.

Temps de concentration fragmenté

La conséquence de cet afflux de messages c’est une fractionnent des temps de concentration. Quelle est le planning type d’un employé en journée de travail infinie.

Les heures les plus productives de la journée (entre 9h et 11h, et entre 13h et 15h) sont accaparées par les réunions, laissant peu de place au travail en profondeur.

Le mardi est le jour avec la plus forte charge de réunions (23%). J’aurais parié pour le lundi. Mais avec la télétravail le lundi et le vendredi. Le mardi devient le jour ou le plus sont présents au bureau

À 11h, l’activité de messagerie atteint son pic, faisant de cette heure la plus surchargée en raison de la convergence des messages en temps réel, des réunions et du changement constant d’applications, rendant la concentration presque impossible.

  • Les employés sont interrompus en moyenne toutes les 2 minutes par une réunion, un courriel ou une notification, ce qui n’apparaît pas sur les calendriers mais est fortement ressenti.
  • Près de la moitié des employés (48%) et plus de la moitié des dirigeants (52%) affirment que leur travail est chaotique et fragmenté.
  • Le problème n’est pas seulement le volume, mais aussi l’étalement (“sprawl”), la complexité croissante de la coordination et la charge mentale plus lourde.

    • Même si l’employé est organisé et gère sont temps. Il a se sentiment de désorganisation et de stress

    Désorganisation et stress

    Le numérique affranchi des règles de politesse. On peut déranger tout le monde quand on veut. La prise de rendez-vous est une option.

    Les chiffres font peur

    • 57% des réunions sont des appels ad hoc, non planifiés, sans invitation calendrier.
    • Une réunion planifiée sur dix est réservée à la dernière minute.
    • Les grandes réunions (65 participants ou plus) sont le type de réunion qui connaît la plus forte croissance, entraînant une dilution des responsabilités, un flou décisionnel et une fatigue liée à l’écoute passive.
    • Près d’un tiers des réunions s’étendent sur plusieurs fuseaux horaires, une augmentation de 35% depuis 2021.

      • Autre tendance, finir au dernier moment.

      • Les modifications de dernière minute dans PowerPoint augmentent de 122% dans les 10 minutes précédant une réunion, le signe d’un stress organisationnel permanent et d’un fonctionnement réactif plutôt que proactif.
        • Érosion des frontières entre travail et vie personnelle

        Microsoft défini le phénomène du “triple pic” (matin, après-midi, soir), introduit pendant la pandémie, s’est normalisé. Le travail de nuit et le week end progresse.

        • Les réunions après 20h ont augmenté de 16% d’une année sur l’autre, en grande partie à cause des équipes mondiales et flexibles.
        • L’employé moyen envoie ou reçoit plus de 50 messages en dehors des heures de bureau.
        • Près d’un tiers (29%) des travailleurs actifs se replongent dans leur boîte de réception après 22h.
        • L’activité le week-end progresse, avec près de 20% des employés consultant leurs courriels dès le samedi matin. Plus de 5% sont de retour sur leurs courriels le dimanche soir (à partir de 18h).
        • Le concept même de “temps de repos” est remis en question.
        • Un tiers des employés estiment que le rythme de travail est devenu insoutenable au cours des cinq dernières années.

          • A tout ce chaos, Microsoft apporte de solutions. Si le rapport est statistique et donc peu contestable. Les solution sont issues de la stratégie de Microsoft et discutables.

          Pour faire face au concept de “journée de travail infinie” et briser ce cycle, le rapport de Microsoft propose un changement de culture radical. En premier lieu, l’intelligence artificielle est vue comme un levier pour alléger le poids mental et libérer du temps pour un travail plus significatif, à condition de repenser les outils et les façons de travailler.

          quatre solution sont proposées.

          1. Adopter l’état d’esprit des “Frontier Firms” : Il ne suffit pas d’adopter l’IA. Il faut un état d’esprit qui remet en question la manière dont le temps est dépensé, dont le travail est effectué et ce qui génère réellement de l’impact. Les “Frontier Firms” sont des entreprises pionnières qui réorganisent leur structure autour de l’IA et des agents intelligents pour évoluer rapidement, fonctionner avec agilité et générer de la valeur plus vite que les entreprises traditionnelles.
          2. Appliquer la règle du 80/20 (Principe de Pareto) : Dans un contexte de budgets contraints et d’attention limitée, l’activité ne signifie pas nécessairement le progrès. Les organisations les plus efficaces se concentrent sur les 20 % du travail qui génèrent 80 % des résultats. L’IA rend cela possible et évolutif en permettant aux dirigeants d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, comme les réunions de statut, les rapports de routine et les tâches administratives, afin de récupérer du temps pour le travail en profondeur, les décisions rapides et l’exécution ciblée. Les entreprises gagnantes à l’ère de l’IA ne travailleront pas seulement plus dur, mais plus intelligemment et plus précisément.
          3. Redéfinir l’organisation autour du “Work Chart” : Il s’agit de passer d’un organigramme rigide et basé sur des fonctions statiques (finances, marketing, ingénierie) à un “Work Chart” agile et axé sur les objectifs. Dans ce modèle, des équipes légères se forment autour d’un objectif et utilisent l’IA pour combler les lacunes en matière de compétences et avancer rapidement, réduisant ainsi la friction inutile des structures rigides. Par exemple, pour un lancement de produit, au lieu que le contenu soit chez le marketing, les données chez l’analytique, le budget chez les finances, et la communication chez les équipes de communication, l’IA peut fournir des informations instantanément, réduisant le besoin de réunions multiples pour des ajustements simples.
          4. Devenir un “agent boss” (former des duos humain-agent IA) : Le rapport propose de former des duos humain-agent pour accroître l’impact sans allonger la journée. Il s’agit d’une nouvelle génération de professionnels qui naviguent dans le chaos non pas en travaillant plus, mais plus intelligemment. Ces “agent bosses” utilisent des agents IA pour supercharger leur travail, par exemple en collectant des recherches, en effectuant des analyses statistiques ou en rédigeant des synthèses, ce qui leur permet de se concentrer sur l’essentiel : des informations rapides et de haute qualité qui bénéficient à toute l’équipe. C’est l’avenir du travail : des équipes humain-agent conçues pour s’adapter et évoluer.

            5. Vous le constatez tout est construit sur l’usage de l’IA. Cela se règlera pas le problèmes des consultations et sollicitations en dehors des heures de travail. cela ne règlera pas les interruptions permanentes.

            Pour ma part je suis plutôt en faveur d’un meilleur maitrise des outils et usages de communications; Comme pour tout dans le vie se donner des règles.

            Ne plus consulter ses mail à la maison, soit volontairement, soit en utilisant les fonctionnalités ne pas déranger de son smartphone.

            Réserver son week end aux activités personnelles et familiales.

            Réserver du temps ne pas déranger dans son agenda. C’est une fonctionnalité de Outlook. Cela bloque les appels et chat Teams.

            Concernant l’utilisation de l’intelligence artificielle. C’est un complément. Elle peut répondre à pas mal de messages sont nous mais surtout elle peut aider à synthétiser la quantité d’information reçue ou produite. Avoir des synthèses et des résumés, c’est un vrai gain de temps.

            Au final la promesse de Microsoft office était de faire gagner du temps et de s’organiser. La réalisé est malheureusement à l’opposé. C’est aussi à Microsoft de remettre ne cause ses outils intrusifs et fragmentant. Développer des fonctionnalité de filtre et de tri serai le premier pas.

            Sources

            Moncarnet.com, briser le cercle de la journée infinie

            Microsoft : Breaking down the infinite workday

            Comment mesure sa productivité au travail

            The post Le concept de la journée de travail infinie first appeared on XY Magazine.
            ...more
            View all episodesView all episodes
            Download on the App Store
            XY MagazineBy Régis BAUDOUIN