Um Daten zu sichern, sind hin und wieder Backup nötig. (Bildquelle: IMAGO / Zoonar / Bildbearbeitung GIGA)

Wer mit Microsoft 365 arbeitet, sollte an Backups denken. Welche Daten gesichert werden und wann zusätzliche Lösungen sinnvoll sind, erfahrt ihr hier.

Was ist Microsoft 365 Backup?

Microsoft 365 Backup ist eine von Microsoft angebotene Backup- und Wiederherstellungslösung für Daten in Microsoft-Diensten wie Exchange Online, OneDrive und SharePoint. Sie erstellt regelmäßig Sicherungskopien eurer Daten, die sich im Bedarfsfall schnell wiederherstellen lassen. So könnt ihr Ausfallzeiten bei Datenverlust geringhalten.

Was kann Microsoft 365 Backup?

Mit dem Dienst könnt ihr unter anderem Folgendes sichern und wiederherstellen:

Exchange Online-Postfächer inklusive E-Mails und Kalendereinträgen OneDrive for Business-Konten SharePoint-Websites und Bibliotheken

Die Backups laufen automatisiert und lassen sich gezielt konfigurieren, etwa ganze Bereiche oder nur ausgewählte Objekte. Microsoft 365 Backup ist direkt im Microsoft 365 Admin Center integriert.

Wie schnell lassen sich Daten mit Microsoft 365 Backup wiederherstellen?

Microsoft 365 Backup legt Wert auf sehr schnelle Backups und Restores. In vielen Fällen sind automatisierte Sicherungen innerhalb kurzer Zeit verfügbar, sodass ihr euren Datenbestand nach einem Vorfall rasch wiederherstellen könnt. Zwischen einem und drei Terabyte lassen sich innerhalb einer Stunde wiederherstellen.

Wann braucht ihr zusätzlich zur Cloud-Speicherung ein Backup?

Auch wenn Dienste wie Microsoft 365 Daten automatisch in der Cloud speichern, ersetzt das kein echtes Backup. Die integrierte Cloud-Speicherung schützt vor Hardwareausfällen, aber nicht zuverlässig vor menschlichen Fehlern, Ransomware, fehlerhaften Synchronisationen oder dem versehentlichen Überschreiben wichtiger Inhalte.

Wird eine Datei gelöscht und bleibt der Fehler zu lange unbemerkt, kann sie trotz Cloud schnell dauerhaft verloren sein. Ein zusätzliches Backup ist daher immer dann sinnvoll, wenn ihr geschäftskritische Daten nutzt, rechtliche Aufbewahrungspflichten erfüllen müsst oder schnell und gezielt auf frühere Datenstände zugreifen wollt.

In diesem Video erfahrt ihr, wie groß die Abhängigkeit von Cloud-Anbietern ist:

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Wo liegen die Grenzen der Microsoft-Lösung?

Microsoft 365 Backup ist zwar leistungsfähig, aber nicht unbedingt für alle Anforderungen ausreichend:

Die Daten von Teams lassen sich nicht sichern. Die Aufbewahrungseinstellungen sind teilweise begrenzt, etwa in Bezug auf lange Zeiträume. Es fehlen teilweise weitergehende Funktionen wie granulare Wiederherstellung für alle Dienste oder Self-Service-Restores für Endanwender. Da Backups in demselben Cloud-Ökosystem wie die Produktionsdaten gespeichert werden, bleiben Risiken bestehen.Was kostet Microsoft 365 Backup?

Microsoft 365 Backup wird nicht pauschal pro Nutzer abgerechnet, sondern nach einem nutzungsbasierten Modell. Microsoft berechnet einen Listenpreis von 0,15 US-Dollar pro Gigabyte und Monat für die Inhalte, die ihr aktiv unter Sicherungsschutz stellt.

Entscheidend ist dabei nicht nur die aktuelle Größe eurer Daten, sondern die Summe aus Live-Daten und zusätzlich gespeicherten gelöschten oder versionierten Inhalten, die für Wiederherstellungen vorgehalten werden.

Um die zu erwartenden Ausgaben besser abzuschätzen, stellt Microsoft einen eigenen Preisrechner zur Verfügung, der anhand eurer Datenmenge eine monatliche und jährliche Kostenschätzung liefert.