Hoe zorg je ervoor dat je contractinformatie altijd veilig staat? Dat je er zelf bij blijft kunnen en anderen geen ongewenste toegang krijgen?  MochaDocs CEO Rob Postma en interviewer Bram van Montfoort gaan in deze podcast in gesprek over de bijzonder diverse aspecten van databeveiliging.  We hebben het onder andere over: 

🌍 Waar staat mijn data opgeslagen? 

🤔 Wat zegt een ISO27001 logo? 

📉 Databeveiliging bij een faillissement

Je wilt als Nederlands bedrijf internationaal gaan verkopen. Hoe zorg je dan dat je klanten kunnen betalen? 🌎🤔  

Onafhankelijk Payment Platform Expert Matthijs Koorn neemt je in deze MochaDocs podcast mee in de wereld van belastingen, betaalmethoden & valuta. Een fijne introductie van ongeveer 20 minuten. Wordt vervolgd!  

💸 Belastingen  In Europa bepaalt de vestigingsplaats van de koper hoeveel BTW je afdraagt. In de VS is dit door een recente ruling van het Amerikaanse Hooggerechtshof ook het geval. Alleen wordt de Sales Tax niet alleen bepaald per staat, maar soms zelfs tot op postcodeniveau..  

💳👛 Betaalmethoden  Elk land kent weer zijn eigen favoriete betaalmethode. Zo hebben we in Nederland iDEAL en in België bijvoorbeeld Bancontact. Maar hoe zorg je er nu voor dat je al deze betaalmethoden accepteert zonder 20 opties op je website te laten zien? En wat is de beste methode voor abonnementen?  

💲💷💹 Valuta  Superhandig die Euro. Alleen telt Matthijs in Europa alsnog 12 verschillende valuta en daarbuiten natuurlijk nog veel meer. Voortdurend converteren van valuta gaat je veel geld kosten. Daarom is het vanaf een bepaalde omzet interessant om rekeningen in meerdere valuta te openen.

Weet wat je tekent! 📝🤔  

Rob Postma kan het in deze podcast over contractmanagement op inhoud niet vaak genoeg benadrukken.   Pas als je weet onder welke bepalingen je precies je handtekening zet, kun je een contract managen op inhoud.   Hij geeft een voorbeeld: 

🏭 Stel je koopt een grote machine 

🗓️ In het contract staat een garantieperiode van 9 maanden 

📳 Dan wil je na 8 maanden een berichtje 

💶 Als er dan iets mis is, valt het nog binnen de garantie   Contracten managen op inhoud begint dus al bij het opstellen van het contract..  Kun je een voorwaarde goed managen? En waarom zet je 'm er anders in?    Daarover gaat ook dit verhaal: https://www.mochadocs.com/nl/blog/hoe-zorg-je-dat-de-tegenpartij-zijn-contractafspraken-nakomt (een contractmanager bij een grote gemeente gaat de 'kruiwagen vol cijfers' te lijf)

💸💸💸 Huurcontract per ongeluk verlengd. Totale kosten: 10 miljoen euro Soms haalt het vergeten van een einddatum het nieuws. Zoals een groot softwarebedrijf dat de huur voor een enorm kantoorpand in Amsterdam Sloterdijk vergat op te zeggen. Daarmee ging het voor 1.5 tot 2 miljoen euro per jaar (!) de boot in.  

⏰‼ De einddatum van je contracten in de gaten houden is dus enorm belangrijk. Maar hoe zorg je daar precies voor?  In deze podcast hoor je alles over het hoe en waarom van einddatumbewaking bij contracten.

Waar is je contract? Hoe sla je contracten (digitaal) op?  

🕵🗄📁 In de kluis, een ordner, een online drive, het bureau van de marketing manager? Stel je voor: de marketing manager vestiging Eindhoven sluit een fantastisch contract af met een communicatiebureau. Een paar maanden later vertrekt hij bij de organisatie. Waar is het contract dan? Op zijn laptop? Op zijn bureau? In een archiefkast? Op de Google Drive?  

❓❔❓Waar moet je contracten opslaan? Zonder duidelijke afspraken raak je al snel contracten kwijt. Soms met dramatische gevolgen. Daarom wil je graag weten waar je contracten zich bevinden (een basisvoorwaarde voor contractmanagement).   

📜 Moet je een papieren versie van je contracten bewaren? De Belastingdienst eist dat je contracten minimaal 7 jaar bewaart. Maar dat hoeft niet op papier te zijn. Je kunt dus al je contracten en bijlagen digitaliseren of zelfs volledig digitaal aangaan en ondertekenen.  

☁ Alle contracten op de Google Drive? Handig toch? Al je contracten op de online schijf en je raakt ze nooit meer kwijt! Dan loop je alleen wel tegen een heel nieuw probleem op: wie krijgt toegang tot soms erg gevoelige contractinformatie? En wat als je bijvoorbeeld wil dat iemand alleen maar toegang heeft tot delen van contracten die voor hem of haar relevant zijn? De praktijk leert dat dit op online opslagomgevingen erg lastig is in te regelen.  In deze podcast pleit Rob Postma er daarom voor om gebruik te maken van een contractmanagement oplossing die je de mogelijkheid geeft om al je contracten en bijlagen veilig op te slaan in de cloud, terwijl stakeholders toegang hebben tot de contract(onderdel)en die voor hen relevant zijn.  

🧐 Hoe zoek je al je contracten bij elkaar? Al je bestaande contracten en bijlagen verzamelen kan een tijdrovende bezigheid zijn.

Sommige vragen lijken zo simpel dat je ze vergeet te stellen.   'Wat is een contract?' 'Waarom moet je het managen?'   En toch is het belangrijk om er even over na te denken.   🎙 In deze podcast met Rob Postma & Bram van Montfoort gaan we terug naar de (hele nuttige) basis.  

📝🤔 Wat is een contract? Wij hebben in dit geval over afspraken die je schriftelijk vastlegt.  

📝⏰ Wat is contractmanagement? Je kunt al je contracten netjes in een kluis opslaan, maar dat is nog geen contractmanagement. Dat is het opslaan van contracten.   Je kunt al je contractafspraken netjes in een lijstje zetten. Maar dan moet je elke dag naar dat lijstje gaan kijken. Dat is het registreren van contracten.  Wat bedoelen we dan met contractmanagement?  Dat is een methode waarmee je zeker weet dat de juiste persoon op het juiste moment een berichtje krijgt  om actie te ondernemen op een contractafspraak die voor je organisatie belangrijk is. Bijvoorbeeld om te beslissen of je het contract wilt verlengen of niet. Vaak gebruik je hier een contractmanagement oplossing voor.  

👨‍⚕️👩‍⚕️/🏢 Moet iedereen contracten managen? Als zzp'er in de zorg met twee opdrachtgevers kun je de vraag stellen of contractmanagement wel nodig is. Je kunt belangrijke afspraken zelf in je agenda zetten.   Wanneer de diversiteit en hoeveelheid contract toeneemt. is managen een must.  Wanneer je dit niet doet, loop je het risico dat contracten onnodig verlengd worden, stopgezet of je belangrijke afspraken niet uitvoert/ de andere partij belangrijke afspraken niet uitvoert.  

🧐 Wat is de definitie van contractmanagement? Het stikt op internet van de definitief voor contractmanagement. Wij denken dat er geen one size fits all definitie is. Een jurist zal met contractmanagement iets anders bedoelen dan een inkoper.