Te doy la bienvenida al episodio 16 del podcast.

Este mes empezamos una serie sobre planificación. Y el primer tema son los objetivos.

¿Para qué planificar?

Hay mucha gente que tiene verdadera alergia a la planificación.

Porque quieren ser más Zen…

Porque no les gusta ser cuadriculados…

Porque no les gusta X…

La planificación (bien hecha) es importante para tu negocio y para tu paz mental.

Se trata de definir cada paso con el fin de conseguir pequeños logros encaminados a cumplir una meta más grande. Planificar permite adelantarse a los problemas que se pudieran presentar o, en su defecto, tener tiempo para solucionar y sobreponerse a cualquier contratiempo que surja fuera de lo establecido.

Saber qué vamos a hacer, cómo lo vamos a hacer, cuándo lo vamos a hacer y de qué recursos disponemos, nos permitirá tomar decisiones basándonos en hechos y no en cómo ha amanecido el día hoy.

Uno de los pilares más importantes de la planificación son los objetivos.

Tipos de objetivos

Cuando hablamos de objetivos, seguro que te vienen a la mente los archiconocidos objetivos SMART, pero no voy a perder tiempo hablándote de ellos aquí hoy. En las notas del programa, te dejo un post que escribí hace tiempo en el blog sobre cómo definir objetivos con cabeza, donde te hablo a fondo sobre estos objetivos.

Echa un ojo al programa en el blog, donde te los cuento todos con imagen incluida.

Planificación eficiente

Ahora que tienes claros los tipos de objetivos, te voy a hablar de la planificación eficiente, o al menos, cómo la entiendo yo.

Evidentemente, en un negocio digital pequeño, no nos vamos a meter en planificación a 200 años vista, pero al menos debemos hacer la planificación anual.

Esta planificación incluye los objetivos estratégicos. Uno de los más comunes son los objetivos financieros.

¿Cuánto vas a facturar el siguiente año?

Esto, no se hace tirando una moneda al aire. Tendrás que tener un histórico de años anteriores.

Dentro de la planificación anual, también puedes y debes incluir objetivos relacionados con clientes, objetivos de calidad e incluso objetivos de desarrollo sostenible.

Luego los dividimos en objetivos más pequeños (objetivos trimestrales, objetivos mensuales y objetivos diarios).

Pero aquí no acaba la cosa, ¿qué vas a hacer para cumplir esos objetivos?

Y aquí entran los proyectos y tareas que veremos en el siguiente episodio.

El paso a paso, que sigo yo para definir mis objetivos, lo tienes en el episodio dentro del blog.

Si quieres que te ayude a definir los objetivos de tu negocio con cabeza, tienes disponible el taller “Cómo planificar eficientemente para no estar inventando la rueda cada trimestre” y el taller “Planificación eficiente con DAFO+CAME”, que te dejo en las notas del programa.

Notas del programa:

Taller “Cómo planificar eficientemente para no estar inventando la rueda cada trimestre”.

Taller “Planificación eficiente con DAFO + CAME”.

Post en el blog sobre objetivos SMART

Locas por el excel

El episodio en el blog

Entrevista a Patricia Cruz, donde hablamos de:  

✅ Asistentes virtuales y cómo diferenciarte. 

✅ La asistencia virtual como profesión. 

✅ Wordpress.

✅ Cómo puede ayudarte Patricia. 

✅ Qué libro te recomienda Patricia. 

✅ Tips para asistentes virtuales que empiezan. 

✅ Otros temas candentes.  

Notas del programa:

https://patricruz.com/curso-wp/ 

https://bit.ly/hablemosprocesos 

https://bit.ly/cursoDPNO

Calculadora de tu precio/hora

Masterclass Facturación e impuestos

Curso "Documentación de procesos para asistentes virtuales" versión Lite

Curso "Documentación de procesos para asistentes virtuales" versión autoestudio

El libro: https://amzn.to/2U6bx4a

Te doy la bienvenida al episodio 14 del podcast.

Cerramos la serie de documentar procesos, con las herramientas.

Siempre digo que la herramienta no es lo más importante.

Cuando documento procesos para mis clientes, lo primero que hago es enterarme de qué herramientas usan ya en su negocio, para no imponerles herramientas raras.

O sea, con el tema herramientas, partimos de lo que ya usamos en nuestro negocio, para no complicarnos la vida.

Dicho esto, voy a contarte las principales herramientas que uso tanto en mi negocio como en el de mis clientes.

1. El amigo Google: Google Drive, Google Docs y Google Sheets

Lo más sencillo es organizar los documentos en carpetas, con cada uno de los procesos documentados dentro. En el episodio en la web, te dejo un ejemplo de cómo queda.

Los procedimientos y guías de trabajo los hago en Google Docs con una plantilla de procedimiento flujo-tabla que ya tengo preparada y que tienes en cualquiera de las formaciones que te he dejado en las notas del programa.

Los registros, los hago en Google Sheets.

2. Miro

¿Y dónde haces los diagramas de flujo?

Pues en Miro, la herramienta mágica.

Miro es más que una herramienta para hacer diagramas de flujo, es una herramienta de colaboración empresarial donde puedes hacer casi cualquier cosa: modelos Canvas, matrices de estrategia empresarial, etc.

Cuando hago el diagrama de flujo, me lo puedo descargar en formato imagen y adjuntarlo al procedimiento flujo-tabla.

En el programa dentro del blog, te dejo una imagen de cómo queda el diagrama de flujo con esta herramienta.

3. Notion

La herramienta que uso para gestionar proyectos con mis clientes, también sirve para documentar procesos.

Lo que más me gusta de esta herramienta es su sencillez y limpieza. Además de que permite crear bases de datos enlazadas, algo que nos viene genial para organizar los procesos documentados y crear un manual de procedimientos en condiciones.

En las notas del programa, tienes varias formaciones donde te enseño a usar Notion, con plantillas incluidas.

4. Trello

Por último, quiero hablarte de Trello. Otra herramienta que te permitirá organizar los procesos documentados de tu negocio y compartirlos de manera sencilla con tu equipo. Es una herramienta que estoy usando ahora mismo con una clienta de documentación de procesos.

En resumen, puedes usar la herramienta que quieras (Asana, Kanbanflow, o cualquiera que compres en Appsumo). Lo importante es que entiendas cómo funcionan los procesos, los identifiques, los clasifiques, los documentes y, lo más importante, que los USES y los gestiones correctamente.

Notas del programa:

Servicio documentación de procesos para negocios

Curso Documentación de procesos para asistentes virtuales (versión Lite)

Curso Documentación de procesos para negocios online

Minicurso gratuito “Hablemos de procesos”

Taller Manual de procedimientos para emprendedoras y empresarias

Taller “Multiplica x20 tu productividad con Notion”

Post en el blog sobre Trello

El episodio en el blog

Te doy la bienvenida al episodio 13 del podcast.

Hoy hablamos de los documentos que necesitas para tener documentados los procesos de tu negocio de la manera en la que se hace en las empresas, grandes y pequeñas, porque, no nos engañemos, tú tienes una empresa, aunque seas solo contra el mundo.

¿Pagas impuestos? Sí

¿Tienes obligaciones con la seguridad social? También

¿Emites facturas a tus clientes? Por supuesto

¿Entonces qué te hace pensar que eres diferente de una empresa?

La forma jurídica es lo de menos, lo importante es que desarrolles cuanto antes tu mentalidad empresarial y destierres para siempre eso de “mi proyecto…”

Una empresa tiene varios proyectos y es deseable que los tenga, lo que no es un proyecto, es tu propio negocio.

Aclarado esto, vamos al lío.

¿Qué documentos te permiten tener los procesos de tu negocio de manera clara?

Pues el manual de procedimientos, que está compuesto normalmente por:

Los procedimientos

El procedimiento, ya sea un documento u otro medio alternativo, describe para un determinado proceso cuestiones como:

El procedimiento ya es «el pollo del arroz con pollo», el cómo se desarrolla el proceso.

Pero no te creas que es el típico documento de mil hojas que tanta alergia nos da en ocasiones. Nada más lejos de la realidad, un procedimiento puede estar en cualquier formato (papel, pdf, foto, video, etc).

La ficha de proceso

La ficha de proceso o ficha de determinación del proceso es un documento que contiene los datos básicos del proceso (es el DNI del proceso), identifica los datos esenciales que lo describen.

Si ya dispones de un flujograma es conveniente rellenar la ficha de proceso apoyándose en la información que te da este.

La información de la ficha y la del flujograma deben coincidir.

La ficha de proceso no suele contener las actividades que lo conforman. Esto es una información clave, es por ello que, en muchas ocasiones, la ficha de proceso se complementa con un diagrama de flujo.

En resumen, la ficha de procesos sirve para tenerlo todo a un golpe de vista y saber «de qué va» el proceso al que nos enfrentamos.

Notas del programa:

Servicio documentación de procesos para negocios

Curso Documentación de procesos para asistentes virtuales (versión Lite)

Curso Documentación de procesos para negocios online

Minicurso gratuito “Hablemos de procesos”

Taller Manual de procedimientos para emprendedoras y empresarias

El episodio en el blog

Te doy la bienvenida al episodio 12 del podcast.

Hoy hablamos de cómo representar un proceso para que se convierta en una hoja de ruta clara para delegar.

El diagrama de flujo o diagrama de actividades, también conocido como flujograma es la representación gráfica del algoritmo o proceso.

¿Qué errores más frecuentes se cometen en su elaboración? Echa un ojo al episodio en el blog

Notas del programa:

Servicio documentación de procesos para negocios

Curso Documentación de procesos para asistentes virtuales (versión Lite)

Curso Documentación de procesos para negocios online

Minicurso gratuito “Hablemos de procesos”

Taller Manual de procedimientos para emprendedoras y empresarias

Miro

El episodio en el blog

Te doy la bienvenida al episodio 11 del podcast.

Hoy hablamos de documentar procesos…

Pero antes quiero que reflexionemos juntos…

¿Para qué?

¿Para qué se documentan los procesos?

Porque está de moda…

Porque me lo ha dicho mi mentor o mentora…

Porque es una decisión estratégica de mi negocio y lo tengo claro…

La documentación de procesos, desde luego, es una decisión estratégica que tienes que tomar en tu negocio. No tienes que hacerlo porque te lo diga nadie ni porque esté de moda.

Solo tú sabes en qué punto está tu negocio y el nivel de compromiso que tienes con él.

Cuando documento procesos para mis clientes, una de las frases estrella que se repite a medida que vamos avanzando en la documentación es “Qué paz mental”.

También ¿Cómo había podido crecer con este caos?

Y otra más “Es increíble todo lo que tenía en mi cabeza y no era consciente”

Quédate con eso: documentar procesos te ayudará a tener paz mental, porque lo tendrás todo organizado, a crecer organizadamente y a tener tranquilidad porque tu negocio ya no dependerá de ti en exclusiva.

Existen muchas formas de documentar procesos (unas mejores, otras regulares y otras peores). Yo te voy a proponer las tres que considero que pueden resultar más interesantes para un negocio online y las que explico a fondo en el curso Documentación de procesos para negocios online, que te dejo en las notas del programa.

Diagrama de flujo

Ficha de proceso

Procedimiento

En este episodio solo las voy a mencionar, recuerda que esto es una serie, en próximos episodios las veremos más a fondo.

Y hasta aquí el episodio de hoy, nos escuchamos la próxima semana. Si no quieres perderte nada suscríbete al podcast en tu plataforma preferida y déjame tu valoración.

También puedes encontrarme en tunegocionlineconcalidad.com/podcast, en Instagram como gehisyhm y en LinkedIn como gehisyhm.

Notas del programa:

Servicio documentación de procesos para negocios

Curso Documentación de procesos para asistentes virtuales (versión Lite)

Curso Documentación de procesos para negocios online

Minicurso gratuito “Hablemos de procesos”

Taller Manual de procedimientos para emprendedoras y empresarias

Episodio en el blog

Entrevista a Ainara Cámara de La semilla diseño, donde hablamos de: 

✅ La importancia de una imagen coherente. 

✅ ¿Es bueno ser como Juan Palomo? 

✅ Cómo puede ayudarte Ainara a crear una imagen coherente para tu negocio.

✅ ¿La gente lee o no lee las páginas de venta? 

✅ Qué libro te recomienda Ainara. 

✅ Temas candentes.  

Notas del programa:

La web de Ainara

Mi web

Para empezar a documentar procesos  

El libro: Psicología para creativos: Primeros auxilios para conservar el ingenio y sobrevivir en el trabajo, de Frank Berzbac

Te doy la bienvenida al episodio 9 del podcast.

Hoy hablamos de los mapas mentales.

Un mapa mental (mind map, en inglés) es una representación gráfica de ideas, pensamientos y conceptos relacionados con un tema concreto cuyo objetivo es sintetizar la información lo máximo posible.

Los mapas mentales no los he inventado yo (ni los procesos tampoco), los inventó el escritor y consultor educativo inglés Tony Buzan en Inglaterra (1974) para intentar desarrollar un modo de obligar al cerebro a abandonar el pensamiento lineal para estimular la creatividad y sacar el máximo potencial del desarrollo de las ideas.

Así que para eso sirven los mapas mentales.

Para hacer un mapa mental, elegimos un tema principal (o nodo principal) y vamos encadenando ideas o nodos secundarios.

Cuanto menos relevantes sean las ideas dentro del esquema general, más alejadas se mostrarán del centro y de la palabra clave principal.

En el podcast dentro de la web, te dejo una imagen que ilustra todo esto. Te dejo el enlace en las notas del programa.

Ahora ya sabes que no debemos confundir el mapa mental con el mapa de procesos, no tienen nada que ver. Pero tampoco debemos confundirlo con el mapa conceptual.

Los mapas mentales nos dan más libertad. Las ideas se conectan sin seguir un orden lineal, por medio de líneas, símbolos o imágenes.

Los mapas conceptuales se elaboran a partir de un pensamiento lineal y lógico.

¿Entonces para qué se usan los mapas mentales?

Hay tantos usos como pelos tengo yo en la cabeza, pero yo voy a contarte para qué los uso yo, por si te puedo dar ideas.

¿Y cómo se hace un mapa mental?

Notas del programa:

Taller “Cómo usar los mapas mentales estratégicamente en tu negocio”

Libro “Cómo crear mapas mentales” de Tony Buzan

Libro “Mapas mentales: La guía definitiva para aprender a utilizar la herramienta de pensamiento más efectiva jamás inventada” de Tony Buzan

Servicio documentación de procesos para negocios

Curso Documentación de procesos para asistentes virtuales (versión Lite)

Episodio en el blog

Ya has identificado los procesos de tus negocios, como te contaba en el episodio anterior.

¿Y ahora qué?

Vamos a aprender cómo tenerlos bien ubicados y a vista de pájaro con un mapa de procesos.

Hoy en, no me toques los procesos, el mapa de procesos.

Te doy la bienvenida al episodio 8 del podcast.

Hoy hablamos de los mapas de procesos, la representación gráfica de todos los procesos de tu negocio.

Es una representación global y no debes confundirlo con el diagrama de flujo que es la representación de un solo proceso y del que te estaré hablando en otro episodio.

Esta imagen global de todos los procesos nos ayuda a situarnos fácilmente en nuestro negocio y contribuye a cambiar nuestra percepción actual  del trabajo: de tareas en cierto modo “dispersas” a un conjunto de tareas contextualizadas y orientadas a la consecución de un resultado concreto para satisfacer a tu cliente.

En las notas del programa te dejaré un post que tengo en el blog donde te cuento los tipos de mapas de procesos que existen y por qué he elegido el mapa de procesos convencional para aplicar en los negocios digitales.

Cómo se hace el mapa de procesos

Son solo 5 pasos que debes tener en cuenta, pero que son muy importantes si quieres que tu mapa quede bien. Te he preparado una infografía que podrás ver en el episodio del podcast en el blog para que comiences a seguir estos pasos hoy y te los voy a contar ahora mismo.

Lo más importante de tener un mapa de procesos es que sea útil a tu negocio: que aporte una visión de conjunto y sea la base sobre la que se trabaje en el desarrollo, control y mejora de los procesos.

Solo será posible aprovechar las utilidades ofrecidas por el mapa de procesos si está bien trazado, es completo y exhaustivo. Por eso me detengo tanto en este punto cuando documento procesos a mis clientes. Hasta que todo no está “crystal clear”, tanto para mí, como para ellos, no seguimos adelante.

Notas del programa:

Minicurso gratuito “Hablemos de procesos”

Servicio documentación de procesos

Libro “Procesos y sistemas de gestión para negocios online”

Taller “Crea tu mapa de procesos en 2 horas”

Post Cadena de valor

Post Mapa de procesos 

Seguro que ya sabes qué es un proceso, te lo he contado con pelos y señales en el episodio 5 del podcast.

Pero….

¿Qué tipo de procesos existen?

Y… lo más importante, ¿cómo identificarlos en tu negocio?

Hoy en, no me toques los procesos, procesos para todos los gustos.

Te doy la bienvenida al episodio 7 del podcast.

Hoy hablamos de los tipos de procesos. Esos que ya existen en tu negocio y que es tu responsabilidad como líder del mismo, identificar y gestionar.

¿Y qué pasa si no lo hago?

Pues realmente nada, eso sí, te perderás los beneficios de trabajar por procesos.

Identificar los procesos te ayudará a comprender mejor lo que haces y por qué lo haces.

Por ejemplo, ¿estás aportando valor a tu cliente con cada una de las tareas que haces?

Vamos al lío, que nos liamos.

Tipos de procesos

Existen varias clasificaciones para los procesos de un negocio, yo te voy a contar la que he escogido por su sencillez, para los negocios digitales.

Se trata de la  clasificación clásica, que agrupa los procesos en estratégicos, operativos y de apoyo (auxiliares o de soporte).

Debes prestar especial atención a los procesos operativos, son los que debes mejorar con carácter prioritario y urgente, ya que condicionan los resultados del negocio. Los otros procesos también se gestionan, en la búsqueda de la mejora, pero no tienen carácter prioritario.

Son procesos al más alto nivel y con esto no pienses que están reservados solo a las grandes multinacionales. Recuerda que tú lideras un negocio, aunque seas una sola persona. Ejemplos de estos procesos pueden ser:

Para identificar los procesos estratégicos nos podemos preguntar por la misión de nuestro negocio y por cómo se lleva a cabo.

Son los que aportan dinero al negocio, los del día a día, los que están directamente relacionados con aportar valor al cliente. Por ejemplo:

Para hacer una especie de «inventario» de los procesos operativos nos haremos preguntas sobre lo siguiente:

• ¿Cuáles son los productos y servicios que proporcionamos?

• ¿Qué hacemos para conseguirlos?

Apoyo o soporte

Son los que te ayudan a llevar a cabo los procesos operativos. Por ejemplo:

Para los procesos de apoyo puedes hacerte preguntas sobre aquellas operaciones necesarias para conseguir y mantener los recursos que empleas en tu negocio.

Notas del programa:

Minicurso gratuito “Hablemos de procesos”

Post misión, visión y valores

Servicio documentación de procesos

Libro “Procesos y sistemas de gestión para negocios online”

Programa CREA