Az előző évek tapasztalatai alapján elmondhatjuk, hogy talán ez a leggyengébben menedzselt és bevezetett folyamat a vállalati világban. Nem azért, mert nehéz, vagy mert bonyolult – egy csomó más (hibás) ok miatt fáj a feje emiatt sok menedzsernek. Az utolsó pillanatra hagyják, és a kollégáik érzik, hogy össze lett csapva. Látják, hogy az egész éves teljesítményüket egy sebtében összedobott doksi foglalja össze, és ez kerül be a vállalati rendszerbe. Akik azonban jól végzik ezt a feladatot, az számukra komoly versenyelőny. És gyakran haragszanak a HR-re amiatt, mert alig kaptak ehhez információt és segítséget, egyedül az „ejnye-bejnye” és a határidős emlékeztetők érkeztek tőlük.
A következő epizódokban segítünk, hogy hogyan állíts össze, és hogyan közölj a kollégáddal a hatásos teljesítményértékelést. A legrosszabb helyzetből indulunk ki: abból, hogy az előző évben nem tartottál rendszeres One On One megbeszéléseket (tehát nincsenek heti jegyzeteid), és nem készítettél negyedéves értékeléseket sem.
Ebben az adásban elmondjuk, hogy hogyan ÍRD MEG az értékelést. Három lépésünk lesz: ADATGYŰJTÉS, az ADATOK KIÉRTÉKELÉSE (nem ugrunk bele azonnal a megírásba), és végül a teljesítményértékelés MEGÍRÁSA. Ez két epizódot is igénybe vesz – a harmadikban pedig elmondjuk, hogyan vezesd le a teljesítményértékelő beszélgetést a kollégával.
Mielőtt azonban belekezdenénk, egy megjegyzés és két ajánlás. Az értékelés egy jó teljesítménymenedzsment rendszer utolsó, szinte magától értetődő eleme. Az eredményes menedzserek folyamatosan gondolkodnak, jegyzetelnek, beszélgetnek a teljesítményről, és bátorítják a csapattagokat a fejlődésre. Egész évben! Az ÉRTÉKELÉS ennek a folyamatnak a végén jön el, és mivel a folyamat igen gyenge, ezért az értékelés kerül a középpontba. Ez baj: csak akkor áll ez a teljesítménymenedzsment középpontjában, ha nem végezted év közben a munkádat! Igen, az értékelés fontos, de csak felteszi az i-re a pontot.
Az első ajánlásunk, amit tegyél meg MÁR MOST: foglald le a helyszínt arra a dátumra, amikor az értékeléseket közlöd a csapattagokkal. Lépj a többiek előtt, ne kelljen tárgyalóról tárgyalóra ugrálnod minden értékelés után.
A második ajánlásunk, hogy jelezd már most a csapatodnak, hogy kérni fogod őket is, hogy értékeljék a saját teljesítményüket. Ehhez kapni fogsz a jegyzet alján néhány segédanyagot is. Ha eddig ezt nem csináltad, jelezd a csapatnak, hogy ne érje őket meglepetésként.
Vágjunk is bele: hogyan készítsd el az értékelést?
1. Gyűjts adatokat
Az adást nem azzal kezdjük, amit az év folyamán kellett volna csinálnod vezetőként: nem beszélünk One On One-okról, visszajelzésekről. Reméljük, hogy mostanra már látod, miért lett volna hasznos, ha ezeket csinálod – de már itt az év vége, abból főzünk, amink van. Bízom benne, hogy ha eddig nem tetted, év elején rögtön belevágsz a négyszemközti beszélgetésekbe.
Az adatgyűjtésnek öt forrása lesz: a pozíció, a teljesítményadatok, a kollégával kapcsolatos múltbeli adatok, a kolléga önbevallása, és a szervezeti visszajelzés. Nézzük végig ezeket egyenként.
A) Pozíció. Kezdd a munkaköri leírással. Pontos? Minden, ami szerepel benne, helyes? Teljesen lefedi a kolléga feladatait? Van rajta valami, aminek (már) nem kellene szerepelnie? Mi hiányzik róla? És tudjuk, mire gondolsz: „A munkaköri leírás annyira szörnyű, pontatlan, már rég aktualitását vesztette, hogy teljesen értelmetlen ezzel foglalkoznom.” Nos, ez csak annyit jelent, hogy rögtön feljegyezhetsz egy feladatot jövő év elejére: „Munkaköri leírás frissítése.” De még ha nem is friss a leírás, nem szeretnél abba a helyzetbe kerülni, ahol a főnököd és a HR-es ránéz a munkaköri leírásra és megkérdezi: „X területen hogyan teljesített?” Te pedig csak állsz és nézel: „Mi az X terület…?”
A munkaköri leírás a standard, amihez képest a teljesítményértékelést megírod. Ha nincs standard, akkor minden, amit leírsz, csak a magánvéleményed lesz. És ez mindaddig nem baj, amíg a HR kedvel téged, vagy a főnököddel makulátlan a kapcsolatod.
Az öt mondat, amit neked kell befejezni a munkaköri leíráshoz:
* Azért hozta létre a vállalat ezt a pozíciót, mert __________________.
* A legfontosabb dolog, amivel ebben a pozícióban ülő kollégának az idejét kellene töltenie, hogy __________________.
* A 2-3 legfontosabb felelősség ebben a pozícióban, hogy __________________.
* Ahhoz, hogy valaki sikeres legyen ebben a pozícióban, az kell, hogy __________________.
* A legegyszerűbb módja, hogy megállapítsuk, hogy valaki jól végzi-e ezt a feladatot, hogy __________________.
Fontos: a fenti mondatok a POZÍCIÓRÓL szólnak, nem a csapattagról. Ez adja a kontextust, amihez képest megállapítod, hogyan teljesítenek.
B) Teljesítményadatok. Ezen a ponton még mindig nem „a személyt” minősítjük, csak a munkakörben nyújtott előző éves teljesítményéről beszélünk. Három dologra érdemes figyelni:
* Objektív adatok
* Kritikus események
* Viselkedések
Nézzük végig ezeket.
Objektív adatok. Ha vannak jól felállított metrikáid, standardjaid és jelentéseid, akkor viszonylag könnyen meg tudod szerezni ezeket az információkat. Meglepő, de mégis rendszeresen lemarad – miért? Azért, mert sokkal jobban szeretünk az érzéseinkről és benyomásainkról beszélni, amikor valakit értékelnünk kell, mint kézzelfogható viselkedésekről és adatokról. Ez akkor lesz igazán nagy baj, ha kiemelkedően jó vagy rossz értékelést adsz valakiről, és nem tudod azonnal alátámasztani a benyomásaidat objektív adatokkal. Néhány példa ezekre a metrikákra: késések száma, megválaszolt hívások száma, átlagos minőségi mutató, legyártott darabszám, elvégzett feladatok száma, panaszok, dicséretek száma, hibák száma, helyezés a ranglétrán.
Kritikus események. Ez ismét nem biztos, hogy egyszerű. Olyan eseményeket nyugtázunk itt, amelyekben szerepe volt a kollégánknak. Lehet nagy, kicsi, jó vagy rossz. Bármi, ami felismerésekhez juttat bennünket. Ha tartasz One On One-okat, oda külön jegyezheted fel ezeket az eseményeket (például egy sárga post-itre): írd le, hogy pontosan mi történt és a kolléga hogyan kezelte. Egy kiváló forrása lehet még a kritikus eseményeknek: az e-mail-fiókod.
Néhány példa:
* „Kovács Kft. ügyfélpanaszának kivizsgálása és megoldása”
* „Tervezők és gyártás együttműködése az #525 számú prototípusnál”
Ha apró dolgokat is feljegyzel, annál jobb! Micsoda meglepetést okozhatsz, ha az erősségeknél észreveszel néhány februári eseményt, és a decemberi értékelésen felírod és megemlíted. Ha használsz mappákat az e-mailekhez, bátran kezdj el külön mappát vezetni ezeknek az eseményeknek: olyan témákhoz, amelyeket az értékelés során említesz majd.
Viselkedések. Ez nem az eredményekhez, és nem is a kritikus eseményekhez kapcsolódik. Olyan viselkedéseket említesz itt, amelyeket napról napra, hétről hétre megfigyelsz a kollégánál. A legtöbb vezető itt szintén torzítani szokott a közelmúlt irányába. Talán ismered azt az érzést, amikor a főnököd az éves értékelésben csupa olyan dolgot említ, ami az előző 3-4 hétben történt („mostanában gyakran elkésel…”). Ha azonban rendszeresen adsz visszajelzéseket, és fel is jegyzed azokat (pozitívat és negatívat egyaránt), akkor könnyen össze tudod gyűjteni azokat.
Ne általánosságokat írj („kedves”, „motiválatlan”, „proaktív”), hanem konkrét viselkedéseket, mert ez sokkal könnyebbé teszi majd az értékelés megírását.
C) Kollégával kapcsolatos múltbeli adatok. A kolléga teljesítményének értékelésénél számít a kolléga háttere. Szerezd meg a cégnél töltött ideje alatt összegyűlt adatokat – például az előző évek értékeléseit. Megdöbbentő, hogy mennyi helyen kezelik ezt „bizalmasan”: a főnök megírja az értékelést, majd bekerül a „szigorúan bizalmas” mappába, hogy aztán a későbbi főnökei se vehessék ki valamilyen ostoba jogi elvre hivatkozva (amely az esetek 99%-ban NEM releváns). A HR pedig nemhogy segítene téged adatokkal, kapuőrként áll az adatok felett. Érthetetlen.
Miért fontosak ezek az adatok? Miért fontos, hogy végignézd a kolléga korábbi jelzéseit? Azért, mert itt találod meg, hogy milyen irányba szeretne haladni. Ha 2 éve azt mondta, hogy felső vezetői ambíciói vannak: vajon haladt ebbe az irányba az előző évben? Mit tehettek ezzel kapcsolatban a következő évben? Nem az a cél, hogy az előző évét egy rövid beszélgetés során összefoglald. Az a cél, hogy felvázold, a kolléga honnan hová halad.
D) Önértékelés. Akár megköveteli tőled a vállalat, akár nem, azt javasoljuk, hogy kérj tőle önértékelést, amit beépítesz majd a saját értékelésedbe. A jegyzet végén találsz mintát egy e-mailre vagy egy személyes beszélgetésre: ezt használhatod arra, hogy elkérd tőle az értékelést. Adj minden kollégádnak két hetet a kitöltésre. Lehet, hogy az önértékelését nem kapod meg a HR-től automatikusan (abszurd, de néhány helyen így van), ebben az esetben kérd meg, hogy küldjön neked is egy másolatot a válaszairól.
E) Szervezeti visszajelzések. Szélesítsd a látókörödet: kérj (anonim) értékeléseket hasonló pozíciókban lévő kollégákról. Ők hogyan írják? Ők mit emelnek ki? Ne a HR-től kérd, hacsak nem ott dolgozol. Kérj el néhány értékelést olyan menedzserektől, akiket nagyra tartasz – így lesz előtted egy minta arról, hogy milyen egy jó értékelés.
Emellett kérj visszajelzést a kollégáról olyan kulcsszemélyektől – ügyfelek, belső partnerek, beszállítók –, akik rálátnak a napi viselkedésére.
Teljesítményértékelési memó a csapatnak (minta)
Biztosan tudjátok, hogy hamarosan eljön az éves teljesítményértékelés ideje. A következő hetekben elkészítem az értékelést, átbeszéljük azt, és megtervezzük a következő évi fejlesztéseket és terveket. Tudom, hogy sokak számára frusztráló ez az időszak. Azon jár a fejünk: „Hogyan teljesítettem?” vagy „Megkapom a kívánt bónuszt / fizetésemelést?”
Mielőtt elmondanám, hogy mit fogok tenni, talán érdemes végigmennünk az alapokon. Először is: a teljesítményértékelésnek három szereplője van, és szeretném, ha megértenéd, hogy miért fontos ez a folyamat nekik.
* A vállalat (a cégünk) – Szeretné rendszeresen látni, hogy hogyan teljesítenek a benne dolgozó kollégák, mert ez kell az utánpótlás-tervezéshez és a tehetséggondozáshoz. A legjobban teljesítő, és a nehézségekkel küzdő kollégák különösen nagy figyelmet kapnak ilyenkor. Talán észrevetted, hogy ha a vállalat nem kérné, a legtöbb vezető NEM készítene teljesítményértékelést. Akár hiszed, akár nem: a cég azért követeli meg mindezt, hogy megóvjon TÉGED egy rossz vezetőtől, aki egyébként soha nem adna visszajelzést.
* Én (a menedzser) – Számomra azért hasznos a folyamat, mert kapok egy lehetőséget, hogy elmondjam, hogyan teljesítesz. Hiszek a visszajelzés erejében: minél többször kapsz, annál jobban teljesítesz majd. És ha jobban teljesítesz, az rám is jó fényt vet vezetőként. (És persze, azt is szeretném, ha a főnökömtől én magam is kapnék visszajelzést.)
* Te – Bármennyire is rossz a teljesítményértékelés híre, a legtöbben mégsem hagynák ki, különösen akkor, ha így lemaradnának a fizetéssel és bónuszokkal kapcsolatos részről. Remélem, hogy egyetértesz abban: sokkal jobb, ha pontosan tudod, hányadán állsz, mintha meglepetés érne. Ha jól teljesítesz, azt biztosan szeretnéd hallani, és ha nem, azt is jó, ha minél előbb tudod.
Szeretném, ha tudnád: nagyon komolyan veszem ezt a folyamatot, és a legtöbb vezetőnél több időt szánok rá. Tartozom azzal neked ÉS a vállalatnak, hogy a lehető legjobban viszem végig az értékelést. Nem fogok rohanni, épp ezért nem fogom az utolsó pillanatra hagyni az értékelés előkészítését sem.
Most röviden megírom, hogyan szoktam elkészíteni az értékelést. Először is, elkezdtem összegyűjteni az adatokat az előző évből, végigmegyek a munkaköri leírásodon és a teljesítményeden, és ellenőrzöm a korábbi célokat. Átnézem a jegyzeteimet, amelyeket korábbi beszélgetéseinken írtam a projektjeiddel és feladataiddal kapcsolatban. Összehasonlítom a teljesítményedet a – korábban közösen megállapított – céljaiddal szemben.
Szükségem van ehhez a segítségedre. Szeretném, ha készítenél egy önértékelést a mellékelt űrlap segítségével (ez a hivatalos vállalati űrlap). Kérlek, képzeld magad a helyembe, és ebből a szemszögből értékeld a munkádat. Értékeld magadat számszerűen (ahol az űrlap ezt kéri), és írj példákat az értékelésedhez. Annyit írhatsz, amennyit csak szeretnél. Ha szeretnél olyan témáról is írni, amely az űrlapon nem szerepel, tedd meg – és mondd el, miért tartottad ezt fontosnak.
Ez egy lehetőség arra, hogy elmondd, mennyire jól teljesítettél az idén. Arra is lehetőség, hogy emlékeztess olyan eredményekre, amelyeket már elfelejtettem. Arra is kérlek, hogy legyél kritikus magaddal azokon a területeken, ahol fejlődni szeretnél. Ha mindenben tökéletes vagy az űrlap alapján, az nem biztos, hogy olyan hasznos számomra.
Kérlek, juttasd el nekem a kitöltött űrlapot eddig: [DÁTUM] Ez körülbelül két hét. Tudom, hogy ez nem túl sok idő, de sajnos most csak ennyi időt tudok adni a kitöltésre.
Ígérem, hogy számításba veszem majd az önértékelésedet. A teljesítményértékelő beszélgetéseket a következő dátumtól tartjuk: [DÁTUM]
Ha kérdésed van, jelezd bátran.
[ALÁÍRÁS]
A fenti jegyzet és hanganyag saját, személyes, nemkereskedelmi felhasználásra készült. Bármilyen módon történő újraközlése vagy megosztása (részben vagy egészben) az Onlife írásos engedélyéhez kötött. Ha bármilyen módon szeretnéd belső vagy külső tananyagként, képzési anyagként felhasználni, vedd fel a kapcsolatot velünk a [email protected] címen vagy vásárolj csoportos előfizetést itt. Ha előfizetést ajándékoznál, ide kattintva teheted meg.
Köszönjük, hogy Kör-tagságodat saját célra használod, és ezzel segíted, hogy újabb és újabb vezetői tananyagokat készítsünk.
This is a public episode. If you'd like to discuss this with other subscribers or get access to bonus episodes, visit www.onlifekor.hu/subscribe
