これまで４回にわたり「コミュニケーション（人に伝えること）」をテーマにお話をしてきました。最終回の今日は「オンラインでの伝え方」についてお話します。

コロナの影響もあり、Zoom等を使ったオンラインのミーティングが一気に日常化しました。一方で、画面をオフにされると、ただでさえ反応がわかりにくい上に表情が見えなくなるため非常にやりにくいものの、結局どのように進めたらよいかわからずに通常の会議と同じように淡々と進めてしまっているというケースもあるのではないかと思います。「オンラインでの伝え方」は何をどのように考えて工夫していけばいいのでしょうか。

では、早速事例を元に考えてみましょう。私もコロナ禍でオンラインでの授業を実施する機会が増えてきました。授業という観点でいくと、「どのように発言してもらうか」というのが１つのポイントになります。そこで我々が小学校の頃から慣れ親しんできた「手を挙げてあたったら発言をする」というやり方の前提は何なのかについて考えてみましょう。

「教室では手を挙げてから発言しましょう」「先生が喋っている間は私語は慎むように」

こんなことを聴いたことがあるのではないかと思います。この前提はシンプルに言うと、「誰かが話しているときに同時に他の人が話をすると何を言っているかわからなくなる」ということです。つまり、「物理的な空間に複数の人がいる場合に、基本的に話者は一人でなければならない」という前提の上に成り立っているやり方です。一方で、オンラインという場を考えると、チャットを使うことが出来ます。チャットが使えるというふうに表現してしまうと機能の問題になってしまいますが、コミュニケーションのパスを２系統存在させることが出来るというふうに捉えることも出来ます。我々はコミュニケーションのパスは１系統という前提で育ってきているわけですが、２系統存在させられるかもしれないということを前提にコミュニケーションのあり方を考え直すことが出来るというのが、オンラインでの新たな可能性です。つまり、オンラインでどのようにすればいいのかということを考える出発点は、オンラインの環境がこれまで慣れ親しんできた環境とどのように違っているのか両者の違いをしっかりと認識して、オンラインだからこその特徴を活かす伝え方を模索していくことです。

では、オンラインの特徴をいくつか紹介していきます。１つ目は今お伝えしたように「２系統のコミュニケーションパスが存在する」ということです。会議の中でいきなりチャットを使うというのはなかなか唐突感があるかもしれませんが、オンラインならではのメリットのため、併用が出来ないかという視点を持っておくようにしましょう。

２つ目は「言語情報への依存度が上がる」ということが起きます。対面でのコミュニケーションの場合は、場が共有できていることで非言語の情報が伝えられます。非言語の情報は感情を伝えると言われています。一方で、画面越しのオンラインの場合は非言語の情報の伝達が難しく、結果的に「言語情報への依存度が上がる」ことになります。したがって、「より平易な言葉を使う」、「言葉を適切に使う」、「話の構成とストーリーをしっかり設計する」といったことが重要です。対面で話していると、そこに流れている空気感みたいなものがあり、それを感じながらコミュニケーションをとることが出来ますが、オンラインだとやはりそこが難しいため、言葉をより的確に伝えるということが求められます。

３つ目は、「全員が平等である」というポイントがあります。Zoomの画面を思い浮かべていただくと、上下関係がなく、見ためが平等に見えます。会議室では上座に部長が座るなどなんとなく組織の階層がそのまま着席する場所に表れたりします。オンラインは全員が平等であると感じやすいフォーマットのため、積極的に色んな人に発言してもらうことが出来やすい場だと捉えることも可能です。

４つ目は、オンラインは「全員が最前列に座って会議に参加している」イメージで捉えることが出来ます。そう考えると、いい意味でのプレッシャーにもなり、それに応えるだけの内容になっているのかという具合に自らの話す内容を考え直すきっかけにもなるかと思います。また、物理的な空間に集ってしまうと、遠くの人にも読めるようにフォントを大きくしようと資料を作っていきますが、オンラインの場合は皆が目の前にいることになるため、フォントを小さくして細かな情報を盛り込むことができる環境でもあります。そのため、その環境が変わっているにもかかわらず同じ資料を使って説明をしているのであれば、それは最善を尽くしているということにはならないかもしれません。

以上、オンラインの環境の特徴の例とその特徴を踏まえたときにどのようなことを意識するべきかというお話でした。

では、今日のまとめです。

オンラインでどうコミュニケーションをとればいいのかということを考える場合には、まず「これまでと同じことを続けていないか」という意識を持つようにしましょう。その上でオンラインならではの特徴を丁寧に考えて、「新しいフォーマットに適した伝え方は何なのか」ということをしっかりと模索していくようにして下さい。