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Mit Regeln in Outlook könnt ihr E-Mails automatisch sortieren, verschieben oder markieren – je nach Absender, Betreff oder Priorität. Wir zeigen euch Schritt für Schritt, wie ihr eine Outlook-Regel erstellen könnt, welche Unterschiede es bei client- und serverseitigen Regeln gibt und was ihr dabei beachten solltet.

Client- vs. Serverseitige Regeln erklärt

In Outlook unterscheidet man zwischen clientseitigen und serverseitigen Regeln:

Serverseitige Regeln greifen auch dann, wenn Outlook nicht geöffnet ist. Sie eignen sich für Microsoft-365- oder Exchange-Konten. Clientseitige Regeln funktionieren nur, wenn Outlook läuft – zum Beispiel für lokale Aktionen wie Benachrichtigungen oder Soundeffekte.

Tipp: Serverseitige Regeln lassen sich über „Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ anlegen. Achtet auf die Option „auf dem Server speichern“.

Outlook-Regel erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung

In unserem Beispiel erstellen wir die Outlook-Regel,

dass eingehende E-Mails eines bestimmten Absenders automatisch im Ordner „Entwürfe“ landen, außer wenn die Nachricht mit hoher Priorität markiert ist.So geht’s in der Desktop-VersionKlickt in Outlook auf Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Alternativ: Rechtsklick auf eine E-Mail > Regel > Regel erstellen. Wählt das Konto aus, auf das ihr die Regel anwenden wollt. Klickt auf Neue Regel. Unter „Regel ohne Vorlage erstellen“: Wählt ihr „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ > Weiter. Wählt von einer Person/öffentlichen Gruppe kommt. Gebt unten die konkrete E-Mail-Adresse des Absenders ein. Klickt auf Weiter. Wählt diese in den Ordner Zielordner verschieben und gebt unten den gewünschten Ordner an (z. B. Entwürfe). Klickt erneut auf Weiter. Wählt außer wenn mit Priorität markiert. Klickt auf Weiter, gebt einen aussagekräftigen Namen für eure Regel ein und klickt auf Fertigstellen.Outlook im Web: Regeln online erstellen

Auch im Outlook-Web könnt ihr Regeln erstellen, die auf allen Geräten greifen:

Öffnet die Einstellungen über das Zahnradsymbol. Geht zu E-Mail > Regeln. Klickt auf Neue Regel hinzufügen.Hier erstellt ihr eine neue Regel Legt Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen fest.Erst bestimmt ihr die Bedingungen, dann die Aktion und dann die Ausnahmen der Regel Speichert die Regel.

Vorteil: Diese Regeln funktionieren auch dann, wenn ihr Outlook nur im Browser oder mobil verwendet.

Häufige Probleme mit Regeln in Outlook

Manchmal greifen Regeln nicht wie erwartet. Das kann folgende Gründe haben:

Die Regel ist nur clientseitig und Outlook war nicht geöffnet. Die Regeldatei ist zu groß: Es gilt eine Grenze von 64 KB pro Regel. Mehrere Regeln widersprechen sich oder sind falsch priorisiert. Die Regel wurde nicht aktiviert oder nicht auf dem Server gespeichert.

Lösung: Öffnet das Menü „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ und überprüft eure Einstellungen. Achtet besonders auf Reihenfolge und Häkchen bei aktiven Regeln.