Votre association collecte des adresses électroniques, des numéros de téléphone, parfois des informations concernant les allergies ou les besoins de santé des enfants inscrits.

Lorsqu’elle détermine pourquoi et comment ces données sont utilisées, l’association est responsable du traitement au sens du RGPD. Les données de santé sont sensibles ; celles des mineurs ne le sont pas par nature, mais elles appellent une protection particulière.

Dans cet épisode, je vous explique en 5 minutes chrono comment gérer ces données sans devenir expert en cybersécurité.

Dans cet épisode, vous allez comprendre :

• pourquoi le RGPD s’applique aussi aux petites associations, avec des obligations adaptées à la nature des traitements et aux risques ;

• la base légale à identifier pour chaque traitement, les conditions particulières applicables aux données de santé et les situations dans lesquelles le consentement du mineur ou de ses parents doit être recueilli ;

• les erreurs les plus fréquentes : le fichier Excel envoyé par mail, la clé USB personnelle ou la liste transmise à un partenaire sans précaution ;

• les premiers réflexes indispensables : information claire, collecte limitée au nécessaire, accès restreint et durée de conservation définie.

Une mauvaise manipulation, une liste envoyée au mauvais destinataire, et des informations confidentielles se retrouvent dans la nature. Puis un parent demande des comptes.

Un podcast par Karine Lebreton, Avocate au Barreau de Lille.

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Collecter des données clients n’est pas interdit, c’est souvent indispensable.

Mais dès la première collecte, vous avez des obligations : informer les personnes, identifier une base légale, répondre à leurs demandes et encadrer les prestataires qui traitent les données pour votre compte.

Un fichier client insuffisamment sécurisé et l’absence d’information des personnes peuvent suffire à vous mettre en défaut.

Dans cet épisode, je vous explique en 5 minutes chrono les réflexes de base.

Dans cet épisode, vous allez comprendre :

• l’information préalable : ce que le client doit savoir au moment où ses données sont collectées ;

• les bases légales expliquées simplement : consentement, exécution du contrat, obligation légale ou intérêt légitime ;

• le délai d’un mois pour répondre à une demande d’accès ou d’effacement, prolongeable de deux mois supplémentaires lorsque la demande est complexe ou nombreuse ;

• vos sous-traitants CRM, emailing ou hébergement : le contrat obligatoire, les garanties à vérifier et les responsabilités propres à chacun.

Un client demande la suppression de ses données chez Harmonie Café. Personne ne sait où elles se trouvent.

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Un participant chute pendant un atelier.

L’association n’est pas automatiquement responsable : selon l’activité et les circonstances, sa responsabilité peut être engagée si elle a manqué à son obligation de sécurité et si ce manquement a contribué au dommage.

Dans cet épisode, je vous explique en 5 minutes chrono qui répond de quoi et comment protéger à la fois vos participants et vos bénévoles.

Dans cet épisode, vous allez comprendre :

• l’obligation de sécurité, généralement de moyens lorsque le participant joue un rôle actif, et les circonstances susceptibles d’engager ou d’écarter la responsabilité de l’association ;

• les garanties à vérifier dans votre contrat de responsabilité civile : dommages corporels et matériels, préjudices couverts et activités à risque ;

• la protection des bénévoles et la convention tacite d’assistance, pourquoi la responsabilité civile classique ne couvre pas toujours les dommages corporels qu’ils subissent eux-mêmes ;

• l’assurance volontaire AT/MP que certains organismes d’intérêt général peuvent souscrire auprès de la CPAM pour leurs bénévoles, et la déclaration de l’accident dans les 48 heures.

Pas d’assurance vérifiée, pas de fiche d’accident, aucun réflexe. Et un parent très remonté en face.

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Une carte, des points, le onzième café offert et quelques offres personnalisées par mail.

Sur le papier, c’est du marketing. Juridiquement, le programme crée des engagements qui doivent notamment respecter le droit de la consommation et les règles relatives aux données personnelles.

Dans cet épisode, je vous explique en 5 minutes chrono ce que votre programme doit dire noir sur blanc pour ne pas se retourner contre vous.

Dans cet épisode, vous allez comprendre :

• ce que le règlement doit préciser : adhésion, calcul des points, durée de validité, fin ou évolution du programme ;

• les règles applicables aux offres par mail : consentement préalable en principe, avec notamment une exception pour les produits ou services analogues proposés à ses propres clients ;

• la règle de minimisation : pourquoi vous ne devez pas collecter la date d’anniversaire « au cas où » ;

• le cas particulier de la carte à fonction de crédit, qui relève alors de la réglementation du crédit à la consommation.

Trois questions de son avocate ont suffi à faire comprendre à Harmonie Café que sa carte de fidélité n’était encadrée par rien.

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Une mairie vous subventionne, une entreprise vous soutient, une cagnotte en ligne démarre fort.

Recevoir de l’argent engage l’association et, plus les montants augmentent, plus le cadre doit être solide, à commencer par une convention écrite obligatoire lorsque le montant annuel d’une subvention publique dépasse 23 000 €.

Dans cet épisode, je vous explique en 5 minutes chrono comment sécuriser chaque source de financement.

Dans cet épisode, vous allez comprendre :

• les seuils à connaître : convention obligatoire au-delà de 23 000 € de subvention annuelle ; comptes annuels, commissaire aux comptes et publication au-delà de 153 000 € de subventions publiques, ou de dons ouvrant droit à un avantage fiscal, ces deux seuils étant appréciés séparément ;

• l’interdiction de reverser une subvention publique, sauf autorisation expresse de l’autorité qui l’a attribuée, et l’obligation d’utiliser les fonds conformément à leur objet ;

• la différence entre mécénat et parrainage : la contrepartie commerciale qui caractérise le parrainage, tandis que le mécénat exclut une contrepartie équivalente au don ;

• les dons et les cagnottes en ligne : traçabilité, transparence de la collecte et reçus fiscaux lorsque l’association et le don remplissent les conditions légales.

Chez Les Germinants, les soutiens arrivent tous en même temps. Et personne n’a rien formalisé.

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Votre site est en ligne, la facture est payée et, un jour, le freelance ne répond plus. Le nom de domaine est à son nom, l’hébergement sur son compte, et personne d’autre n’a les accès.

Payer la prestation ne transfère pas automatiquement les droits d’auteur : sans cession écrite, les droits sur les éléments originaux créés par le freelance lui restent en principe acquis.

Dans cet épisode, je vous explique en 5 minutes chrono comment sécuriser vos livrables avant de commencer.

Dans cet épisode, vous allez comprendre :

• pourquoi le paiement ne vaut pas cession des droits, et ce que la clause doit préciser : droits cédés, destination, étendue, durée et territoire ;

• quels éléments du site sont susceptibles d’être protégés lorsqu’ils sont originaux : code, visuels et textes ;

• la liste de ce qui doit être remis en fin de mission : fichiers sources, accès et documentation ;

• la règle qui évite bien des difficultés : créer le nom de domaine, l’hébergement et les principaux outils au nom de l’entreprise, et non du prestataire.

Le freelance d’Harmonie Café accepte de transmettre les accès. Contre une facture supplémentaire.

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Un bénévole s’investit à fond : horaires réguliers, missions définies, comptes à rendre.

Si une rémunération, même indirecte, s’ajoute à un véritable lien de subordination, la relation peut être requalifiée en contrat de travail. Selon les circonstances, un risque de travail dissimulé peut aussi apparaître.

Dans cet épisode, je vous explique en 5 minutes chrono où passe la ligne et comment éviter de la franchir sans le vouloir.

Dans cet épisode, vous allez comprendre :

• les trois éléments qui caractérisent le salariat : une prestation de travail, une rémunération et un lien de subordination ;

• dans quelles conditions un membre du bureau peut aussi être salarié : fonctions distinctes, rémunération et véritable lien de subordination ;

• si un bénévole peut également être prestataire de l’association, à condition de distinguer clairement la mission rémunérée du bénévolat et d’éviter toute relation de travail déguisée ;

• les règles à respecter avant de rémunérer un dirigeant pour son mandat, notamment l’autorisation statutaire et la décision de l’organe compétent.

Léa veut quitter son travail pour se consacrer à l’association. Personne autour de la table ne mesure ce que cela implique.

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Le pitch est bon, la croissance est là, et pourtant les échanges avec les investisseurs s’arrêtent sans explication.

Ce n’est souvent pas le projet qu’on remet en cause, c’est la structure : statuts bricolés, absence de pacte d’associés, contrats flous, marque déposée au nom du fondateur.

Dans cet épisode, je vous explique en 5 minutes chrono ce qu’un investisseur regarde avant même d’écouter votre présentation.

Dans cet épisode, vous allez comprendre :

• ce que des statuts à jour et un pacte d’associés révèlent sur votre capacité à anticiper ;

• pourquoi une gouvernance formalisée — procès-verbaux d’assemblée, nominations, délégations écrites — est préférable à trois années de décisions orales ;

• les contrats stratégiques et les questions de sortie susceptibles d’être posées par les investisseurs ;

• pourquoi la conformité au RGPD et la propriété intellectuelle peuvent peser lourdement sur un tour de table.

Paul avait travaillé son pitch pendant des semaines. Ce qu’on lui reprochait ne s’y trouvait pas.

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Faut-il décider à la majorité ou à l’unanimité ? Qui peut faire entrer un nouveau membre ? Que se passe-t-il en cas de conflit ?

Ces questions ne se posent jamais au moment de créer l’association : elles arrivent six mois plus tard, quand les statuts se révèlent trop flous.

Dans cet épisode, je vous explique en 5 minutes chrono comment répartir les règles entre les statuts et le règlement intérieur.

Dans cet épisode, vous allez comprendre :

• les principaux sujets à organiser dans les statuts : objet, catégories de membres, gouvernance, assemblées, ressources et dissolution ;

• pourquoi le règlement intérieur peut généralement être modifié plus facilement, alors qu’une modification des statuts doit respecter la procédure prévue et être déclarée ;

• ce que l’on place dans l’un plutôt que dans l’autre, et pourquoi cette répartition vous fait gagner du temps ;

• les oublis qui peuvent bloquer une association : l’exclusion d’un membre ou les règles de vote applicables aux décisions importantes.

Chez Les Germinants, les premières tensions apparaissent avant même le premier atelier. Leurs statuts ne disent rien de ce qui les oppose.

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Votre consultant quitte l’entreprise, monte sa société et démarche exactement vos clients. Vous sortez le contrat : la clause de non-concurrence est bien là.

Sauf qu’une clause recopiée ne vaut rien si elle ne remplit pas des conditions cumulatives précises et c’est au moment du litige qu’on le découvre.

Dans cet épisode, je vous explique en 5 minutes chrono à quelles conditions cette clause tient debout.

Dans cet épisode, vous allez comprendre :

• l’intérêt légitime à protéger : accès à la clientèle, données stratégiques, savoir-faire ;

• la durée de la clause : pourquoi aucun chiffre n’est automatiquement valable et pourquoi sa proportionnalité dépend du contrat et des intérêts à protéger ;

• la limite géographique : pourquoi une interdiction nationale peut être disproportionnée pour une activité strictement locale ;

• ce que vous risquez avec une clause abusive : la nullité et, parfois, des dommages-intérêts contre vous.

Harmonie Café croyait sa clause solide. Elle était juridiquement inopérante, et Thibault le savait peut-être avant elle.

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