Hola soy verónica Gardel y estás en mi canal de podcast: La Academia para Asistentes virtuales, el primer podcast de habla hispana dónde encontrarás todo lo relacionado con la asistencia virtual y dónde aprenderás como puedes transformarte digitalmente para vivir la vida que deseas trabajando en lo que te apasiona.
Una de las ventajas de convertirse en asistente virtual freelance es que eres tú quien marcas tus propios horarios, por lo que si no te organizas bien puedes cargarte esa ventaja y acabar el día frustrándote porque no has podido hacer todo lo que debías y tampoco has podido disfrutar de las actividades que te habías planificado en tu tiempo libre.
Y es que cuando te conviertes en asistente virtual freelance pasas a depender única y exclusivamente de ti y no sólo económicamente, sino que también eres quien se debe organizar el tiempo, el trabajo, las diferentes tareas, las reuniones con cada cliente,…
En este post de hoy voy a hablarte de como aumentar la productividad en tu trabajo diario.
¿Cómo puedes aumentar tu productividad?
Has de tener claro que para ser más productivo es imprescindible mantener el foco.
Es decir, tienes que realizar acciones concretas que te permitan llevar adelante las tareas que tienes planificadas en ese momento, porque son necesarias para avanzar.
Si estás pensando “Me he quedado igual que estaba”, no te preocupes, que a lo largo de este episodio te voy a poner unos ejemplos con los que lo vas a ver clarísimo.
¿Sabes porque te cuesta mantener el foco?
Es muy simple, y es que cuando tienes muchísimas cosas por hacer al mismo tiempo lo normal es que acabes por no hacer ninguna (tú y cualquiera, así que no te vayas a desmotivar por ello).
Así que para empezar es muy importante que te marques cuál es tu objetivo principal.
Una vez marcado tienes que repartirlo en objetivos o metas más pequeños que te permitan llegar a conseguirlos de forma paulatina.
Por ejemplo: Te han contratado para que redactes un post muy importante para una web.
Tu objetivo principal sería tener el post en 2 días. Pero tus tareas serían:
• Incluirlo en el calendario de publicaciones
• Escribir el post
• Buscar imágenes
• Editar las imágenes
• Hacer SEO
• Programar
De esta forma podrás sentir la satisfacción de que has sacado adelante esa parte de tu proyecto que a su vez te permite continuar con otra tarea.
Realmente esta es una tarea pequeñita, pero imagínate lo mismo si tuvieses que diseñar una web, o hacer el balance contable de una empresa.
Si no repartes tu objetivo en tareas pequeñitas, lo que sucede es que empiezas a acumular tareas que no sabes bien como sacar adelante y lo que en principio eran tres pequeñas cosas por realizar se convierte en una montaña de trabajo que sientes que no eres capaz de sacar adelante y esto sólo sirve para una cosa: minar tu moral y que pierdas el foco de tu objetivo principal.
Trucos para aumentar la productividad en tu negocio
Ejemplo 1:
Imagínate que hoy tienes programada la tarea de buscar información sobre algo que no sabes muy bien cómo hacer (cómo funciona la herramienta de email marketing), ya que está provocando un problema a la hora de captar suscriptores porque no sabes cómo recoger los datos de forma automática ni cómo utilizarlos para generar más engagement con los usuarios.
Y entonces mientras buscas información sobre este tema, te encuentras otra cosa que también te interesa y que está relacionada (cómo hacer pop ups).
Y cómo te parece interesante porque también va ser muy bueno para aumentar el número de tus suscriptores, te pones a leer sobre ello y entonces encuentras el plugin perfecto y ves tutoriales de cómo instalarlo y cambiarle los colores y adecuar su texto según la esencia de tu marca, y ponerlo en marcha, y….
¿Y de qué te sirve todo eso? ¡Vamos a ver! Si aún no sabes cómo hacer que se mande un email de forma automática y se recojan los datos de los suscriptores en una lista…
Por mucho que sepas hacer un pop up no vas a saber cómo recoger los datos automáticamente sin tener que meter uno por uno manualmente a quienes se hayan suscrito en una tabla, ni vas a solucionar tus problemas de segmentación.
Lo que has hecho realmente es perder el foco, la mañana (o el día) viendo vídeos y leyendo información de algo que no te va a ayudar a avanzar (al menos en ese momento concreto).
Y es que aunque esté relacionado, posiblemente cuando llegue la hora de utilizar pop ups tendrás que volver a ver el tutorial que te explicaba como configurarlo porque ya no te acuerdas.
Ejemplo 2:
Cuando te pones a escribir sobre algo y a mitad te viene una nueva idea buenísima sobre la que escribir, que está de alguna forma relacionada con el tema que estas escribiendo en ese momento.
Entonces llega el dilema:
a) Si escribes un post con los dos temas, con lo que te enrollas podría ser eterno (además de que no es bueno para el posicionamiento mezclar varios temas en un mismo post), así que mejor hacer dos posts.
b) Pero claro no quieres dejar este en el que estás trabajando (porque si no estarías perdiendo el foco) …
Entonces, ¿Cómo consigues mantener el foco y ser más productivo?
Tienes varias opciones:
Opción 1
Paras un momento y te apuntas esa idea maravillosa con cuatro notas para escribirlo en otro momento en una libreta, agenda, calendario, o cualquier papel que tengas a mano…(esto último no es para nada ideal, pero si te digo que no lo he hecho nunca te estaría engañando).
Opción 2
Una cosa que yo hago es que en el mismo blog en otro color escribo ese párrafo maravilloso lleno de inspiración (no se me vaya a perder mientras espera a ser escrita) que será el comienzo de otro post. Sólo el comienzo no escribo más. ¿Qué, ya lo he escrito?
Bueno, pues sigo escribiendo sobre el tema con el que estaba.
Cuando acabe de escribir el post que había elegido para ese día (y solo entonces), cojo ese fragmento y lo copió en otro archivo en el que escribiré otro post (mañana, esta tarde o en el momento que sea).
Pero es una forma de no perder el foco en mi trabajo, sino me pondría a escribir sobre el segundo tema, se me pasaría el tiempo que me había previsto para esa tarea que era necesaria para avanzar en otro punto y realmente no conseguiría lo que me había planificado.
¿Cómo aumentar tu productividad?
Organiza tus tareas y prioriza
Eres tú quien ha de marcar las prioridades.
Está claro que cuando creas un negocio online hay mil cosas para hacer, pero primero hay que empezar por las urgentes/importantes y luego pasas a las importantes/no urgentes.
Después ya vendrán las que no son urgentes ni importantes (al menos en ese momento) pero que hay que hacerlas también.
Lo ideal sería planificarse unas 3 o 4 tareas urgentes al día (evidentemente depende de la duración de tus tareas), pero no deberían ser muchas más.
Establece el tiempo que te va a costar cada tarea
Evidentemente si es la primera vez que haces algo, esto va a ser un poco complicado, pero la mayoría de las tareas que tendrás que realizar para llevar adelante tu negocio online como asistente virtual son tareas repetitivas o recurrentes.
En general la mayoría de las veces somos demasiado optimistas para considerar el tiempo que realmente nos va a costar realizar una tarea.
Así si crees que una tarea puede costarte de realizar entre media hora y tres horas, sé realista y no reserves media hora en tu agenda, sino que como mínimo reserva dos horas para hacerla.
De esta forma no te agobiarás ni te estresarás cuando se te pase el tiempo que tenías para realizarla. Ni tendrás que mirar cada dos minutos el reloj.
Existen algunas herramientas que que te ayudarán a mantener el foco
• Utiliza un calendario semanal para marcar tus tareas y detállalo tanto como sea necesario (por semana, por día, por hora).
• Haz un calendario para reflejar las publicaciones que tienes que hacer durante toda la semana.
• Ponte fechas límite de entrega (pero de verdad). Es decir, cual es la fecha límite en la que si yo no acabo otra profesional que tenga que hacer otra parte relacionada no puede seguir con su parte y entonces el trabajo no se entregará en fecha.
O cual es la fecha límite de entrega en la que sé que si no lo entrego mi propuesta al cliente en ese momento ya no podrá ser mi cliente.
• Utiliza herramientas como Trello, Asana y Airtable: son herramientas que te permitirán gestionar tus tareas (hay muchas otras en el mercado, algunas con módulos gratuitos y triste de pago). En el link siguiente podrás descargarte el ebook de ""10 herramientas GRATUITAS que te hacen el trabajo más fácil y te ayudan a aumentar la productividad"".
• También tienes la opción de utilizar una agenda en papel de las de toda la vida. La cuestión es que uses la que más se adapte a tus necesidades.
Causas por las que disminuye tu productividad
Hay una serie de factores que inconscientemente te complican el mantener el foco y disminuyen tu productividad por lo que es importante que las conozcas y adquieras unos buenos hábitos que te ayuden.
La energía
Las personas tenemos un ciclo de energía propio y por lo tanto debes conocerte a tí mismo. ¿Eres más nocturno que de levantarte a las 6 de la mañana? ¿A qué horas estás más descansado y a qué horas estás más cansado?
Además si tienes previsto escribir un artículo de 3000 palabras a la hora que más sueño tienes, posiblemente en lugar de una hora, vas a necesitar 3 y además el resultado no sea tan bueno como esperabas. Elige el horario en el que sabes que eres más productivo.
Tú eres quien te conoce y quien ha de imponerse su horario.
No se te debe olvidar que todos necesitamos descansar.
El azúcar
A lo largo del día sufrimos subidas y bajadas de azúcar, lo cual puede afectar a tu rendimiento y disminuyan tu productividad.
Lo ideal es ingerir algo cada 2,5-3 horas para evitar que estas descompensaciones afecten a tu concentración y a tu salud.
A ver, cuando te hablo de azúcar no me refiero a comerte un pastel, sino a ingerir cualquier alimento sano, como frutas, tostadas verdura,…, que harán que tus niveles de glucosa se mantengan en los niveles correspondientes y es que tan malo es que te baje el azúcar como que te suba.
Si has de tener una reunión importante, come siempre algo antes de entrar, estarás más lúcido y despejado.
Actividades demasiado costosas
En la medida de lo posible deberías intercalar las actividades a realizar en función del tiempo que te cuesten.
Si te has puesto 4 objetivos para hoy y los 3 primeros son hipermegacostosos, cuando llegues al 4º no valdrás más que para el arrastre. Intenta intercalarlos con actividades que te permitan despejarte un poco.
Ejercicio
Además de saludable mantener una vida sana y hacer ejercicio es una de las mejores actividades que te permitirán mantener el foco. Da lo mismo que vayas al gimnasio, que a correr, que a pasear al perro.
Pero sal y que te dé el aire y haz algo de ejercicio. Cuanto más cardio realices durante la actividad elegida, más estrés expulsarás de tu cuerpo y por lo tanto más despejado volverás al trabajo.
Descanso
Todos necesitamos un descanso mínimo. No voy a decirte horas en general porque cada persona es un mundo, pero en mi caso si no duermo 8 horas diarias no soy la misma persona.
Que un día no pasa nada… pero si empieza a convertirse en una costumbre, el cuerpo y la mente se resienten. Así que busca tu punto de equilibrio.
Espero que estos trucos y consejos te sirvan para aumentar tu productividad.
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Y con esto hemos llegado al final de este episodio
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Te espero en el siguiente episodio.
