Wenn in einer Zahnarztpraxis Leistungen fehlen, schaut man zuerst auf die Abrechnung. Der Weg einer Leistung beginnt aber am Behandlungsstuhl und führt über Dokumentation, Rückfragen und Kontrolle bis auf die Rechnung. Deine ZMV arbeitet mit dem, was in der Akte steht, und mit nichts anderem.

In dieser Folge geht es um die Stellen, an denen unterwegs etwas hängen bleibt: die Leistung, die gar nicht dokumentiert ist, die Angabe, die für die Abrechnung fehlt, und die Rückfrage, für die es keinen Rückweg gibt. Dazu die Regeln, mit denen ich das in meiner eigenen Praxis geordnet habe — drei Kürzel in der Tagesliste, die Vorabkontrolle für den übernächsten Tag und Textbausteine für die häufigsten Behandlungen.

Nimm dir aus eurem letzten Rechnungslauf zehn ganz normale abgeschlossene Fälle, keine ausgesuchten Problemfälle. Schau auf die Rechnung, geh dann in die Karteikarte und prüfe, ob die Dokumentation die Rechnung trägt. Schau anschließend in die Aufgaben und Wiedervorlagen, ob es zu diesem Fall eine Rückfrage gab, wann sie beantwortet wurde und wie der Fall danach zurück in die Abrechnung kam. Zehnmal, rund zwanzig Minuten, drei Notizen: Was wiederholt sich? Wo wartet regelmäßig eine Person auf eine andere? Was hängt am Gedächtnis einer einzelnen Mitarbeiterin?

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Wenn dabei herauskommt, dass es nicht bei der Abrechnung bleibt: 1:1 Kennenlerngespräch, dreißig Minuten, du erzählst, ich sortiere mit dir: Termin unverbindlich vereinbaren

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Folge 7: QM ist kein Ordner im Regal – sondern dein Steuerungswerkzeug

Von außen sieht diese Praxis erfolgreich aus. Von innen hängt sie an einer Person. Eine Mitarbeiterin meldet sich krank, und du entscheidest, wer umplant. Das Bestellformular liegt seit Dienstag da und wartet auf deine Unterschrift. Im Teammeeting wird eine Aufgabe verteilt, eine Woche später liegt sie wieder bei dir.

Ein voller Kalender beantwortet nicht die Frage, ob eine Praxis gut geführt ist. Nach fünf Wochen Pause erzähle ich in dieser Folge, worauf ich stattdessen schaue — und warum hinter vielen Führungsproblemen ein Strukturproblem steckt.

Warum vermeintliche Mitarbeiterprobleme fast immer einen Blick auf die Struktur brauchen

Nimm dir einen normalen Praxistag und ein Blatt Papier. Schreib jede Entscheidung auf, die an diesem Tag bei dir landet — wirklich jede. Am Abend gehst du die Liste durch und fragst bei jedem Punkt: Musste wirklich ich das entscheiden? Bei jedem Nein nimmst du dir vor, was fehlt: eine Zuständigkeit, ein Standard, ein Entscheidungsrahmen oder eine Information.

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Wo steht bei euch der QM-Ordner? Wenn du jetzt überlegen musst, bist du in guter Gesellschaft. In den meisten Praxen steht er im Regal, ordentlich beschriftet, und wurde zuletzt vor der Begehung geöffnet.

Genau da liegt das Problem: Es gibt die Papier-Praxis im Ordner und die echte Praxis im Alltag. Die beiden kennen sich nicht. In dieser Folge drehe ich das um – vom Papiertiger zum Steuerungswerkzeug.

warum du längst ein QM hast, es nur nirgendwo aufgeschrieben ist

eine Stunde, drei Fragen, ein Blatt Papier.

Folge 3: Die 3 Prozesse, ohne die deine Praxis jeden Montag im Chaos startet

Links zur Folge:

Warteliste "Die Praxis-Architektur", mein 12-Monats-Programm ab Herbst

Über mich: Ich bin Mareen Riedel-Venturi, Gründerin von "Die Praxismanagerin". Seit 1999 in Zahnarztpraxen, ZMV, Praxismanagerin, Qualitätsbeauftragte TÜV Rheinland und Betriebswirtin für zahnärztliches Abrechnungs- und Praxismanagement. Über 20 Jahre habe ich mit meinem Mann eine eigene Praxis geführt. Heute baue ich mit Praxisinhaberinnen Strukturen, die auch ohne die Chefin laufen.

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Die Ansage war raus, alle haben genickt. Zwei Wochen später macht es trotzdem jede wie vorher. Und irgendwann kommt der Gedanke, den kaum eine Inhaberin laut ausspricht: Mein Team macht nicht, was ich will.

In dieser Folge drehen wir den Satz um. An deinen Leuten liegt es fast nie — Teams, die angeblich nicht wollen, sind fast immer Teams, die nicht wissen. Wer zuständig ist, bis wann, und woran man erkennt, dass es gut gemacht wurde.

Warum „Ich hab es doch gesagt" keine Führung ist: der Unterschied zwischen Anweisung, Erwartung und Führung

Führe diese Woche ein einziges Gespräch: eine Mitarbeiterin, dreißig Minuten außerhalb der Behandlungszeit, die drei Fragen aus der Folge. Du wirst überrascht sein, was du erfährst.

Die drei Fragen zum Nachlesen stehen im heutigen Newsletter — er kommt jeden Dienstag um 6 Uhr, kurz und umsetzbar: Newsletter-Anmelden

Wenn bei dir gerade alles an dir hängt und du vor lauter Baustellen nicht zum Führen kommst: 1:1 Kennenlerngespräch, dreißig Minuten, du erzählst, ich sortiere mit dir:

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Es war ein guter Monat. Volles Wartezimmer, das Team ist gerannt, das Terminbuch kaum eine Lücke. Dann kommt die BWA vom Steuerberater, du überfliegst sie, denkst „passt schon" — und abends fragst du dich, warum auf dem Konto trotzdem nicht mehr übrig ist.

Mit dem Satz „Da schaut mein Steuerberater drauf" gibst du das Steuer aus der Hand. In dieser Folge holst du es dir zurück: ohne Buchhaltungsstudium, mit fünf Zahlen, die du selbst lesen kannst.

Warum Umsatz und Ergebnis zwei verschiedene Dinge sind

Wenn dich beim Eintragen deiner fünf Zahlen eine davon beunruhigt und du nicht allein herausfinden willst, woran es liegt: Schreib mir das Codewort SPARRING. Ich schicke dir die nächsten Termine für ein Kennenlerngespräch, und wir schauen gemeinsam auf deine echten Zahlen.

Im September startet die Praxis-Architektur, mein Jahresprogramm für Inhaberinnen, die ihre Praxis von der Struktur her führen wollen. Auf der Warteliste bist du als Erste dabei und sicherst dir die besten Konditionen zum Start: Warteliste

In dieser Folge

Volles Telefon, volle Praxis — und trotzdem Lücken im Terminbuch. In Folge 3 habe ich dir versprochen, dass wir diesem Widerspruch nachgehen. Hier lösen wir ihn auf. Es ist kein Nachfrage-Problem, und es liegt nicht am Telefon. Es liegt daran, was mit dem vollen Terminbuch passiert, das du längst hast.

Du nimmst mit

Wenn du auf dein Terminbuch schauen willst

Im 1:1 schauen wir auf deine echten Zahlen und finden die Stelle, an der es bei dir am meisten klemmt. Schreib mir das Codewort SPARRING für die nächsten Termine für ein Kennenlerngespräch.

Erwähnt in dieser Folge

— Folge 3: Die 3 Prozesse, ohne die deine Praxis jeden Montag im Chaos startet — Tagesstart, Übergaben, Recall — Ausblick auf Folge 5: Die BWA ist keine Hexerei — dein wichtigster Spiegel

Mehr zur Zusammenarbeit

Über den Podcast

„Praxisorganisation mit Herz und Verstand" ist der Podcast für Inhaberinnen einer Zahnarztpraxis, die ihre Praxis nicht nur am Laufen halten, sondern wirklich führen wollen. Alle zwei Wochen, dienstags. Mit Mareen Riedel-Venturi, Gründerin von „Die Praxismanagerin" und über zwanzig Jahren Erfahrung in der Zahnarztpraxis.

„Mein Team ist nicht selbstständig genug." Dieser Satz kommt fast immer, wenn der Montagmorgen im Chaos startet — Patienten zu früh da, eine Bestellung liegengeblieben, eine Krankmeldung, von der die Vertretung nichts weiß. Die naheliegende Schlussfolgerung ist: Es liegt an den Menschen. In den meisten Praxen stimmt das nicht. Es fehlt ein Ablauf, an den sich das Team halten kann.

In Folge 3 schauen wir auf die drei Prozesse, die über deinen Montag entscheiden, und warum drei Seiten reichen, um sie festzulegen.

Im 1:1 schauen wir auf deinen echten Montag, dein echtes Team, deine echten Abläufe. Schreib mir das Codewort SPARRING für die nächsten Termine für ein Kennenlerngespräch.

„Praxisorganisation mit Herz und Verstand" ist der Podcast für Inhaberinnen einer Zahnarztpraxis, die ihre Praxis nicht nur am Laufen halten, sondern wirklich führen wollen. Alle zwei Wochen, dienstags. Mit Mareen Riedel-Venturi, Gründerin von „Die Praxismanagerin" und über zwanzig Jahren Erfahrung in der Zahnarztpraxis.

Diesen Satz höre ich in der Begleitung von Praxisinhaberinnen so oft, dass ich ihn fast erwarte: „Ich funktioniere nur noch." Er kommt meistens nicht von einem schlechten Team oder einem zu vollen Kalender. Er kommt davon, dass die Inhaberin in ihrer Woche keinen einzigen geschützten Termin hat, in dem sie wirklich Inhaberin sein darf.

In Folge 2 schauen wir auf den Unterschied zwischen Behandler-Modus und Inhaberinnen-Modus. Warum beide Rollen dieselbe Ressource nutzen — dich. Und warum es immer der Behandler-Modus ist, der gewinnt, wenn das System die beiden Rollen nicht voneinander trennt.

Wenn du allein nicht weißt, wie du diese zwei Termine in deinen Wochenkalender bekommst

Im 1:1 schaue ich mir mit dir deine echte Woche an — Behandlerzeiten, Team, Praxisstruktur. Wir setzen die zwei Termine konkret in deinen Kalender, mit Inhalt, mit Vorbereitung und mit einem System, das auch trägt, wenn die Woche eng wird.

Schreib mir auf Instagram oder per Mail das Codewort SPARRING. Ich schicke dir die nächsten Termine für ein 30-minütiges Kennenlerngespräch.

„Praxisorganisation mit Herz und Verstand" ist der Podcast für Inhaberinnen einer Zahnarztpraxis, die ihre Praxis nicht nur am Laufen halten, sondern wirklich führen wollen. Alle zwei Wochen, dienstags. Mit Mareen Riedel-Venturi, Gründerin von „Die Praxismanagerin" und über zwanzig Jahren Erfahrung in der Zahnarztpraxis.

Es war eine längere Pause — aber jetzt bin ich zurück. Mit einer klaren Linie für die nächsten zehn Folgen, mit einem ehrlichen Versprechen, und mit dem einen Thema, das in fast jedem ersten Gespräch mit einer Praxisinhaberin auftaucht: Wir reagieren den ganzen Tag — aber wir steuern nicht.

In dieser Folge lernst du, was passiert, wenn deiner Praxis der Kompass fehlt — und wie du in fünfzehn Minuten den ersten Kompass für dich aufstellst. Mit drei Fragen, die ich aus über 20 Jahren Erfahrung in der Zahnarztpraxis kenne. Sie sind kein Zaubertrick. Sie sind das, was den Unterschied macht zwischen einer Praxis, die „irgendwie läuft" — und einer Praxis, die dich nährt.

Diese Folge ist die erste von zehn, die dich Schritt für Schritt durch die acht Blüten einer gesunden Praxis führen — und gleichzeitig der Auftakt für etwas Größeres im September.

Nimm dir diese Woche genau fünfzehn Minuten. Ein Blatt Papier, ein Stift, kein Handy. Schreib oben drauf: „Meine Praxis in drei Jahren." Und dann schreib runter, was kommt. Auch wenn es zerfasert ist.

In zwei Wochen — am 19. Mai — geht es weiter mit Folge 2: „Von ‚Ich funktioniere nur noch' zu ‚Ich führe meine Praxis'." Du willst sie nicht verpassen.

Mareen Riedel-Venturi ist Gründerin von „Die Praxismanagerin" und arbeitet seit über 20 Jahren in und mit Zahnarztpraxen. Sie begleitet Inhaberinnen dabei, ihre Praxis nicht nur am Laufen zu halten, sondern wirklich zu führen — mit Herz, Verstand und der nötigen Klarheit für die Zahlen, das Team und sich selbst.

In dieser Episode geht es um die typischen Herausforderungen, die Praxen beim Terminmanagement haben. Vielleicht kennst du das auch: Ein voller Terminkalender, aber der Umsatz bleibt aus? Ständige Terminlücken oder kurzfristige Absagen bringen deinen Plan durcheinander? Oder Notfälle, die das ganze Team ins Chaos stürzen?

Ich spreche über die fünf häufigsten Aussagen, die ich von Praxisteams höre, wenn es um Terminplanung geht, und gebe dir konkrete Tipps, wie du diese Probleme lösen kannst. Erfahre, wie du deinen Kalender so strukturierst, dass er stressfreier und profitabler wird!

Hör jetzt rein und lass dich inspirieren, dein Terminmanagement auf ein neues Level zu bringen!

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