Das Westfälische Pferdestammbuch ist ein eingetragener Verein, der von seinen Mitgliedern geführt wird. Die Geschäftsführung arbeitet eng mit dem geschäftsführenden Vorstand zusammen, der sich aus ehrenamtlichen Mitgliedern zusammensetzt, und die wichtigen Entscheidungen für die Zukunft des Westfälischen Pferdestammbuchs trifft. Wie in jedem regionalen Reitverein gibt es auch hier einen 1. Vorsitzenden, der sich um die Belange der Mitglieder kümmert. Beim Westfälischen Pferdestammbuch nimmt diese Rolle seit über 10 Jahren Ralf Johanshon ein.