Routine raus

Routine raus

By Marcus KerthBusinessTechnologyManagement
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Routine raus episodes

  • Rechnungseingang automatisieren: Erst Regeln, dann KI
    Was die E-Rechnungspflicht ändert, wo eine Regel reicht und wo KI wirklich hilft.
    Was du aus dieser Folge mitnimmst
    • Warum ein PDF allein keine E-Rechnung ist und welche Rolle XML, XRechnung und ZUGFeRD spielen.
    • Wie regelbasierte Abläufe Rechnungen prüfen, Lieferanten zuordnen und Bestellung, Wareneingang und Rechnung abgleichen.
    • Wann sich Kontierungsvorschläge aus der Buchungshistorie ableiten lassen und wo KI ergänzend hilft.
    • Was GoBD, Verfahrensdokumentation, Vorsteuer und Datenschutz für deinen Rechnungseingang bedeuten.
      • Checkliste: Dein nächster Schritt
      1. Eine zentrale Adresse für Eingangsrechnungen einrichten und allen Lieferanten mitteilen.
      2. Prüfen, ob deine Buchhaltung XRechnung lesbar anzeigen kann (Buchhaltungssoftware oder kostenloser Viewer, z. B. im ELSTER-Portal).
      3. Die 20 Lieferanten mit den meisten Rechnungen auflisten.
      4. Jeden fragen: Ab wann E-Rechnung, an welche Adresse – und bitte mit deiner Bestellnummer.
      5. Lieferantenstamm prüfen: Umsatzsteuer-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen.
      6. Freigaberegeln mit Betragsgrenzen festlegen.
      7. Klären, ob dein ERP bzw. deine Buchhaltung XRechnung und ZUGFeRD einlesen kann.
      8. Archiv prüfen: Wird die Original-XML unverändert aufbewahrt?
      9. Verfahrensdokumentation für den Rechnungseingang anlegen oder aktualisieren – ein, zwei Seiten reichen für den Anfang.
        10. Link

        KoSIT-Validator für XRechnung

        Schreib mir

        Verschickst du schon E-Rechnungen? Schreib mir, wie weit du bist und wo es hakt – auf LinkedIn oder an [email protected].

        Diese Folge ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall sprich mit deinem Steuerberater.

        Transparenz: Die Stimme ist meine echte Stimme. Bei Recherche und Shownotes hat mich KI unterstützt, alle Inhalte habe ich selbst geprüft und freigegeben.

        17 min
      10. Warum nicht jeder Prozess KI braucht
        Erst klare Regeln, dann Automatisierung, dann KI: Das Prüfraster für weniger Routinearbeit im Mittelstand.

        Rechnungen abtippen, Listen zwischen Excel und ERP hin- und herschieben, drei Tage Monatsreporting: In vielen Unternehmen verschwindet wertvolle Zeit in Routinen. Gleichzeitig heißt es überall: „KI löst das.“

        In Folge 0 erzähle ich dir, warum es „Routine raus“ gibt und mit welchem Raster wir jeden Prozess anschauen:

        • Stufe 1 – ohne KI: saubere Stammdaten, klare Regeln, Standardfunktionen, die niemand eingeschaltet hat
        • Stufe 2 – klassische Automatisierung: Schnittstellen, Workflows, Orchestrierung
        • Stufe 3 – mit KI: dort, wo Daten unstrukturiert sind, z. B. PDF-Rechnungen oder E-Mails im Fließtext

          • Warum die meisten Unternehmen direkt bei Stufe 3 einsteigen und genau deshalb enttäuscht werden, hörst du in dieser Folge. Außerdem: wie jede Folge aufgebaut ist, warum AI Act, Datenschutz und GoBD immer dazugehören, und was IT-Worms hier in der Region macht.

          Kapitel

          00:00 Begrüßung
          00:49 Transparenz: Was hier KI ist und was nicht
          01:10 Worum es in Folge 0 geht
          01:21 Wo die Zeit in Unternehmen verschwindet
          02:29 Das Drei-Stufen-Raster
          03:47 Warum viele direkt zu Stufe 3 springen
          04:18 Was dieser Podcast nicht ist
          05:12 So ist jede Folge aufgebaut
          05:56 IT-Worms und die Region
          06:46 Ausblick: Rechnungseingang
          07:01 Deine Frage an mich

          Nächste Folge

          Rechnungseingang: wie viel Zeit er wirklich frisst, was die E-Rechnung ändert und wo Regel, Schnittstelle oder KI helfen.

          Dein Prozess

          Welcher Ablauf in deinem Unternehmen nervt dich am meisten? Schreib mir auf LinkedIn oder an [email protected].

          Links
          • Suppora GmbH: suppora.eu
          • IT-Worms: it-worms.de
          • Marcus Kerth auf LinkedIn: Profil
            • Transparenz-Hinweis

            Die Stimme in dieser Folge ist meine echte Stimme, nicht KI-generiert. Bei Recherche und Shownotes hat mich KI unterstützt. Alle Inhalte habe ich selbst geprüft und freigegeben.

            8 min

          About Routine raus

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          Rechnungseingang, Mahnwesen, Monatsreporting: Jeden Tag fressen Routineaufgaben Zeit, die im Mittelstand fehlt. Marcus Kerth, seit über 27 Jahren in ERP-Projekten unterwegs, zerlegt in jeder Folge…