044: Selbstmanagement für Freelancer - Strukturiert arbeiten im Homeoffice Strukturiert arbeiten im Homeoffice ist für viele von uns erstrebenswert: Nie mehr endlos lange im Stau stehen. Keine horrenden Benzinkosten mehr. Keine Sorge, ob du mit deine teuer bezahlten deutschen Diesel-Nobelkarosse in die Innenstadt zu deinem Arbeitsplatz darfst – namentlich seinen hier VW, Audi, Mercedes und BMW wegen besonderer Verdienste um den Kunden erwähnt ;-) Nicht mehr auf die Gnade der öffentlichen Verkehrsmittel und deren (Un-) Pünktlichkeit angewiesen zu sein. Nicht mehr neben verschwitzten Nachbarn im Bus sitzen müssen. Keine Gedanken machen müssen, was man heute wieder fürs Büro anzieht und ob der Anzug oder das Kleid rechtzeitig aus der Reinigung kommt Kein nerviger Kollege stört deine Produktivität, wenn du gerade im Flow bist Ich könnte die Vorteile vom Arbeiten im Homeoffice noch eine Weile weiterführen. Es gibt aber einige Nachteile. Naja, teilweise sind es keine Nachteile im eigentlichen Sinn. Es sind eben veränderte Umstände, mit denen es gilt umzugehen. Wie du als treuer Leser bzw. Podcast-Hörer weißt, habe ich im Laufe meines Berufslebens alle Stationen als Angestellter, Angestellter mit Nebengewerbe (Side-Preneur) oder Selbstständiger (auch als Solopreneur) durchlaufen. [Tweet "Homeoffice: Eine der größten Veränderungen ist die fehlende Struktur."] Gerade, wenn du angestellt bist, wird dein Tag in den meisten Fällen streng durch getaktet sein. Morgens ein Abteilungsmeeting, danach ein Jour Fixe mit dem Kunden, am Nachmittag eine Konferenz für das neue IT-Projekt. Wenn du – so wie ich zeitweise – IT-Großprojekte für deine Kunden durchführst, dann geht es dir sogar als Freelancer ähnlich. Was aber, wenn du von zu Hause arbeitest? Wenn es nur 1-2 Tage in der Woche sind, ändert sich meist nicht viel. Arbeitest du aber praktisch Vollzeit von zu Hause, kann dich das als Freelancer, Freiberufler oder Solopreneur in arge Bedrängnis bringen. Schließlich bist du auf dein regelmäßiges Einkommen angewiesen, weil es deine einzige Einnahmequelle ist. Du musst davon: deine Familie ernähren die Miete zahlen Unkosten wollen gedeckt werden dann wären da noch das liebe Finanzamt, die Krankenkasse und die Altersvorsorge wahrscheinlich noch ein paar andere Dinge, die bezahlt sein wollen Du sitzt im Home-Office und weiß nicht wo du anfangen sollst. Eigentlich musst du für Kunde Müller noch dringend ein Angebot erstellen, aber wo waren deine Entwürfe noch gleich? Dein Online-Kurs ist erst zu 80% fertig, aber es fehlen noch Lektionen. Welche waren das noch gleich. Wo ist das verdammte Script? Die Krankenkasse möchte eine Kopie der letzten Einkommensteuerklärung, aber in welchen Stapel hat sich die wohl versteckt? So´ n Mist, schon wieder geht das Telefon Und zehn neue Emails. Ist da was Wichtiges dabei. Schwupp! Wie 19:00 Uhr „heute" Nachrichten!? Ist es tatsächlich schon wieder so spät? Du überlegst, was du heute erledigt hast. Mmh... eigentlich eine ganze Menge. Du warst also mal wieder den ganzen Tag beschäftigt. Hast du gaaaaanz toll gemacht. Hast du auch nur ein einziges Projekt zu Ende gebracht und dafür eine Rechnung schreiben können? Nein! Na super. Dann hast du heute mal wieder nichts verdient, sondern nur draufgezahlt. [Tweet "Du warst beschäftigt, aber nicht produktiv."] So erging es mir zu Beginn meiner Selbständigkeit als Freelancer im Homeoffice häufig. Hier sind meine Lessons Learned in Form von sechs der wichtigsten Tipps, wie du das verhindern kannst: [Tweet "Schaff´ dir unbedingt Strukturen, wo keine sind!"] Zeitlich strukturiert arbeiten: Mach´ dir am Abend zuvor einen Tagesplan. Was will ist du morgen erledigen und fertigstellen? Priorisiert strukturiert arbeiten: Nimm´ dir nur die wichtigsten 3 Dinge vor und hake diese dann auch am nächsten Tag wirklich ab. Mit Projekt-Management strukturiert arbeiten: Gib´ dir einen zeitlichen Rahmen für jedes Projekt und auch für jede Teilaufgabe vor und halte diese nach Möglichkeit auch ein. Denk´ dabei immer an die Pareto-Regel (d.h. mit 20% Aufwand 80% Ergebnisse erreichen).Adieu Perfektionismus! Strukturiert arbeiten durch Ordnung: „Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zu suchen." Ich gebe zu, ich bin faul! Ich habe keinen Bock mehr zu suchen. In meiner Anfangszeit als Freelancer – besonders als ich noch nebengewerblich tätig war - habe ich meinen Schriftverkehr und die Steuerbelege waschkörbeweise gesammelt. Wie viel Zeit habe ich mit suchen vergeudet. Das war alles nicht fakturierbare Zeit. Unproduktiv und brotlos.Mittlerweile passiert mir das nicht mehr! Alles, was ich an Dokumenten elektronisch speichern kann, speichere ich in Evernote Microsoft OneNote.Als Selbständiger hast du aber auch jede Menge Unterlagen, die du aus steuerrechtlichen Gründen z.B. 10 Jahre lang aufbewahren musst. Hierfür Habe ich immer ausreichend Steh-Ordner vorrätig. Für die offline Variante meines Getting-Things-Done Systems habe ich immer genügend Hängeregister oder andere Mappen „auf Halde" liegen. Ich achte darauf, dass alles ordentlich beschriftet ist, dafür nutze ich diese kleinen handlichen Beschriftungsgeräte von Dymo. Mit den nötigen Büromaterialien kann man sich bequem online bei der gaerner GmbH eindecken. Guten Service hat man dann gleich inklusive. Digital strukturiert arbeiten: Natürlich achte ich auch auf eine strukturierte digitale Dateiablage. Evernote und Co. Eignen sich für Textdokumente hervorragend. Meine Multimedia-Dateien für Online-Kurse und Podcasts speichere ich auf meinen externen Festplatten und zwar so, dass ich Sie auch nach 5 Jahren noch wiederfinde ;-) Das zwar nicht immer selbstverständlich. Im vor letztes Jahr hatte ich eine Steuerprüfung! Und was soll ich sagen: Alles kurz und schmerzlos. Ich bzw. mein Steuerberater konnte jede Rückfrage kurzfristig beantworten und gut war. Nochmals auch herzlichen Dank an dich, lieber Maik. Strukturiert in der Freizeit: Nein, ich habe meine Freizeit nicht komplett verplant. Das wäre ja genau das Gegenteil vom dem, was ich erreichen möchte. Aber ich habe gelernt, achtsam zu sein und reserviere mir freie Zeiten. Gerade als Freelancer und Selbständiger sehr sehr wichtig. Wie schaut´s bei Dir aus? Bist du der strukturierte oder eher der Chaotische Typ? Beherrschst du das Chaos oder das Chaos dich? Ich bin gespannt auf dein Feedback.
