Supervisors’ Secrets

Doctoral supervision is a considerable responsibility, one that begins even before a candidate’s first day.

From recruitment onwards, supervision is a joint effort: setting clear expectations, agreeing on roles and ways of working, being available when support is needed and guiding candidates towards independence. But how can supervisors remain accessible without being on call around the clock, and when is it right to say no? Our host Lynn Chiu speaks with Alice Vadrot (Department of Political Science) and Claus Lamm (Department of Cognition, Emotion, and Methods in Psychology). They share their experiences of managing expectations from the hiring process onwards, of working with very different doctoral candidates and supervision cultures, and of how doctoral supervision has changed over the past decades.

Academic cultures differ around the world, shaped by distinct education systems, disciplinary traditions and societal expectations of what it means to be a doctoral candidate.

Some differences run deep: how the hierarchy between supervisor and candidate is understood, how much guidance is expected and how much independence assumed, and how openly disagreement or criticism can be voiced. When supervisors and candidates bring different assumptions about authority, closeness and autonomy into their relationship, how do they find a shared way of working? Our host Katharina Limacher explores these questions with Chi Zhang (Department of Meteorology and Geophysics) and Gunter Prüller-Jagenteufel (Department of Systematic Theology and Ethics), who share their experiences of navigating cultural difference and the different ways of working with and alongside a supervisor that can emerge from it.

Fast alle in der Wissenschaft kennen sie und doch spricht kaum jemand offen darüber: Doktorand*innen, deren Dissertationen sich über Jahre hinziehen, deren Projekte ins Stocken geraten oder ganz zum Stillstand kommen.

Zwischen Erwartungsdruck, Selbstzweifeln und einem Thema, das plötzlich größer wirkt als zu Beginn, entsteht oft eine stille Krise – auf beiden Seiten des Betreuungsverhältnisses. Unser Host David Zuser spricht mit Peter Becker (Institut für Österreichische Geschichtsforschung) und Ingeborg Lang (Department für Funktionelle und Evolutionäre Ökologie) darüber, warum manche Dissertationsprojekte stagnieren, welche Muster und blinden Flecken sich dabei erkennen lassen und wie Betreuer*innen solche Verläufe konstruktiv begleiten können, statt sie stillschweigend laufen zu lassen. Es geht um gescheiterte Anläufe und überraschende Durchbrüche, um Gespräche, die alles verändert haben und um die Frage, was Betreuung braucht, damit aus Stillstand wieder Bewegung wird.

Team supervision is becoming increasingly common in doctoral education, and it raises very practical questions.

When is the best time to form a supervisory team, and who takes the initiative? How are responsibilities divided in everyday practice, and how can supervisors ensure that candidates receive coherent guidance rather than conflicting advice? What happens when team members bring different expectations, disciplinary backgrounds or working styles? Our host Lynn Chiu speaks with Annie Waldherr (Department of Communication) and Maarten Janssen (Department of Economics) about their experiences with different forms of team supervision, from the perspective of both supervisor and doctoral candidate. They reflect on what makes shared supervision work, where its pitfalls lie, and what a well-functioning team can offer.

Feedback gehört zum Doktorat selbstverständlich dazu – und ist dennoch oft eine echte Herausforderung.

Feedback soll weiterhelfen, Orientierung geben und Qualität sichern, kann aber ebenso verunsichern oder frustrieren. Betreuer*innen stellen sich daher immer wieder die Frage: Wie klar und wie kritisch soll Feedback sein – und wie lässt es sich so formulieren, dass es Sicherheit bietet und Entwicklung fördert? Und wie werden Erwartungen auf beiden Seiten ausgesprochen, statt stillschweigend vorausgesetzt zu werden? Darüber spricht David Zuser mit Dagmar Wöbken (Institut für Mikrobiologie und Ökosystemforschung) und Martin Kusch (Institut für Philosophie), die ihre Erfahrungen aus der Betreuungspraxis mit uns teilen – von schwierigen Gesprächen bis zu Feedback, das tatsächlich etwas bewegt hat.

Die Auswahl von Doktorand*innen gehört zu den folgenreichsten Entscheidungen von Betreuer*innen.

Wer Kandidat*innen findet, die fachlich und persönlich zum Projekt passen, legt den Grundstein für eine erfolgreiche Promotion: Das stärkt Motivation, Engagement und Zufriedenheit und trägt dazu bei, dass Forschungsgruppen gut zusammenarbeiten. Zugleich haben sich die Rahmenbedingungen deutlich verändert: Internationalisierung, der Wettbewerb um Talente, unterschiedliche Finanzierungsmodelle sowie Fragen von Gleichstellung und Diversität prägen heute, wie rekrutiert wird. Unser Host David Zuser spricht mit Paula Wojcik (Institut für Europäische und Vergleichende Sprach- und Literaturwissenschaft) und Jan-Fabian Ehmke (Institut für Business Decisions and Analytics) darüber, wo sie nach geeigneten Kandidat*innen suchen, worauf sie bei der Auswahl achten und woran man erkennt, ob es wirklich passt.

What really happens on the other side of the PhD?

In Supervisors’ Secrets, we talk with doctoral supervisors from all research fields at the University of Vienna about their role in the doctoral journey. We celebrate successes in supervision and look honestly at the everyday challenges of the long working relationship between doctoral candidates and supervisors. Along the way, we share practical tips for your own supervision practice.

This teaser gives you a first taste of what to expect. Episodes are in English or German.

Supervisors’ Secrets is brought to you by the doctoral schools of the University of Vienna.