Tschüss 9 to 5

Staffel 4, Folge 4

Letzte Woche ging es darum, wo du Aufträge findest. Heute hast du eine Ausschreibung gefunden, sie passt, und jetzt schreibst du die erste Mail. Ehrlich: Dein erster Satz fängt mit „Ich“ an, oder?

Wir bauen die Mail Satz für Satz auf: Betreff, erster Satz, ein konkreter Lösungsvorschlag, ein Satz über dich, Stundensatz, ein Abschluss mit Frage oder Terminvorschlag und eine vollständige Signatur. Dazu: duzen oder siezen? Lebenslauf anhängen? Und was tun, wenn keine Antwort kommt?

Dein Impuls: Lies die nächste Ausschreibung zweimal. Einmal für die Fakten, einmal für das, was zwischen den Zeilen steht.

Wer nicht bei null anfangen will: Das VA Starter Toolkit von OfficeLab hat Angebotsvorlage, Preisliste und zehn E-Mail-Vorlagen drin. Einmalig 49 Euro: https://officelab.work/va-starter-toolkit/

Wenn dir die Folge geholfen hat, folg dem Podcast und schreib uns, welches Thema wir als Nächstes angehen sollen. Nächste Folge: das Erstgespräch.

Letzte Woche ging es darum, wie Kundinnen dich finden. Heute drehen wir es um: Du suchst.

Wir gehen durch, wo Aufträge für VAs tatsächlich ausgeschrieben werden. Mit Namen. Und wir haben nachgezählt: Auf einer der großen Projektbörsen ergibt „virtuelle Assistenz" null Treffer, „Buchhaltung" ergibt neunundneunzig. Die Arbeit ist da – sie heißt nur anders.

Wir reden über Facebook-Gruppen, Projektbörsen und Plattformen – was sich lohnt, was es kostet und wann man anfängt zu zahlen.

Wer nach der Folge merkt, dass ein fertiges Angebot fehlt: Das VA Starter Toolkit von OfficeLab hat Angebotsvorlage, Preisliste und zehn E-Mail-Vorlagen drin. Einmalig 49 Euro: https://officelab.work/va-starter-toolkit/

Links aus dieser Folge:

• freiguide.de: https://www.freiguide.de/virtuelle-assistenz-jobs
• freelancermap.de: https://www.freelancermap.de
• freelance.de: https://www.freelance.de
• Malt: https://www.malt.de
• va-finden.de (Sabrina Ünal): https://va-finden.de/mitglied-werden/

Sichtbar werden als virtuelle Assistenz: Du weißt, was du anbietest. Nur weiß es sonst niemand.

Welche Plattform sich für VAs wirklich lohnt und was auf den anderen passieren darf, was in den Profilkopf gehört und was dort fast immer fehlt, was du postest wenn du noch keine Referenzen hast, und welche vier Seiten deine Website mindestens braucht.

Dazu die Fragen, die die meisten zurückhalten: Was, wenn der alte Arbeitgeber mitliest? Muss ich mein Gesicht zeigen? Was postet man, wenn man noch gar keine Kundinnen hat?

Der Sichtbarkeits-Sprint von OfficeLab greift dir dabei unter die Arme– fünf Tage, kostenfrei, jeden Tag eine Aufgabe zum sichtbar werden: https://officelab.work/raus-aus-der-deckung/

Abonnier uns, schick die Folge der VA weiter, die ihr Profil seit Wochen im Entwurf hat und erzähl uns, welches Thema bei dir gerade brennt.

Alle Folgen: https://officelab.work/podcast/

Positionierung als virtuelle Assistenz: Wie findest du deine Nische, damit Kundinnen dich finden? Das ist der Auftakt unserer Staffel 4 zum großen Thema Kundenfindung.

Wir starten in Folge 1 dort, wo alles beginnt: bei der Positionierung.

Warum kommen kaum Anfragen, obwohl dein Profil steht? Weil fast alle VA-Profile gleich klingen. "Ich unterstütze Selbstständige bei administrativen und organisatorischen Aufgaben" – nicht falsch, aber kein Grund zum Hängenbleiben.

In dieser Folge gibt es drei Fragen, aus denen dein Positionierungssatz entsteht. Hör also unbedingt rein.

Denn deine Positionierung ist kein Käfig. Sie ist dein Türöffner.

1:1 Mentoring bei OfficeLab – Positionierung gemeinsam erarbeiten: https://officelab.work/mentoring/

Und nächstes Mal gehen wir dahin, wo deine Kunden sind, damit du auch weißt, wo du Sichtbarkeit zeigen musst.

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Stundensatz berechnen als virtuelle Assistenz: In Facebook-Gruppen kursieren 20 Euro die Stunde, manchmal sogar weniger. Wer seinen Preis danach richtet statt nach der eigenen Rechnung, arbeitet am Ende viel und verdient zu wenig.

Diesmal rechnen in wir gemeinsam durch, was ein ehrlicher Stundensatz als VA bedeutet: Wunschnetto, Steuern, Krankenversicherung, Altersvorsorge und warum nur etwa zwei Drittel der Arbeitszeit wirklich abrechenbar sind. Plus: Was dein Preis nach außen signalisiert und warum günstig starten keine Strategie ist.

Noch heute in zehn Minuten dein Wunschnetto aufschreiben, Aufschläge drauf, abrechenbare Stunden berechnen, Mindeststundensatz ausrechnen.

Gemeinsam mit uns in dieser Folge erarbeiten wir deinen Stundensatz als VA.

Nutze zusätzlich das 1:1 Mentoring bei OfficeLab – Preise festlegen, verteidigen, halten: https://officelab.work/mentoring/

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Quelle – LMU München, Gender Pay Gap bei Selbstständigen: ⁠https://www.lmu.de/de/newsroom/newsuebersicht/news/gender-pay-gap-es-geht-darum-wie-arbeit-organisiert-ist-02d60a5a.html⁠

Rückschläge in der Selbstständigkeit: Wann ist es nur ein Moment und wann echtes Scheitern? Darum geht es im Finale von Staffel 3.

Laut KfW-Gründungsmonitor 2024 beendet ein Drittel der Gründerinnen und Gründer die Selbstständigkeit innerhalb der ersten drei Jahre. Fast nie liegt der Grund in einem Marktversagen. Fast immer ist es eine unverarbeitete Emotion, die die Entscheidung treibt.

Wir sagen dir, wie du erkennst, ob es ein Moment oder ein Muster ist. Ganz einfach mit drei klassischen Situationen aus dem VA-Alltag: Kundin springt ab, Angebot wird abgelehnt, Social Media performt nicht. Und was du konkret tust, wenn die Absage heute reinkommt.

Quelle – KfW-Gründungsmonitor 2024: https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Gr%C3%BCndungsmonitor/KfW-Gr%C3%BCndungsmonitor-2024.pdf

Zum Sichtbarkeits-Sprint bei OfficeLab – kostenlos, 5 Tage, mit Community: https://officelab.work/raus-aus-der-deckung/

Und in Staffel 4 geht es um das, was viele am meisten beschäftigt: Wo finde ich die richtigen Kunden?

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KI-Prompts schreiben, die wirklich funktionieren: Wenn die KI Müll produziert, liegt es fast immer am Prompt. Wir zeigen dir, wie du KI als virtuelle Assistenz richtig briefst.

Mit echten Kundenprojekten, echten Prompts und dem Unterschied, den fünf einfache Elemente machen.

Die fünf Elemente eines guten Prompts:

Rolle und Kontext, Zielgruppe, Ziel, Tonfall, Länge.

Brief die KI vollständig und klar, eben wie eine:n Dienstleister.

Was du nicht sagst, könnte sie erfinden. Und wenn sie erfindet, halluziniert sie.

Impuls: Such dir eine Aufgabe, die du regelmäßig machst, bau den Prompt mit den fünf Elementen und speicher ihn.

Ein guter Prompt ist einmal gebaut und immer wieder nutzbar.

1:1 Mentoring bei OfficeLab – individuell, kein Kurs: https://officelab.work/mentoring/

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Wie nutzt du KI als virtuelle Assistenz im Alltag? Wir zeigen, wofür wir KI täglich einsetzen: Gesprächsvorbereitung in 5 statt 30 Minuten, Protokolle, Angebote und Recherche.

KI ist kein Jobkiller. Sie ist der Fortschritt des Arbeitsalltags: Sie gibt dir Zeit zurück, die du für echte Arbeit nutzen kannst. Aber nur, wenn du weißt, wie du sie einsetzt und nachprüfst, was sie dir liefert.

Wir haben aus der KI einen echten Sparringspartner gemacht. Das kannst du auch!

Brauchst du ein bisschen Rückenwind zum Thema?

Dann komm zu uns ins:

1:1 Mentoring bei OfficeLab https://officelab.work/mentoring/

Abonnier uns, schick die Folge der VA weiter, die noch zögert, und erzähl uns, wofür du KI schon nutzt.

Mental Load als Selbstständige: Drei To-do-Listen und der Kopf ist trotzdem voll? Das liegt nicht an deiner Disziplin. Wir zeigen dir eine einfache Struktur, mit der dein Kopf wieder frei wird.

Wie du eine Struktur baust, die hält: ein einziger Eingang statt fünf Apps, eine feste Zeit zum Leeren, Vorlagen für alles, was wiederkommt. Tools zuletzt, nicht zuerst.

Kernbotschaft: Du musst dein Chaos nicht beseitigen. Du baust eine Struktur, die dir hilft es zu beseitigen.

Konkreter Impuls: der Kopf-Auszug in drei Spalten. Das Prinzip – ein Eingang, ein Ausgang. Alles landet zuerst an einem einzigen Ort. Dann sortierst du: Dringend, Eilt nicht, Nicht meine Baustelle. Und aus der dritten Spalte gibst du heute genau einen Punkt ab.

Laut einer aktuellen forsa-Studie im Auftrag der hkk Krankenkasse fühlen sich 62 Prozent der Mütter durch Mental Load stark belastet, Väter nur zu 31 Prozent.Quelle: https://www.hkk.de/presse/pressemitteilungen/2025-10-09-mental-load

Nicht bei null anfangen – das VA Starter Toolkit: https://officelab.work/va-starter-toolkit/

Abonnier uns, schick die Folge der Person weiter, die immer an alles denkt, und erzähl uns, welches Thema dir auf den Nägeln brennt.

Wie findest du als virtuelle Assistenz Kundinnen, ohne auf Empfehlungen zu warten? Über 40 Prozent der Solo-Selbstständigen nennen Kundenakquise laut IW-Gutachten 2024 ihre größte Herausforderung.

Wir sprechen darüber, was einen stabilen Kundenstamm ausmacht, welche drei Säulen wirklich tragen – Netzwerk, Sichtbarkeit, Bestandskunden – und wie aktive Akquise konkret im Alltag aussieht.

Euer Impuls: der 5-Tage-Akquise-Wochenplan.

Montag – Aktive Akquise:

Eine Person aus dem Netzwerk kontaktieren, eine offene Anfrage nachfassen, einen neuen Erstkontakt angehen.Dienstag – Sichtbarkeit:

LinkedIn-Profil prüfen, in Gruppen kommentieren, auf passende Beiträge antworten.Mittwoch – Bestandskunden:

Einer Person, mit der du schon gearbeitet hast, kurz schreiben und nachfragen.Donnerstag – Eigener Content:

Einen Post vorbereiten oder veröffentlichen, auf Reaktionen antworten.Freitag – Suche und Rückblick:

Portale und Facebook-Gruppen checken, kurze Reflexion der Woche.

Quelle: Freelancer-Kompass – Kundengewinnung als größte Herausforderung:https://www.freelancermap.de/freelancer-kompass/marktsituation

Mehr zu OfficeLab: https://officelab.work/podcast/

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