Verbonden door verhalen

Julie Bynens is sinds september 2018 secretaris-generaal van het Departement Buitenlandse Zaken. Binnenkort wordt zij SG van het nieuwe fusiedepartement. Door de podcastverhalen heeft Julie een aantal DKB-collega’s wat beter leren kennen, nu dus nog van op afstand.

‘Een van de zaken die ikzelf nu het meeste mis, zijn de gesprekken en contacten los van overlegmomenten. Vroeger liep ik heel vaak rond op de werkvloer en had ik heel vaak van die ‘nu ik u toch zie’- momentjes. Die momentjes mis ik enorm. Dat waren vaak kleine dingen of korte gesprekken waar je dan toch nog iets in kwijt kon, of een vraag kon stellen. Je kreeg ook gewoon mee hoe het met mensen gaat. Die tijd vinden we nu veel minder. In de praktijk proberen we daar wel aandacht voor te hebben, door collega’s veel met elkaar te laten overleggen. Ook aan de grote personeelsvergadering die we onlangs digitaal hebben georganiseerd, hebben we kleine kamertjes gelinkt waarin mensen even informeel met elkaar konden praten.’

Karl Musschoot houdt zich bezig met de coördinatie van de digitaliseringsprojecten van DKB.

‘Ik ben tien jaar afdelingshoofd geweest, in sterke en minder sterke hiërarchische structuren. Die job had ik zelf al stopgezet, voordat Martin besliste om zelfsturing te introduceren in ons departement. Ik was al bezig met de rol van programmamanager en ik had niet het idee dat de zelfsturing de zaak bemoeilijkte, in tegendeel. De vrijheid en het engagement dat de mensen namen werd sterker. Wat voor mijzelf een grote stap vooruit was, was dat de samenwerking rond projecten heel rechtstreeks kon gebeuren. Je stapt nu naar collega’s op basis van gelijkheid en deskundigheid. Het geeft een boost om op die manier te kunnen samenwerken.’

Isabelle Mestdagh werkt al elf jaar bij het Team Vertalingen. Zij heeft weer nood aan echte sociale contacten.

‘Wij als vertalers zijn het al gewoon om thuis te werken, op dat vlak zijn we misschien een beetje de pioniers binnen de Vlaamse overheid. Voor de lockdown was ik weer meer naar Brussel beginnen te gaan, omdat ik een stagiaire moest begeleid. Die stage hebben we dan voor een deel online verdergezet. Het was weer een beetje wennen aan het telewerken. Ik had me net gerealiseerd dat het een meerwaarde heeft om mensen fysiek te zien. De komende weken zou ik dan ook graag weer eens naar Brussel gaan.’

Martin Ruebens kreeg bij het aantreden van de nieuwe Vlaamse regering te horen dat het Departement Kanselarij en Beheer zal fuseren met het Departement Buitenlandse Zaken en dat hij daar niet langer secretaris-generaal van zal zijn. Binnen de Vlaamse administratie moet hij straks dus een andere rol opnemen. Het gedwongen thuiswerk door de coronacrisis bood hem de kans niet alleen over die toekomstige rol te reflecteren, maar ook over wat de afgelopen jaren onder zijn leiding is gerealiseerd. Met name op de geleverde inspanningen om van zijn departement, als center of government, een zelfsturende netwerkorganisatie te maken kijkt hij met trots terug.

Dirk Moons werkt voor Statistiek Vlaanderen, maar dat betekent niet dat hij enkel met cijfertjes bezig is. Momenteel werkt hij vanuit een satellietwerkplek in Gent.

'Ik grijp nu meer naar zaken als Teams en Zoom. Ik zit in een aantal verenigingen en ik ben dan wel degene die elke week probeert om iedereen eens bij elkaar te krijgen. Bij het minder hiërarchisch werken kan je je inzetten in een aantal rollen binnen de organisatie. Dat vind ik een hele goede evolutie. Ik ben altijd bezorgd om het welzijn van de collega’s: in de nieuwe structuur is het geen probleem dat ik een aantal dingen binnen de werkgroep Welzijn op mij neem. Ik moet natuurlijk wel mijn werk goed blijven doen, maar daarnaast heb ik wel de vrijheid om nieuwe initiatieven op te zetten. Dat geeft mij een rustgevend en voldaan gevoel, te weten dat ik een aantal stenen in de werking van onze organisatie mee heb verlegd.’

Yves Van Wilder, een van de IT-contactpersonen bij DKB, is de volgende collega die zijn verhaal doet in de podcastreeks ‘Verbonden door verhalen'.

‘Chapeau voor mijn werkgever en collega’s, want het is niet evident nu. We zitten noodgedwongen thuis en kunnen gelukkig wel van thuis uit werken. Heel wat mensen hebben kinderen die ook thuis zijn en dat maakt het er niet makkelijker op. Onze werkgever is daar gelukkig heel flexibel in. Op dit moment brengen de momenten met de kinderen mij ook rust, hoewel ze ook een extra stressfactor zijn. Als we dan eens kunnen buiten gaan, een fietstochtje maken ofzo, brengt dat ontspanning. En onze zoon kan nu ook fietsen zonder zijwieltjes. Die kleine dingen zorgen ervoor dat je opnieuw moed krijgt. Als ik nog een tip mag meegeven: bekijk het van dag tot dag!’

Sara Van Calster (informatiebeheerder bij DKB) zegt van zichzelf dat ze niet de meest extraverte persoon is. Dit is voor haar dus wel iets speciaals.

‘Ik vind het wel een ongelukkig moment dat de fusie samenvalt met de coronacrisis. Zo’n fusie is sowieso een uitdaging. Online overleggen is toch nog anders dan dat we in een vergaderlokaal zouden kunnen samenkomen. Ik ben al een poosje aan de slag bij DKB, eerst als taaladviseur en nu als informatiebeheerder. Ik heb de indruk dat de meeste collega’s in onze zelfsturende organisatie hun verantwoordelijkheid goed kunnen nemen, ook nu we allemaal van thuis uit werken. Voor mij zorgt de zelfsturing ervoor dat ik efficiënt kan werken en kort op de bal kan spelen. Ik kan heel gericht op de juiste mensen afstappen wanneer ik bezig ben met de opmaak van een informatiebeheersplan. Er is ruimte om zelf initiatief te nemen en zelf te beslissen hoe je het werk invult. Ik merk dat ik het ook heel aangenaam vind om er collega’s over te kunnen raadplegen en advies te vragen.’

Maarten van Leest (beleidsadviseur team Transversaal Beleid) werkt al ongeveer vier jaar voor DKB, maar daarnaast is hij ook verliefd op muziek. Je hebt hem misschien wel al zien rondlopen op kantoor in zwarte t-shirts met naar eigen zeggen ‘de meest afgrijselijke doodshoofden erop’.

‘DKB heeft in mijn ogen een heel volwassen manier van werken. Een platte organisatie, alle verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf. Die werkwijze vind ik ongelofelijk waardevol, dat is waar ik me in thuis voel. Ik heb dat in mijn eerste ontmoetingsgespek met Julie ook aangegeven. Het zou zonde zijn als dat zou verdwijnen. Ik vind het heel erg gezond als wij ons, zowel DKB als BuZa, eventjes bezinnen over hoe we er gezamenlijk willen uitzien. Eventjes pauze nemen, kijken wat we goed en slecht doen, en waarin we een stap vooruit kunnen zetten.’

Joris Bouve werkt sinds 2015 bij DKB. Hij is crisismanager bij het Crisiscentrum van de Vlaamse overheid.

'DKB biedt heel veel mogelijkheden. Alles verloopt heel vlot en heel evident. Ik vind dat heel leuk en dat heeft ook in deze crisistijden een dankbare nevenwerking gehad. Bij het begin van de crisis hebben we een crisisteam opgestart. Daar zaten een aantal gaten in. Ik heb Martin toen een mailtje gestuurd met een oproep. In een paar dagen tijd hadden zich een heleboel mensen spontaan aangeboden. Er is een cultuur van 'we gaan er samen voor'. Er is een heel respectvolle manier van tegen de dingen aankijken en met elkaar omgaan.'

Jo Noppe werkt voor de Vlaamse Statistische Autoriteit. Hij is samen met collega Karolien Weekers trekker van de productiepoot van de VSA.

'Wij hebben geregeld overleg via de computer nu. Zeker als het gaat om dingen coördineren. Er is nu ook een leuk initiatief van een aantal collega’s, die proberen om minstens een keer per week een online koffiemoment te organiseren. Een heel leuk moment, dan praten we eens een half uurtje over iets anders dan het werk. Dat is wel een aangename afwisseling.’