WEG-Experten - Praxiswissen & Strategien für erfolgreiche Hausverwaltungen

Was braucht es, um ein wirklich großartiges Produkt zu bauen? Shari Heep, Gründerin und Geschäftsführerin von SCALARA, setzt auf eine fast vergessene Zutat: Zeit.

Wir sprechen über zweieinhalb Jahre Produktentwicklung, den Mut, bereits Gebautes wieder wegzuwerfen, Leadership, Unternehmenskultur und darüber, wie KI-Assistentin LARA die Hausverwaltung verändert.

Sharis Vision: KI übernimmt die repetitive Arbeit und schafft wieder mehr Raum für das, worauf es wirklich ankommt – gute Beratung und menschlichen Kontakt.

Show Notes und Erwähnungen:

https://www.scalara.de/

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BeyondBuild

Bank für Wohnungswirtschaft

MCP – Model Context Protocol

Doppelgänger Tech Podcast

Bücher

Dare to Lead – Brené Brown - https://link.amazon/B0i669EWd

Der Herr der Ringe – J. R. R. Tolkien - https://link.amazon/B06e7w2sr

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ETV+, der modernen KI-Software für die Eigentümerversammlung. Automatische Einladung, Smartphone-Abstimmung und das Protokoll fertig zur digitalen Unterschrift, noch bevor die Eigentümer die Versammlung verlassen haben. Du kannst eine kostenlose Demo buchen, einfach unter https://www.etvplus.de/

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Mit 22 die erste Wohnung gekauft, heute Geschäftsführer einer konsequent AI-first aufgebauten Hausverwaltung: Torben Schulthoff von Implex zeigt, wie Hausverwaltung aussehen kann, wenn Prozesse, Software und KI von Anfang an zusammengedacht werden.

Wir sprechen über KI-Agenten, MCP, offene Schnittstellen, Voice statt Tastatur, automatisiertes WEG-Onboarding, Sales, Kundenservice und die Frage, warum mehr Automatisierung am Ende sogar zu mehr menschlichem Kontakt führen kann.

Torbens Vision für die Branche: KI übernimmt die monotone Arbeit, Menschen konzentrieren sich auf die wirklich wertschöpfenden Aufgaben. Seine Botschaft: „Make Hausverwaltung sexy again.“

Show Notes und Erwähnungen:

Implex Hausverwaltung – https://implex-hv.de/

Jobs bei Implex - t.ly/ozplp

Impower

Immila – Vorgangs- und Ticketsystem - https://immila.de/

Claude Code

MCP – Model Context Protocol

Hetzner

GitHub

Typeless

Microsoft Co-Pilot

sipgate

Bücher

Fix This Next – Mike Michalowicz - https://link.amazon/B07ONUbeK

Clockwork – Mike Michalowicz - https://link.amazon/B02vO40MI

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Was kann man als Hausverwalter und Unternehmer von Elon Musk lernen? In dieser Folge nehme ich The Book of Elon von Eric Jorgenson als Grundlage und übertrage acht der spannendsten Prinzipien auf die Welt der Hausverwaltung. Von First Principles und radikaler Vereinfachung über Bottlenecks und Geschwindigkeit bis hin zu Fehlerkultur und Automatisierung.

Für mich geht es dabei vor allem um eine Frage: Welche Dinge halten wir in der Hausverwaltung für gegeben, obwohl wir sie eigentlich komplett neu denken könnten?

Show Notes:

The Book of Elon (Deutsche Ausgabe) - Eric Jorgenson - https://link.amazon/B09vxcJVY

SpaceX Launch Tower Roboter Arme fangen Rakate auf - https://www.youtube.com/watch?v=RYUr-5PYA7s

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9.000 Wohneinheiten, 18 Mitarbeiter und regulär um 15 Uhr Feierabend: Guido Redeker, Gründer und GF der M&M Hausverwaltung in Dortmund, zeigt, wie WEG-Verwaltung ohne Dauerstress funktionieren kann.

Wir sprechen über Wachstum, Prozesse, delegative Führung, Eigentümerversammlungen, Kundenzufriedenheit, KI und Familiennachfolge.

Nach rund 35 Jahren und 2.000 Eigentümerversammlungen lautet seine wichtigste Botschaft: „Verwaltet aufrecht. Lasst euch nicht verbiegen.“

Show Notes und Erwähnungen:

M&M Hausverwaltung Dortmund - https://mum-hausverwaltungen.de/

Lexware Professional

Wohnpark an den Teichen, Dortmund

Maritim-/Plaza-Residenz und „Weißer Riese“ in Gelsenkirchen

Bücher

Blackout – Marc Elsberg - https://link.amazon/B0ibxvbMY

Der Name der Rose – Umberto Eco - https://link.amazon/B0f6Lh8Tv

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Was können Hausverwaltungen von einem Leadership-Ansatz lernen, der in der Welt von Facebook, Amazon, Google, Adobe, Airbnb, Goldman Sachs und weiteren internationalen Unternehmen eingesetzt wird?

In dieser Folge übersetze ich das Buch 15 Commitments of Conscious Leadership von Jim Dethmer, Diana Chapman und Kaley Klemp auf die tägliche Realität der WEG-Verwaltung.

Jim Dethmer arbeitet laut der Conscious Leadership Group mit Fortune-200-CEOs, Diana Chapman hat hunderte Führungskräfte und Teams beraten – und ihr gemeinsames Modell stellt eine erstaunlich einfache Frage ins Zentrum:

Bin ich gerade über der Linie oder unter der Linie?

Also: Führe ich gerade neugierig, verantwortlich und lösungsorientiert – oder defensiv, reaktiv und aus Schuldzuweisung heraus?

Wir sprechen über radikale Verantwortung, den Umgang mit schwierigen Eigentümern, ehrliche Kommunikation, Gossip im Team, Integrität, Wertschätzung, die „Zone of Genius“, Erholung nach intensiven Versammlungsphasen und die Frage, wie aus Problemen wertvolle Informationen werden können.

15 Leadership-Prinzipien – übersetzt auf die Welt der Hausverwaltung.

Show Notes:

15 Commitments of Conscious Leadership von Jim Dethmer - https://link.amazon/B04wCcEBt

Jim Collins - Good to Great - https://link.amazon/B05uv74VF

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Was würde Amazon Gründer Jeff Bezos tun, wenn er morgen eine Hausverwaltung übernehmen würde? In dieser Folge übersetze ich acht seiner wichtigsten Prinzipien auf den Verwalteralltag – von Customer Obsession und messbaren Versprechen bis zu schnellen Entscheidungen und weniger Reibung für Eigentümer.

Show Notes:

Der Allesverkäufer: Jeff Bezos und das Imperium von Amazon von Brad Stone - https://link.amazon/B03smGsJ4

Das Amazon-Geheimnis – Strategien des erfolgreichsten Konzerns der Welt. Zwei Insider berichten: Strategien des erfolgreichsten Konzerns der Welt. Zwei Insider berichten von Bill Carr & Colin Bryar - https://link.amazon/B0ds0S6vi

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Peter Schindlmeier erzählt die Geschichte hinter Casavi, von einer PowerPoint-Präsentation beim ersten Pilotkunden über 12 Jahre Jahre bis zu einem Unternehmen mit über 2.200 Hausverwaltungen, 3,5 Millionen verwalteten Wohneinheiten und 130 Mitarbeitenden.

Wir sprechen über Product-Market-Fit, die teuersten Gründerfehler, warum Kundengespräche wichtiger sind als perfekte Produktideen und weshalb die besten Gründer lernen, häufiger Nein zu sagen.

Außerdem werfen wir einen Blick in die Zukunft der Hausverwaltung: KI-Agenten, Automatisierung und warum Peter überzeugt ist, dass „KI Chefsache“ ist.

Themen der Folge

• Wie gewinnt man die ersten 10 Kunden?
• Die größte falsche Annahme der Anfangszeit
• Warum Kundengespräche wichtiger sind als Produktideen
• Die teuerste Fehlentscheidung beim Aufbau eines Prop-Tech Start-Up
• Warum gute Gründer häufiger Nein sagen
• Wie Partnerschaften das Wachstum beschleunigten
• Warum Durchhaltevermögen der größte Wettbewerbsvorteil ist
• KI-Agenten und die Zukunft der Hausverwaltung
• Warum KI Chefsache ist
• Wie Casavi heute mit KI arbeitet
• Führung, Teamaufbau und die größten Learnings beim Wachstum auf 130 Mitarbeitende

Bücher & Empfehlungen

The Infinite Game – Simon Sinek - https://link.amazon/B08vpDzz8

The Five Dysfunctions of a Team – Patrick Lencioni - https://link.amazon/B0bLov2Sj

Endurance: 365 Tage im Eis - Die Shackleton Expedition – Alfred Lansing - https://link.amazon/B0g1Ds7yz

Erwähnte Artikel & Ressourcen

📝 Tobi Lütkes Shopify-Memo: „Reflexive AI usage is now a baseline expectation“ - t.ly/PRAT3

Der mittlerweile berühmte interne Shopify-Brief, in dem Tobi Lütke erklärt, warum KI zur Grundkompetenz jedes Mitarbeitenden gehört – und weshalb Teams künftig zuerst zeigen müssen, warum eine Aufgabe nicht mit KI gelöst werden kann, bevor zusätzliche Ressourcen beantragt werden.

Zum Weiterlesen:

Weitere veröffentlichte interne AI-First-Memos von Firmen wie Klarna, Box, Duolingo, Alibaba und Notion: ⁠AI-First Company Memos - https://the-ai-native.company/

Mehr über Casavi

https://www.casavi.com

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Wie baut man eine Hausverwaltung mit rund 50.000 Einheiten auf und warum sind dabei Prozesse der eigentliche Wettbewerbsvorteil?

In dieser Folge spreche ich mit Peter und Philipp Körner, den Gründern der Smart Property Services (SPS). Die Zwillingsbrüder bringen zwei völlig unterschiedliche Perspektiven mit: Peter kommt aus der Banken- und Kapitalmarktwelt, Philipp aus der operativen Immobilienverwaltung.

Gemeinsam sprechen wir über den Wandel einer 17–18 Milliarden Euro schweren Branche, warum viele Verwaltungen noch immer zu abhängig von einzelnen Mitarbeitenden sind und weshalb gute Stammdaten heute wichtiger sind als die nächste KI-Anwendung.

Außerdem geht es um Recruiting, Führung, Onboarding großer Verwaltungsbestände, Digitalisierung, Prozessmanagement und die Frage, wie kleine und mittlere Verwaltungen schon morgen professioneller arbeiten können.

Eine Folge voller konkreter und übertragbarer Einblicke, direkt aus der Praxis.

Wir sprechen über:

• Warum die Hausverwaltungsbranche vor einem historischen Wandel steht
• Weshalb Größe heute ein echter Wettbewerbsvorteil sein kann
• Warum gute Prozesse wichtiger sind als KI
• Wie SPS große Verwaltungsbestände übernimmt und integriert
• Stammdaten als Fundament jeder Digitalisierung
• Ticketsysteme, Eskalationen und moderne Arbeitsabläufe
• Recruiting und Employer Branding in der Immobilienwirtschaft
• Führung, Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung
• Organisches Wachstum vs. Zukäufe
• Wie sich die Branche in den nächsten fünf Jahren verändern wird

Show Notes:

• IX-House / IX-House Plus
• Casavi
• Manageable AI
• Cloudbrixx
• EverReal
• Adobe Creative Cloud
• Canva
• Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

Smart Property Services (SPS)

Smart Property Services auf Instagram

Peter Körner auf LinkedIn

Philipp Körner auf LinkedIn

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Warum fühlen sich manche Arbeitstage trotz voller To-do-Liste produktiv an und andere einfach nur chaotisch?

In dieser Folge fasse ich die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Produktivitätsklassiker Getting Things Done von David Allen speziell für Hausverwalter zusammen. Du erfährst, wie du deinen Kopf entlastest, To-Do-Listen sinnvoll erstellst, Aufgaben zuverlässig organisierst und mehr Klarheit in deinen Arbeitsalltag bringst.

Wir sprechen unter anderem über:

-Warum dein Kopf kein Speicherplatz ist

-Die 2-Minuten-Regel für sofortige Erledigungen

-Projekte statt unklarer To-do-Listen

-Den “Next Action”-Ansatz für mehr Umsetzung

-Kontextlisten für Telefonate, E-Mails und Objekte

-Kanban Workflows, Trello Boards und SCRUM Sprints

-Den Weekly Review als Produktivitäts-Multiplikator

-Die 6 Horizonte für Ziele, Projekte und Lebensvision

Egal ob du 20 oder 2.000 Einheiten verwaltest, diese Prinzipien helfen dir, mit weniger Stress mehr zu erreichen.

Show Notes

ETV+ Youtube Kanal

David Allen - Getting Things Done (Deutsche Ausgabe) - https://amzn.to/4ybR4Mu

Methoden, Tools und Workflows

Kanban Boards

SCRUM

Trello

Präsentiert von:

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Angela Hartmann begleitet seit fast 20 Jahren Hausverwaltungen bei Digitalisierung, Prozessoptimierung und Veränderungsprozessen. Als ehemalige Verwalterin, Beraterin und Autorin des Haufe-Fachbuchs „Digitalisierung in der Immobilienverwaltung“ kennt sie die Branche aus der Praxis wie kaum eine andere.

In dieser Folge sprechen wir über die berühmte Kontrollhaferflocke, über Macht, Kontrolle und Psychologie in Eigentümergemeinschaften, über hybride Chaos-Zustände zwischen Papier und Digitalisierung und darüber, warum die meisten Digitalisierungsprojekte nicht an der Technik, sondern an Menschen scheitern.

Außerdem sprechen wir über:

– Warum „Wir wollen digital werden“ kein Ziel ist

– Veränderungsresistenz in Teams und bei Eigentümern

– Das gefährliche hybride Chaos zwischen analog und digital

– Unternehmenswissen statt Personenwissen

– Die Rolle von Führungskräften in Veränderungsprozessen

– Warum nicht alle Mitarbeiter den Weg mitgehen werden

– Die Zukunft der Hausverwaltung in Zeiten von KI und Fachkräftemangel

Ein Gespräch über Führung, Veränderung, Unternehmertum und die Frage, warum Digitalisierung am Ende immer zuerst ein Menschenthema ist.

Show Notes

Gast:

Angela Hartmann, Gründer/Geschäftsführerin Sayao GmbH

Autorin von „Digitalisierung in der Immobilienverwaltung“ - HAUFE Verlag 2026

Website: www.sayao.de

LinkedIn: Angela Hartmann

Instagram: https://www.instagram.com/sayao_beratung_hausverwalter/

Bücher & Konzepte aus der Folge

– Digitalisierung in der Immobilienverwaltung – Angela Hartmann - https://amzn.to/4uPx4Mp

– Atomic Habits – James Clear - https://amzn.to/4ezcZ7h

– Clockwork – Mike Michalowicz - https://amzn.to/4vZobB6

– Good to Great – Jim Collins - https://amzn.to/3SisDwj

– Diffusionstheorie – Everett Rogers - https://de.wikipedia.org/wiki/Diffusionstheorie

– SMART-Ziele - https://de.wikipedia.org/wiki/SMART_(Projektmanagement)

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