Są pewne narzędzia, które zawsze będą :). Takim jest też Excel. Gdy pytam ludzi „jakiego narzędzia używacie do zarządzania projektami” to odpowiedź z pewną taką nieśmiałością to Excel. Nie ma się czego wstydzić. Większość ludzi tak robi i tyle. Niestety sporo czasu marnuje też na manualną zabawę w tworzenie harmonogramu i jego zmianę.

Efektywne zarządzanie czasem wcale nie jest takie intuicyjne i każdy potrafi to zrobić. Wprost przeciwnie. Otoczenie będzie działało na Twoją niekorzyść, a Twoje naturalne odruchy przy stresie i zmęczeniu tym bardziej. Albo zaczniesz odwlekać, albo coś innego fajnego wpadnie do zrobienia, albo nie będziesz mieć siły woli do tego, co trzeba zrobić bo jest istotne. To bardzo prawdopodobny scenariusz. Dlatego trzeba stworzyć sobie taki sposób działania, żeby jak najmniej bałagan wokół Ciebie robił bałagan na Twojej drodze do celu. Bo zarządzanie czasem i efektywność, czy produktywność to narzędzia do osiągniecia celu.

Diagram sieciowy to bardzo użyteczne narzędzie do tego, żeby określić jak przebiega praca w projekcie. Jeżeli potraktujesz projekt jak sport zespołowy to diagram sieciowy pokazuje Ci jak wyglądają „podania piłki” i służy temu, żeby piłka nie spadła na podłogę. Wiadomo co po kolei ma się wydarzyć, żeby projekt zakończył się sukcesem. Jeżeli wykorzystasz program do zarządzania projektami , który pomoże Ci przygotować diagram sieciowy to bardzo dużo pracy masz wykonane automatycznie. Natomiast warto wiedzieć w jaki sposób to działa pod spodem i jak liczona jest ścieżka krytyczna.

W projekcie możesz mieć bardzo dużo zadań, które zależą od siebie w różny sposób. Najczęstsza zależnośc jest taka, że jedno zadanie musi się zakończyć, żeby kolejne mogło się rozpocząć. Na przykład musisz przygotować materiały graficzne, a dopiero po tym możesz drukować ulotki. Ponieważ w projekcie możesz mieć dziesiątki, albo setki aktywności to trudno połapać się na pierwszy rzut oka ile czasu będzie trwał projekt od jego rozpoczęcia do zakończenia. Wtedy na pomoc przychodzi diagram sieciowy.

Najogólniej mówiąc kamienie milowe są po prostu najważniejszymi wydarzeniami w projekcie. Zwykle oznaczają one koniec jakiegoś etapu czy osiągnięcie ważne z punktu wiedzenia osoby lub grupy osób istotnej dla projektu. Na etapie planowania należy stworzyć harmonogram, w którym będą doprecyzowane daty i zależności. Następnie należy zidentyfikować, które z punktów będą najważniejszymi zdarzeniami pokazującymi postęp dla sponsora. Na co dzień są sytuacje w których pewne sprawy muszą zostać dopilnowane z dokładnością co do minuty. Niestety sponsor tego nie widzi. Dla niego ważne są jedynie terminy i znaczące osiągnięcia. Dlatego właśnie na etapie ustalania czasu w karcie projektu należy szczególną uwagę skupić na kamieniach milowych.

Jeżeli bardzo lubisz swoje pomysły i traktujesz je jak dzieci, to nie czytaj dalej. Bo dzisiaj zamierzam Ci dać do ręki coś, dzięki czemu wielu rzeczy w najbliższym czasie nie osiągniesz. Cieszysz się? Bo ja mam już na twarzy banana, widząc tegoroczną rzeź niewinnych pomysłów :)

„Krótki przykład lepszy niż długi wykład”. To stosunkowo dobra zasada, która bardzo pomaga w nauce. Jeżeli zobaczysz jak coś wygląda to łatwiej sobie wyobrazić jak można to zastosować u siebie. A więc dziś zarządzanie projektami na przykładzie podróży dookoła świata Dlaczego ten? Zobaczysz :). Jest bardzo ciekawy ze względu na to, że każdy choć raz w życiu myślał o czymś takim i może odnieść to do siebie.

Kto jest tak naprawdę ważny w projekcie? Co Ci wszyscy ludzie tutaj robią i do czego są potrzebni? Kierownik projektu, sponsor, a reszta tylko przeszkadza? Czy czasem nie miesza Ci się w projekcie kto, co powinien robić? Nie ma sensu wymyślać koła. Role w projekcie są dosyć dobrze rozpisane i wymyślone. Jeżeli skorzystasz z gotowca będzie Ci po prostu łatwiej.

Kto tego nie zna. Cały dzień zaplanowany, wszystko super i pojawia się „wrzutka” i cały plan idzie w diabły. Misterna układanka się rozpada. A najgorsze jest to, że to nie Twoja wina, bo nie z Twojej strony była wtopa... Za to całe zamieszanie już Ty masz ogarniać. Jak sprawić, żeby takie wydarzenia nie rozwalały Ci Twojego planu?

Mistrzostwa Świata w Piłce Nożnej 2018 w Rosji to nie tylko pytanie jak wypadnie polska reprezentacja. To dobry pretekst do tego, żeby wyciągnąć wnioski odnośnie realizacji tak dużych projektów. Może samodzielnie nigdy nie będziesz organizować czegoś na tak dużą skalę, ale w swojej perspektywie osobistej, czy zawodowej na pewno. Trafisz na coś tak dużego, co będzie Cię co najmniej onieśmielać. Tutaj możemy spojrzeć na błędy innych i uczyć się na tym przykładzie.