Praca w serwisie ma dwa wymiary. Z jednej strony to ciągłe przyjmowanie nowych zleceń, a z drugiej ich codzienne wykonywanie. Jeśli pracujesz w większym serwisie, gdzie osoby w biurze przyjmują zgłoszenia i przekazują je dalej do odpowiednich techników, to muszę przyznać, że należysz do grona dużych szczęściarzy. Często bowiem spotykam osoby, które zarządzają serwisem, a jednocześnie, są również jednym z techników co powoduje, że zdarza im się odbierać telefony będąc jednocześnie u klienta w trakcie zlecenia. W takiej sytuacji nie zawsze jest czas na wykonanie notatki, zapisanie adresu i daty nie mówiąc już o dłuższej rozmowie.

Najpopularniejsza metoda to wciąż arkusz kalkulacyjny w excel’u. Tabele w których gromadzimy dane zebrane ze wszystkich zleceń. Dane te najczęściej są dostarczane do biura za pomocą emaila, różnego typu komunikatorów lub po prostu na kartkach. Następnie tak przygotowane dane osoba w biurze wprowadza do arkusza. Już po kilku godzinach pracy dziennie rezultatem jest tabelka z której możemy dowiedzieć się który serwisant wykonał dane zlecenie i za jaką kwotę.

Proces zakupu nowego systemu do zarządzania serwisem to wbrew pozorom nie jest prosta sprawa. Spędzamy często wiele dni na analizie dostępnych rozwiązań, niektóre być może nawet testujemy, aby ostatecznie w całym procesie utknąć na etapie wdrożenia.