Vom "Audit-Stress" zur "Permanent Audit Readiness" – Effizienzgewinn für Schweizer Institutionen

Interne Audits sind in der Schweizer Langzeitpflege und im Sozialwesen oft ein zweischneidiges Schwert: Einerseits unverzichtbares Instrument zur Qualitätssicherung, andererseits ein enormer Zeitfresser für Führungskräfte, die ohnehin mit dem Fachkräftemangel jonglieren.

Damit umzugehen und interne QM-Audits mehrwertstiftend umzusetzen, wird in dieser iQMS Talk Folge beprochen.

Dieser Podcast bespricht die Einführung des Qualitätsvertrags nach Art. 58a KVG in der Schweiz, welcher Ende 2024 zwischen Leistungserbringern und Krankenversicherern abgeschlossen wurde, um die Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen grundlegend zu verbessern. Dieser Vertrag verpflichtet Gesundheitsorganisationen zur Etablierung systematischer Qualitätsmessungen und Verbesserungsmassnahmen gemäß dem PDCA-Zyklus. Während viele Institutionen bereits Qualitätsmanagementsysteme nutzen, liegt die grösste Herausforderung in der Erzielung einer gesamtheitlichen Sicht auf die Qualitätsentwicklung sowie im erheblichen unvergüteten Aufwand für die Datenstandardisierung. Um die praktische Umsetzung zu optimieren, werden Pilotaudits durchgeführt, die zeigen, dass unterschiedliche Institutionsstrukturen eine einheitliche Vorgehensweise erschweren. Die erfolgreiche, langfristige Verankerung einer integrierten Qualitätskultur steht weiterhin im Fokus, wobei jedoch die politische Frage der Finanzierung und des Umgangs mit den Kosten für die zusätzlichen Anforderungen noch geklärt werden muss.

Dieser Podcast bespricht das iQMS-Modul «Umfragen und Analyse». Dieses Modul dient als zentrales Werkzeug, um systematische Rückmeldungen von unterschiedlichen Zielgruppen für den kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) zu erfassen und auszuwerten.

Dieser Podcast bespricht die Funktionalität, den Workflow und die Administration des iQMS-Moduls Aufträge Instandhaltung, welches zur digitalen Abwicklung von Facility Management und technischen Dienstleistungen dient. Ziel des Systems ist die Gewährleistung des Betriebs und die effiziente Vereinheitlichung aller Reparaturaufträge von der Erfassung bis zur Archivierung. Der detaillierte Prozess umfasst die Erfassung neuer Aufträge durch Mitarbeiter, die Prüfung und Zuweisung durch einen Koordinator, sowie die Bearbeitung durch den technischen Dienst, wobei vier definierte Status (Neu, In Bearbeitung, Zurückgewiesen, Abgeschlossen) verwendet werden. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen begleiten jeden Schritt im Workflow und es existieren spezifische Felder zur Erfassung von Kosten und Zeitaufwand für eine mögliche Weiterverrechnung. Über die Systemverwaltung kann der Kunde Stammdaten wie Standorte und Auftragsarten selbst pflegen, und alle Daten sind zur Erstellung von Statistiken in exportierbarer Form verfügbar.

In diesem Podcast besprechen wir das iQMS Modul Kundenmutation, welches eine elektronische Unterstützung für verschiedene Kundenprozesse in Pflegeinstitutionen bietet. Dieses Modul ist darauf ausgelegt, Abläufe wie Bewohneraufnahme, -austritt, Verlegung sowie Änderungen der Kundenbeziehung zu optimieren. Die Prozessunterstützung erfolgt durch integrierte Workflows und die Automatisierung der Kommunikation. Insbesondere werden automatisch generierte E-Mails versendet, die relevante Anhänge wie Formulare, Checklisten und detaillierte Abläufe beinhalten, wodurch eine Rationalisierung von Detailabläufen erreicht wird.

Dieser Podcast bespricht das iQMS-Modul zur Protokollverwaltung, welches auf die elektronische Organisation von Sitzungen ausgelegt ist. Es umfasst die gesamte Abwicklung von Besprechungen, von der initialen Vorbereitung über die Durchführung bis zur abschließenden Nachbereitung. Kernfunktionen sind ein Traktandensammler für die Tagesordnung, das Management von Einladungen und Protokollen sowie die Verwaltung von Entscheidungen und offenen Pendenzen. Darüber hinaus wird die Anwendung durch elektronische Workflows und die automatische Generierung von E-Mails unterstützt, was den Prozess vereinfacht und automatisiert.

Dieser Podcast bespricht das iQMS Modul Verbesserungswesen, welches als zentrales Element des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) dient. Dieses Modul ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung verschiedener Eingaben, wie Beschwerden, Fehler, CIRS (Critical Incident Reporting System), aber auch positive Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge. Zur Unterstützung der Anwender werden elektronische Workflows und eine Terminüberwachung bereitgestellt. Die Kommunikation innerhalb des Systems wird durch die automatische Generierung von E-Mails erleichtert und strukturiert.

iQMS, ein internet-basiertes, integriertes Qualitäts-Management-System, welches auf digitale und prozessorientierte Weise Dokumenten- und Qualitätsmanagement ermöglicht. 

iQMS ist besonders für das schweizerische Gesundheits- und Sozialwesen ausgelegt und bietet ein Q-Reporting für alle Kantone.

In dieser Folge schauen wir uns das Gesamtsystem an und beziehen uns auf Erfahrungsberichte von iQMS Nutzern.

Herzlich willkommen zu dieser Folge, in der wir uns mit dem Risikomanagement in Gesundheitseinrichtungen beschäftigen. Konkret geht es um das iQMS-Modul „Risikomanagement“, das darauf abzielt, Gesundheitseinrichtungen eine massgeschneiderte Lösung zur Bewältigung und Überwachung ihrer Risiken zu bieten. Das Tool unterstützt die Institutionen bei der Abbildung und Durchführung des gesamten Risikomanagementprozesses.