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Document produit par l e DAWAM (Développement-Accompagnement-Web-Multimédia-Accessibilité Numérique) dans le cadre des formations à l’accessibilité numérique : l’Access’cycle

Créer un document bureautique accessible avec MS WORD.

Capsule 1 - Structurer son document

Vidéo 3 : Listes ordonnées et non ordonnées

Pour garantir l’accessibilité de vos documents, il est indispensable d’utiliser les outils de listes proposés par Word, et d’éviter d’ajouter des tirets ou des numéros manuellement au clavier.

[Les listes non ordonnées]

Les listes à puces, ou listes non ordonnées, servent lorsque l’ordre des éléments n’a pas d’importance, par exemple pour énumérer des notions ou des exemples.

[Les listes ordonnées]

Les listes numérotées, ou listes ordonnées, sont, quant à elles, à utiliser lorsque les éléments suivent un ordre logique ou chronologique, comme dans une suite d’étapes ou une procédure.

Cette distinction est essentielle pour la clarté du contenu.

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Capsule 1 - Structurer son document

Vidéo 2 : Générer une table des matières automatique

Il est important de savoir que la table des matières ne peut être générée que si votre document a été structuré correctement. Ce sont les niveaux de titres ajoutés qui permettent à Word de produire une table des matières automatiquement.

[Comment créer une table des matières ? ]

Pour insérer une table des matières, vous devez aller dans l’onglet « Références », puis cliquer sur « Table des matières ». Choisir ensuite « Table des matières personnalisée ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous sélectionnez le format « officiel » et définissez le nombre de niveaux à afficher, en fonction de la profondeur de la structure de mon document.

[Comment actualiser la table des matières ?]

Il faut aussi garder à l’esprit que la table des matières doit être actualisée après toute modification de la structure du document. Pour cela, il faut retourner dans l’onglet « Références », cliquer sur « Mettre à jour la table » et choisir l’option qui correspond aux changements effectués.

[Une table des matières dynamique]

Word propose une table des matières dynamique, ce qui facilite la navigation dans le document. En cliquant sur un titre, on est immédiatement dirigé vers la section correspondante.

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Structurer son document

Vidéo 1 : Attribuer les niveaux de titres

[Pourquoi hiérarchiser mon document ?]

Pour rendre votre document clair et facilement lisible, en particulier pour les lecteurs d’écran, il est essentiel de penser d’abord à sa structure logique ; par exemple en distinguant les parties, des chapitres et sections. Une fois cette structuration définie, il convint d’attribuer à chaque élément structurant le niveau de titre qui lui correspond. Le corps du texte, lui, doit rester en style « Normal ».

[Comment personnaliser les styles de titre ?]

Quand les niveaux de titres sont bien définis, vous pouvez tout à fait adapter leur apparence sans altérer la structure. Pour modifier le style « Titre 1 », je sélectionne ce style dans le ruban des styles, je fais un clic droit, puis je choisis « Modifier… ». Je peux ensuite changer par exemple : le nom du style, la police, la taille, la couleur, l’alignement ou encore les espacements.

Toutes ces modifications se répercuteront automatiquement sur l’ensemble des titres de niveau 1.

Et enfin,

[Comment naviguer dans le document ?]

Pour vous faciliter la navigation dans votre document, il est très pratique d’afficher le volet de navigation. Pour cela, cliquez sur l’onglet « Affichage », puis cochez la case « Volet de navigation ». Une fenêtre s’ouvre alors sur la gauche de votre écran. Pour voir la structure de votre document, cliquez sur l’onglet « TITRE » de ce volet.

Le vrai avantage, c’est que vous pouvez cliquer sur les titres pour vous déplacer instantanément dans votre document. C’est très pratique quand il est long !

Présentation de l'outil "Officine du Pr. GIVRE" pour la simulation officinale