Deixa eu te fazer uma pergunta e eu gostaria que você respondesse com sinceridade? Você já fez o seu Planejamento para 2019?
Muitas pessoas quando ouvem a palavra ¨planejamento¨ até chegam a se arrepiar. Afinal de contas, Planejar leva tempo e dá trabalho, mas se realizado da forma adequada e com a antecedência certa, dá muito resultado.
Eu costumo chamar o Planejamento de o lado racional da Ação, até porque, pra você agir bem e colher os resultados que deseja você vai precisar de um ótimo Planejamento.
O planejamento é que nos leva de onde estamos e para onde queremos ir. Torna possível a ocorrência de tudo o que desejamos e que, caso não planejássemos, não aconteceriam.
Bom, planejar, como todos vocês já sabem, é um PROCESSO, ou seja, possui uma sequência, um passo a passo a ser realizado.
É no processo de Planejar que você via decidir com antecedência o que fazer, como fazer, quando fazer, quem deve fazer e quanto vai custar.
Embora o futuro exato não possa ser previsto, e fatores incontroláveis possam interferir em nossos planos, se não tivermos um bom planejamento, os eventos serão deixados totalmente ao sabor do acaso. Planejamento é um processo intelectual exigente; requer determinação consciente das alternativas de ação e a fundamentação de decisões em finalidades, conhecimentos e estimativas cuidadosas.
O planejamento também é necessário quando a adaptação das ações é coagida, por exemplo, por um ambiente crítico envolvendo alto risco ou alto custo, por uma atividade em parceria com mais alguém, ou por uma atividade que esteja vinculada a algo dinâmico, que precise de investimento e assim por diante.
Uma vez que o planejamento é um processo que consome tempo e dinheiro, a maioria das vezes recorremos ao planejamento apenas quando é realmente necessário ou quando a relação custo-beneficio nos obriga a planejar. Além disso, geralmente, procuramos somente planos bons e viáveis ao invés de planos ótimos.
É importante que o planejamento seja entendido como um processo cíclico e prático das determinações de planos, o que lhe garante continuidade, havendo uma constante realimentação de situações, propostas, resultados e soluções, lhe conferindo assim dinamismo, baseado na multidisciplinaridade, ou seja, que envolve diversos outros processos e pessoas, além de interatividade, num processo contínuo de tomada de decisão.
O planejamento é muito importante nos Negócios pois envolve a preparação, a organização e estruturação de objetivos e auxilia nas tomadas de decisões e execução de tarefas. Após a etapa de planejamento, é necessário avaliar se decisões foram tomadas acertadamente, através do processo que chamamos de feedback.
Outra coisa muito importante durante o Processo de Planejamento é você determinar suas metas. E neste momento o meu conselho é que você faça um esforço para expressa-las em forma de números, de maneira que você consiga medi-las com o passar do tempo.
Agora vamos falar como você pode e deve fazer o Planejamento do seu Negócio para 2019.
Em uma empresa nós dividimos o Planejamento em 3 Níveis: O Estratégico, o Tático e o Operacional.
O planejamento mais abrangente de um Negócio é o que chamamos de Planejamento Estratégico e ele considera a empresa como um todo e é elaborado pelos níveis hierárquicos mais altos da organização. Ele se relaciona com objetivos de longo prazo e com estratégias e ações de médio prazos para alcançá-los.
No segundo nível de planejamento, o Tático, a atuação é em cada Processo da empresa, compreendendo recursos específicos. Seu desenvolvimento acontece nos níveis organizacionais intermediários, ou seja, de gestão ou supervisão e tem como objetivo a utilizar os recursos disponíveis de maneira eficiente e com projeção de médio prazo.
Já o planejamento de nível Operacional ele corresponde a um conjunto de partes do Planejamento Tático, ou seja, ele é a continuação do desdobramento e é ele que identifica os procedimentos e processos específicos nos níveis inferiores da sua empresa e apresenta os planos de ação para serem colocados em prática. O Planejamento Operacional tem como foco as atividades de rotina da empresa, ou seja, tudo aquilo que você vai implementar em períodos de tempo de curto prazo.
Agora que a gente já viu o conceito macro sobre cada um dos níveis do Planejamento, eu gostaria de dar aqui algumas dicas para que vocês possam utilizar na prática, tanto pessoalmente, quanto para o seu Negócio.
Primeiro: divida o ano em trimestres. Assim fica mais fácil pra você enxergar o que deve fazer em cada um deles e determinar pacotes de entregas e ações.
Divida as ações em pacotes, ou seja, para cada um dos processos da sua empresa como Marketing, Vendas, Operacional, etc., elabore primeiro os pacotes de entregas (que eu chamo de Entregáveis e que fazem parte do Planejamento Tático) e depois, para cada um dos pacotes você abre e determina as ações de curto prazo (que fazem parte do Planejamento Operacional).
Assim que você encontrar os principais pacotes de Entregáveis, divida-os por prioridade, ou seja, classifique-os em URGENTES, IMPORTANTES e DE ROTINA. Afinal, você precisará focar no que é URGENTE primeiro e depois nas demais atividades.
Dê apenas 1 dono para cada pacote de Entregáveis. Muitas pessoas são mais de um dono para o que precisa ser feito e isso não apenas causa dúvidas de quem é o verdadeiro DONO da ação, mas também facilita a Gestão e o Controle.
Coloque números em tudo e, se possível, faça alguns gráficos. Controle quantas atividades cada pessoa possui, como estão as entregas destas atividades semana a semana e, com isso, estabeleça um índice mínimo de cumprimento destas atividades semanais para que você consiga não perder a mão no que deve ser entregue, afinal, temos muitas coisas a fazer, então, o controle é primordial para o sucesso.
Envolva as pessoas desde o início. Não tente fazer tudo sozinho. Você pode esquecer muitas coisas importantes. Envolvendo as pessoas você dá a elas um voto de confiança e a possibilidade de participarem no processo de geração de ideias e decisões. Afinal de contas, quanto mais pessoas estiverem comprometidas, maiores e melhores serão os resultados.
E por fim, faça uma gestão visual de tudo isso. Coloque na parede os gráficos e o Plano de Ação para que você possa, a cada reunião, acompanhar o andamento de tudo de forma simples e rápida. Uma boa Gestão não se faz com os dados e informações em seu computador. Expondo as ações, as metas e os resultados todos se envolvem e as possibilidades de sucesso são gigantescamente maiores.
E eu fico por aqui. Espero que você tenha gostado deste Podcast.
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Até o próximo.
Jevandro Barros!
